IT-Service & Resource Coordinator (m/w/d)(m/w/d)

Zurbrüggen; Unna; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

Zurbrüggen sucht eine/n IT-Service & Resource Coordinator (m/w/d) zur Steuerung der organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Abläufe rund um IT-Ressourcen und Services am Standort Unna. Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen IT, Fachabteilungen und externen Dienstleistern und entwickeln Prozesse weiter.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit IT-Affinität, idealerweise Erfahrung in Beschaffung, Vertrags- und Assetmanagement sowie gute Deutschkenntnisse.

Qualifications

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung mit hoher IT-Affinität oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verbindest kaufmännisches Verständnis mit solidem technischen Grundverständnis.
• Idealerweise Erfahrung in IT-Beschaffung, Vertrags-, Lizenz- oder Assetmanagement.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig, eigenständig und behältst mehrere Themen im Blick.
• Fristen und offene Vorgänge verfolgst Du konsequent und verantwortungsbewusst.
• Du kannst Informationen verständlich aufbereiten und Prozesse transparent gestalten.
• Du kennst Microsoft 365 sicher; Erfahrung mit IT-Service-/Asset-Management-Systemen ist von Vorteil.
• Du kommunizierst klar mit internen Ansprechpartnern, Lieferanten und externen Dienstleistern.

Responsibilities

• Du steuerst Beschaffung von IT-Hardware, Software, Lizenzen und Dienstleistungen – von Bedarf über Angebot bis Lieferung.
• Du vergleichst Angebote, erstellst Entscheidungsgrundlagen und stimmst Dich mit IT, Fachabteilungen und Dienstleistern ab.
• Du behältst Verträge, Kündigungsfristen, Verlängerungen und Leistungen im Blick.
• Du organisierst Lizenzmanagement und sicherst Transparenz über Bestände, Nutzungen, Laufzeiten und Bedarf.
• Du verantwortest Pflege und Weiterentwicklung von Asset- und Bestandmanagement.
• Du strukturierst IT-Lager, organisierst Ein- und Aus- sowie Rückgabeprozesse.
• Du unterstützt Ressourcen- und Bedarfsplanung und koordinierst Bereitstellung von Arbeitsmitteln.
• Du wirkst bei IT-Budgetplanung, Budgetübersicht und Forecasting mit.
• Du prüfst IT-Rechnungen, ordnest sie Verträgen, Bestellungen und Kostenstellen zu.
• Du koordinierst externe IT-Dienstleister und sorgst für verlässliche Kommunikation.
• Du unterstützt Onboarding- und Offboarding-Prozesse insbesondere bei IT-Ausstattung und Lizenzen.
• Du pflegst Dokumentationen und entwickelst admin IT-Abläufe zu klaren Prozessen weiter.
• Du erstellst Übersichten zu Kosten, Verträgen, Lizenzen, Assets, Beschaffungen und offenen Vorgängen.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und setzt praktikable Standards um.

Skills

IT-Affinität

Vertragsmanagement

Beschaffung

Assetmanagement

Lizenzen

Projektorganisation

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

IT-Systemmanagement/ IT-Systemkaufmann

Tools

Microsoft 365

Job description

Zurbrüggen - ein Unternehmen mit Zukunft

Als eines der weltweit größten Einrichtungs-Zentren mit 1250 Mitarbeitern in unseren fünf Wohn-Zentren in Unna, Bielefeld, Delmenhorst, Herne und Oelde und unserer eigenen Auslieferung an den Standorten Bönen und Delmenhorst bieten wir unseren Kunden Möbel für jeden Geschmack und inspirieren in ganz unterschiedliche „Wohnwelten“ einzutauchen.

Als innovatives und wachstumsstarkes Familienunternehmen vergessen wir nie, worauf es beim Erfolg ankommt - auf unsere Mitarbeiter.

Ihre Aufgaben:

Du möchtest kaufmännische Verantwortung mit IT-Themen verbinden und Prozesse nicht nur begleiten, sondern selbst gestalten? Dann übernimmst Du bei uns eine zentrale Rolle innerhalb der internen IT.

Als IT-Service & Resource Coordinator (m/w/d) steuerst Du die organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Abläufe rund um unsere IT-Ressourcen und Services. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen IT, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern. Dabei sorgst Du dafür, dass Beschaffungen, Verträge, Lizenzen, Assets, Kosten und Fristen transparent und verlässlich gesteuert werden.

Diese Position ist keine klassische Assistenz- oder reine Backoffice-Funktion. Du erhältst einen eigenen Verantwortungsbereich, baust tragfähige Strukturen auf und entwickelst die zugehörigen Prozesse kontinuierlich weiter. Damit entlastest Du unsere technischen IT-Kolleginnen und -Kollegen und legst zugleich den Grundstein für die zukünftige Säule „IT Service Management & Administration“.

Deine Aufgaben

• Du steuerst die Beschaffung von IT-Hardware, Software, Lizenzen und Dienstleistungen – von der Bedarfsklärung über die Angebotseinholung bis zur Bestellung und Lieferung.
• Du vergleichst Angebote, bereitest Entscheidungsgrundlagen vor und stimmst Dich eng mit IT, Fachabteilungen und Dienstleistern ab.
• Du behältst IT-Verträge, Kündigungsfristen, Verlängerungen und vereinbarte Leistungen im Blick.
• Du organisierst das Lizenzmanagement und stellst Transparenz über Bestände, Nutzungen, Laufzeiten und Bedarfe her.
• Du verantwortest die Pflege und Weiterentwicklung unseres Asset- und Bestandsmanagements.
• Du strukturierst und organisierst das IT-Lager und sorgst für nachvollziehbare Ein-, Aus- und Rückgabeprozesse.
• Du unterstützt die Ressourcen- und Bedarfsplanung und koordinierst die rechtzeitige Bereitstellung benötigter Arbeitsmittel.
• Du wirkst bei der IT-Budgetplanung, der laufenden Budgetübersicht und dem Forecasting mit.
• Du prüfst eingehende IT-Rechnungen, ordnest sie den richtigen Verträgen, Bestellungen und Kostenstellen zu und klärst Abweichungen.
• Du koordinierst externe IT-Dienstleister, hältst offene Punkte nach und sorgst für eine verlässliche Kommunikation.
• Du unterstützt Onboarding- und Offboarding-Prozesse, insbesondere bei der Planung, Bereitstellung und Rücknahme von IT-Ausstattung und Lizenzen.
• Du pflegst Dokumentationen und entwickelst administrative IT-Abläufe zu klaren, einheitlichen Prozessen weiter.
• Du erstellst und pflegst aussagekräftige Übersichten zu Kosten, Verträgen, Lizenzen, Assets, Beschaffungen und offenen Vorgängen.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und setzt praktikable Standards gemeinsam mit den beteiligten Bereichen um.

Unsere Anforderungen:

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung mit hoher IT-Affinität, eine Ausbildung im Bereich IT-Systemmanagement beziehungsweise als IT-Systemkauffrau oder IT-Systemkaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verbindest gutes kaufmännisches Verständnis mit einem soliden technischen Grundverständnis.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung in der IT-Beschaffung, im Vertrags-, Lizenz- oder Assetmanagement gesammelt.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenständig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Fristen, offene Vorgänge und Abhängigkeiten verfolgst Du konsequent und verbindlich.
• Du übernimmst Verantwortung für Deine Themen und wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach angestoßen werden.
• Du kannst Informationen verständlich aufbereiten und Transparenz in komplexe oder bislang wenig strukturierte Abläufe bringen.
• Mit Microsoft 365 arbeitest Du sicher. Erfahrung mit IT-Service-Management-, Beschaffungs- oder Asset-Management-Systemen ist von Vorteil.
• Du kommunizierst klar und professionell mit internen Ansprechpartnern ebenso wie mit Lieferanten und externen Dienstleistern.
• Du hast Freude daran, funktionierende Prozesse aufzubauen, im Alltag zu verankern und kontinuierlich weiterzuentwickeln
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden Dein Profil ab.

Was Dich bei un serwartet

• Ein klar definierter Verantwortungsbereich innerhalb der IT mit echtem Gestaltungsspielraum
• Eine Position, in der Dein Organisationstalent und Dein kaufmännisches Verständnis unmittelbar zum Erfolg der IT beitragen
• Kurze Abstimmungswege und eine enge Zusammenarbeit mit technischen IT-Teams, Einkauf, Verwaltung und Fachbereichen
• Die Möglichkeit, Strukturen und Standards von Beginn an mitzugestalten
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit einer guten Mischung aus operativer Verantwortung und konzeptioneller Weiterentwicklung
• Ein praxisnahes Arbeitsumfeld, in dem Verlässlichkeit, Eigeninitiative und nachvollziehbare Prozesse zählen
• Die Perspektive, den Bereich „IT Service Management & Administration“ nachhaltig aufzubauen und als feste Säule innerhalb unserer IT zu etablieren

Du möchtest Verantwortung übernehmen und dafür sorgen, dass IT-Ressourcen und Services professionell organisiert sind? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.