IGBCE - Assistent*in (m/w/d) Geschäftsbereichsleitung GB Finanzen/IT/Service

IG BCE; Hannover; On-site; EUR 40,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mobiles Arbeiten

Tarifliche Vergütung

Fort- und Weiterbildung

Job summary

IGBCE in Hannover sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Finanzen/IT/Service (m/w/d) für 37,0 Stunden pro Woche (tatsächlich 38,2 Stunden). Sie unterstützen die Leiterin bei Leitungs- und Steuerungsaufgaben, koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und übernehmen Sachvorlagen.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium in Wirtschafts-, Sozial- oder Verwaltungswissenschaften oder eine gleichwertige Qualifikation mit, mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz/Koordination

Qualifications

• abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Qualifikation
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Assistenz/Koordination
• Organisation und Steuerung komplexer Arbeits- und Abstimmungsprozesse
• Erfahrung im Projektmanagement bzw. Koordination von Projekten
• Informationen schnell erfassen, strukturieren und adressatengerecht aufbereiten
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie professioneller Korrespondenz
• hohes Maß an Eigeninitiative, Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
• sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365

Responsibilities

• Organisation, Koordination und Priorisierung des Büros der Geschäftsbereichsleiterin
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und Korrespondenz
• Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte als Entscheidungsgrundlage
• Koordination und Nachverfolgung von Projekten und Sonderaufgaben
• Bereichsübergreifende Abstimmungsprozesse koordinieren und dokumentieren
• professionelle Kommunikation mit internen/externen Ansprechpartnern
• vertrauliche Vorgänge eigenverantwortlich bearbeiten

Skills

Microsoft 365

Organisationstalent

Projektkoordination

Kommunikation

Diskretion

Eigeninitiative

Education

Studium der Wirtschafts-, Sozial- oder Verwaltungswissenschaften

Tools

Microsoft 365

Job description

IGBCE - Assistent*in (m/w/d) Geschäftsbereichsleitung GB Finanzen/IT/Service

Die Industriegewerkschaft Bergbau, Chemie, Energie setzt sich als drittgrößte Gewerkschaft des DGB für die Interessen von 570.000 Mitgliedern ein. Zugleich steht sie als politisch gestaltende Kraft in der Gesamtverantwortung für Gesellschaft und Wirtschaft, die Modernisierung und soziale Gerechtigkeit miteinander verbindet.

Im Geschäftsbereich Finanzen / IT / Service ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Finanzen / IT / Service (m/w/d) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 37,0 Stunden (bei einer tatsächlichen Arbeitszeit von 38,2 Stunden) zu besetzen. Der Arbeitsort ist Hannover.

Wir suchen eine erfahrene, eigenständig arbeitende und organisationsstarke Persönlichkeit, die die Leiterin des Geschäftsbereichs Finanzen / IT / Service unmittelbar bei der Wahrnehmung ihrer Leitungs- und Steuerungsaufgaben unterstützt. Die Position verbindet anspruchsvolle Assistenzaufgaben mit koordinierenden, konzeptionellen und projektbezogenen Tätigkeiten.

Sie verstehen Ihre Rolle nicht ausschließlich als administrative Unterstützung, sondern als aktive Schnittstellen- und Koordinationsfunktion im unmittelbaren Umfeld der Geschäftsbereichsleitung. Sie strukturieren komplexe Abstimmungsprozesse, behalten offene Vorgänge im Blick, erkennen Informations- und Handlungsbedarfe frühzeitig und bereiten Sachverhalte als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsbereichsleiterin auf.

Folgende Voraussetzungen sind erforderlich:

Sie sind es gewohnt, komplexe Sachverhalte selbstständig zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und mehrere Vorgänge parallel zu steuern. Auch bei kurzfristigen Veränderungen behalten Sie den Überblick und arbeiten verbindlich, sorgfältig und lösungsorientiert. Aufgrund der unmittelbaren Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleiterin erwarten wir ein hohes Maß an Eigenständigkeit, Urteilsvermögen, Loyalität und Diskretion sowie ein sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen.

Das bringen Sie mit

• ein erfolgreich abgeschlossenes Studium, beispielsweise der Wirtschafts-, Sozial- oder Verwaltungswissenschaften, oder eine nachweislich gleichwertige Qualifikation und Berufserfahrung
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stabs-, Referenten- oder Koordinationsfunktion
• nachgewiesene Erfahrung in der selbstständigen Organisation und Steuerung komplexer Arbeits- und Abstimmungsprozesse
• Erfahrung im Projektmanagement beziehungsweise in der Koordination von Projekten und Sonderaufgaben
• die Fähigkeit, umfangreiche Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie Sicherheit bei der Erstellung professioneller Korrespondenz, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationskompetenz sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten
• ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative, Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
• sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365

Von Vorteil sind

• Erfahrungen in einer Gewerkschaft, einem Verband, einer politischen Organisation oder einer vergleichbaren Organisation mit Gremienstrukturen
• Erfahrung in der unmittelbaren Zusammenarbeit mit Führungskräften und Entscheidungsträger*innen
• Kenntnisse oder berufliche Berührungspunkte in den Bereichen Finanzen, IT, Organisation oder Verwaltungsmodernisierung

Der Tätigkeitsbereich umfasst u. a. folgende Aufgaben:

• eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung des Büros der Geschäftsbereichsleiterin einschließlich Termin-, Reise- und Wiedervorlagenmanagement
• inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich der Nachverfolgung von Aufgaben, Vereinbarungen und Fristen
• selbstständige Erstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Protokollen, Beschlussvorlagen und Korrespondenz
• Recherche, Strukturierung und Aufbereitung komplexer Sachverhalte sowie Erstellung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsbereichsleiterin
• Koordination und Nachverfolgung von Projekten und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsbereichsleiterin
• eigenständige Koordination bereichsübergreifender Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zwischen Gremien, Geschäftsbereichen, Fachabteilungen und regionalen Organisationseinheiten
• professionelle Kommunikation und Korrespondenz mit haupt- und ehrenamtlichen Funktionsträger*innen, Führungskräften sowie internen und externen Ansprechpartner*innen
• eigenverantwortliche Bearbeitung sensibler und vertraulicher Vorgänge sowie Sicherstellung einer strukturierten und verlässlichen Dokumentation
• proaktive Identifikation von Informations-, Abstimmungs- und Handlungsbedarfen im unmittelbaren Arbeitsumfeld der Geschäftsbereichsleiterin

Was wir bieten

• eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten
• Einblicke in strategische und politische Entscheidungsprozesse einer großen Industriegewerkschaft
• Zusammenarbeit in einem engagierten und kollegialen Umfeld
• attraktive tarifliche Vergütung mit regelmäßiger Entwicklung und sehr umfangreiche Sozialleistungen
• flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Stelle ist gemäß der Betriebsvereinbarung „Entgeltsystem der IGBCE“ der Entgeltgruppe 4 zugeordnet. Die konkrete Einstufung bei Einstellung erfolgt unter Berücksichtigung der für die Stelle relevanten Vorerfahrungen und wird zunächst in der Einstiegsstufe I mit einem monatlichen Bruttoentgelt von 4.165 € vorgenommen. Bei entsprechender Tätigkeitsdauer und Entwicklung auf der Stelle besteht die Möglichkeit einer weiteren stufenbezogenen Entgeltentwicklung

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind erwünscht.