Gesundheitsmanager (m/w/d)

Arbeitsagentur; Brandenburg an der Havel; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Medizinische Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB) in Brandenburg an der Havel sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) der Leitung Zentrale Dienste zur uneingeschränkten Unterstützung der Leitung. Die Position ist in Vollzeit, unbefristet und arbeitet eng mit internen Bereichen sowie externen Partnern zusammen.

Sie übernehmen operative Steuerung, koordinieren Teams (Assistenz, Abrechnung, Empfang) und gestalten effiziente Abläufe im täglichen Praxisbetrieb.

Qualifikationen

• Erfahrung in operativer Steuerung und Teamkoordination.
• Schnittstellenmanagement zwischen Zentralen Diensten, Kliniken und externen Partnern.
• Schriftverkehr, Dokumentation und Büroorganisation.

Aufgaben

• Steuerung des technischen Dienstes und Einsatzplanung.
• Koordination der Assistenz-, Abrechnungs- und Empfangsteams.
• Schnittstellenfunktion zwischen Zentralen Diensten, Polikliniken und externen Partnern.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Dokumentation.

Jobbeschreibung

Executive Assistant (m/w/d) der Leitung Zentrale Dienste

Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Umfang: in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche

Beschäftigung: unbefristet

Arbeitsort: Brandenburg an der Havel

Die Zentralen Dienste der Medizinischen Hochschule Brandenburg Theodor Fontane (MHB) übernehmen vielfältige übergreifende Aufgaben und sorgen dafür, dass organisatorische, infrastrukturelle und operative Prozesse zuverlässig ineinandergreifen. Für die enge Zusammenarbeit mit dem Leiter der Zentralen Dienste suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die insbesondere die zahnmedizinischen Bereiche betreut und dabei einen vielseitigen Verantwortungsbereich übernimmt.

Die Position verbindet organisatorische Steuerung, Koordination und operative Nähe zum laufenden Betrieb. Sie arbeiten mit unterschiedlichen internen Bereichen und externen Partnern zusammen und übernehmen eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb der MHB. Dabei geht es um einen professionellen Rahmen, in dem Strukturen funktionieren, Prozesse verlässlich umgesetzt werden und die Anforderungen des zahnmedizinischen Bereichs mit den übergeordneten Strukturen der Zentralen Dienste zusammengeführt werden.

Die MHB ist eine staatlich anerkannte Universität in kommunaler Trägerschaft mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärztinnen und Psychologinnen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus!

Mit der Eröffnung unserer Universitätsklinik für Zahnmedizin am 3. August 2026 haben wir unser Versorgungs-, Lehr- und Forschungsangebot erweitert. Im denkmalgeschützten ehemaligen E-Werk in Brandenburg an der Havel ist die erste Universitätszahnklinik des Landes entstanden. Die Klinik bietet vollständig digital ausgestattete Behandlungsplätze und wird schrittweise auf rund 40 Behandlungseinheiten erweitert. Neben der allgemeinen zahnmedizinischen Versorgung umfasst das Angebot spezialisierte Sprechstunden für Menschen mit Zahnarztangst und Erkrankungen der Mundschleimhaut sowie Schlafzahnmedizin und mobile Versorgung.

Zugleich ist die Universitätsklinik das Zentrum unseres Brandenburgischen Modellstudiengangs Zahnmedizin, den wir 2024 als ersten Studiengang dieser Art im Land eingeführt haben. Jährlich starten 48 Studierende in das Studium und übernehmen bereits ab dem siebten Semester unter fachlicher Aufsicht die Behandlung eigener Patientinnen und Patienten.

Operative Steuerung & Teamkoordination

• Steuerung des technischen Dienstes mit vorausschauender Einsatzplanung, bedarfsgerechter Aufgabenverteilung und koordinierter Umsetzung der anfallenden Aufgaben
• Organisatorische Führung und Koordination des gesamten Assistenz- (ZFA), Abrechnungs- (ZMV) und Empfangsteams einschließlich der studentischen Mitarbeiter*innen
• Koordination der teamübergreifenden Abläufe und Sicherstellung einer strukturierten Zusammenarbeit im täglichen Praxisbetrieb
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen den Zentralen Diensten, den Polikliniken und externen Partnern sowie Koordination der erforderlichen Abstimmungen und Informationsflüsse
• Eigenständige Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und der zugehörigen Dokumentation sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Unterstützung bei der Umsetzung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements im Aufgabenbereich

Infrastruktur, Dienstleister & Projekte

• Steuerung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und zentrale Ansprechperson für Handwerksbetriebe, IT-Support, Reinigungskräfte und Entsorgungsunternehmen
• Koordination und Abstimmung externer Einsätze sowie Sicherstellung einer verlässlichen Zusammenarbeit mit den jeweiligen Ansprechpartner*innen
• Begleitung und Koordination technischer Projekte von der organisatorischen Abstimmung bis zur Umsetzung, insbesondere bei Praxis-Um...