Junior Management Assistant (f/m/d)

LuxExperience B.V.; Aschheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

LuxExperience sucht ein Organisationstalent mit Weitblick, das das C-Level-Team im Hintergrund unterstützt. Sie koordinieren eigenverantwortlich Termine, organisieren Geschäftsreisen und erstellen ansprechende Präsentationen für Leadership Meetings.

Zu Ihren Aufgaben gehören Eventplanung, Administration, Finanzen & Tools, sowie Reisekostenabrechnungen und Rechnungsprüfung. Kommunikationsstärke in Englisch (fließend) und Deutsch von Vorteil, Arbeitsort ist vor Ort.

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, ideal in schneller C-Level-Umgebung.
• Sicherer Umgang mit modernen Tools (DocuSign, UberBusiness, Rydoo) sowie Google Workspace.
• Strukturierte, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise – auch unter Druck.
• Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit bei vertraulichen Dokumenten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten auf Englisch (fließend) und Deutsch von Vorteil.

Aufgaben

• C-Level-Support & Terminplanung.
• Reiseorganisation für C-Level, effizient und vorausschauend.
• Präsentationen erstellen (Leadership Meetings, Business Performance Reviews).
• Eventplanung: Caterings, Off-sites, interne Veranstaltungen.
• Administration, Finanzen & Tools-Prozess-Support mit DocuSign, UberBusiness, Rydoo.
• Reisekostenabrechnung & Rechnungsprüfung für definierte Führungskräfte.
• LuxConnect Teamseite aktuell halten.
• Büroorganisation: kleine administrative Besorgungen.
• Schnittstellenfunktion & Onboarding Kommunikationstalent: zentrale Kommunikation.

Kenntnisse

C-Level Support

Event Management

Travel Management

Presentation Skills

Administration

Financial Oversight

Communication Skills

Organizational Skills

Discretion

Tools

DocuSign

UberBusiness

Rydoo

Google Workspace

Jobbeschreibung

English version below Für unser Team suchen wir ein Organisationstalent mit Weitblick, das unserem C-Level den Rücken freihält und im Hintergrund die Fäden zieht. Wenn du stark in der Kommunikation bist, Struktur in den dynamischen Alltag bringst und digitale Tools liebst, bist du bei uns genau richtig.

• C-Level Support & Eventmanagement Kalender-Wizzard: Du übernimmst die eigenverantwortliche Terminkoordination und -verwaltung für Teile unserer C-Level.
• Reiseorganisation: Du planst und organisierst Geschäftsreisen für das C-Level effizient und vorausschauend.
• Präsentationsprofi: Du erstellst Präsentationen (z.B. für Leadership Meetings und Business Performance Reviews).
• Eventplanung: Du organisierst Caterings, off-sites und interne Veranstaltungen mit Liebe zum Detail.
• Administration, Finanzen & Tools Prozess-Support: Du unterstützt bei administrativen Aufgaben und im Projektmanagement unter Einsatz moderner Tools (DocuSign, UberBusiness, Rydoo).
• Zahlen im Blick: Du übernimmst die Reisekostenabrechnung für definierte Führungskräfte sowie die zuverlässige Rechnungskontrolle von Eingangsrechnungen.
• Team-Präsenz: Du hältst unsere LuxConnect Teamseite stets up to date.
• Büroorganisation: Du kümmerst dich um kleinere administrative Besorgungen.
• Schnittstellenfunktion & Onboarding Kommunikationstalent: Du agierst als zentrale Schnittstelle und übernimmst die professionelle Kommunikation mit internen und externen Kollegen sowie Partnern.

We are looking for an organized talent with vision to support our C-level team and pull the strings behind the scenes. If you have strong communication skills, bring structure to a dynamic environment, and love digital tools, you’ve come to the right place!

• C-Level Support & Event Management Calendar Wizard: Independently coordinating and managing schedules for members of our C-level team.
• Travel Management: Efficiently and proactively planning and organizing business travel for executives.
• Presentation Pro: Creating engaging presentations (e.g., for leadership meetings and business performance reviews).
• Event Planning: Organizing caterings, off-sites, and internal events with great attention to detail.
• Administration, Finance & Tools Process Support: Assisting with administrative tasks and project management using modern digital tools (DocuSign, UberBusiness, Rydoo).
• Financial Oversight: Handling travel expense reports for designated executives and ensuring accurate verification of incoming invoices.
• Team Presence: Keeping our LuxConnect team page up to date.
• Office Organization: Taking care of minor administrative errands.
• Interface & Communication Communication Talent: Acting as a central liaison and managing professional communication with internal and external colleagues as well as business partners.

What You Bring to the Team Experience:

• Experience: Proven experience in an assistant role, ideally within a fast-paced C-level environment.
• Tool Affinity: Proficiency with modern digital tools (experience with DocuSign, UberBusiness, and Rydoo is a strong plus) as well as excellent Google Workspace skills.
• Organizational Skills: A structured, proactive, and highly reliable way of working – even under pressure.
• Discretion: Complete trustworthiness and discretion when handling confidential matters and documents.
• Communication Skills: An empathetic yet assertive demeanor with excellent verbal and written skills in English (fluent), with German being a strong asset.

LuxExperience is an equal opportunities employer, we encourage people with a diverse range of backgrounds to apply. We recognize and celebrate the benefits that diversity brings to our workplace, our business and our customers. We welcome and will consider all applications regardless of race and nationality, religion, color, sex, pregnancy or related medical conditions, parental status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as an individual with a disability, or any other legally protected characteristics. If you require any reasonable adjustments to complete your application, please do not hesitate to advise us accordingly.

Experience Level: Associate

Workplace Type: On-site