Geschäftsführende Assistenz und Lehrveranstaltungsmanager*in (m/w/d)

Johannes Gutenberg-Universität Dienststellen: 9000 - 9640; Laubenheim; Sur place; EUR 52 000 - 66 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tarifliche Vergütung + Jahressonderzll

Homeoffice / mobiles Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung

Corporate Benefits

Résumé du poste

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz sucht eine geschäftsführende Assistenz und Lehrveranstaltungsmanager*in (m/w/d) für das Deutsche Institut des Fachbereichs 05 – Philosophie und Philologie. Die Position umfasst die administrative Unterstützung der Institutsführung, Haushaltsüberwachung und Personalbetreuung inkl.

Onboarding. Zu Ihren Aufgaben gehören die Büroorganisation, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsplanung, Planung von Bachelor- und Master-Studiengängen sowie die

Qualifications

• Abschluss: Berufsausbildung oder Studium im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Vertrautheit mit Finanz-, Haushalts- und Personalverwaltung sowie einschlägigen Gesetzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2).
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (CMS).
• Kenntnisse in MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Grafik- und Bildbearbeitungsprogramme.
• Kenntnisse zu Bachelor- und Master-Studiengängen im Hochschulsystem.
• Projektmanagement-Kenntnisse wünschenswert.
• Englische Sprachkenntnisse von Vorteil.
• Organisationsvermögen, Eigeninitiative, proaktive Arbeitsweise.
• Freundliches Auftreten, Team- und Kritikfähigkeit.
• Kommunikative Fähigkeiten und soziale Intelligenz.

Responsabilités

• Unterstützung der Geschäftsführung des Instituts in allen administrativen Belangen
• Verwaltung und Überwachung des Institutshaushalts und der Budgets von Drittmittelprojekten
• Betreuung der Personalverwaltung des Instituts, einschließlich Mitwirkung bei Personalauswahl, Einstellung und Onboarding
• Mitwirkung an der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit und Außerendarstellung des Instituts (z. B. Web- und Social Media-Pflege, Veranstaltungsplanung und -management, Erstellung von Informationsmaterialien)
• Übernahme von Planungs- und Verwaltungsaufgaben in den Bachelor- und Master-Studiengängen des Instituts
• Durchführung des Zulassungsverfahrens zu Lehrveranstaltungen

Connaissances

Verwaltungskenntnisse

MS Office

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kritikfähigkeit

Soziale Intelligenz

Englische Sprachkenntnisse

CMS-Kenntnisse

Formation

Berufsausbildung oder Studium im Verwaltungsbereich

Outils

MS Office

Description du poste

Geschöftsführende Assistenz und Lehrveranstaltungsmanager* (m/w/d) des Deutschen Instituts

Kennziffer: J212-2026

Bewerbungsfrist: 27.11.2026

Eingruppierung: EG 9b TV-L

Befristung: Unbefristet

Einsatzort: Mainz

Umfang: 100%

Eintrittsdatum: Ab 1.1.2027

Zu besetzen ist eine Stelle im Deutschen Institut des Fachbereichs 05 – Philosophie und Philologie. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der administrativen Unterstützung der Geschäftsführung des Instituts.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung des Instituts in allen administrativen Belangen
• Verwaltung und Überwachung des Institutshaushalts und der Budgets von Drittmittelprojekten
• Betreuung der Personalverwaltung des Instituts, einschließlich der Mitwirkung bei Personalauswahl, Einstellung und Onboarding
• Mitwirkung an der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit und der Außerendarstellung des Instituts (z. B. Web- und Social Media-Pflege, Veranstaltungsplanung und -management, Erstellung von Informationsmaterialien)
• Uebernahme von Planungs- und Verwaltungsaufgaben in den Bachelor- und Master-Studiengängen des Instituts
• Durchführung des Zulassungsverfahrens zu Lehrveranstaltungen

Ihr Profil:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare dem Aufgabenprofil der Stelle angemessene Qualifikation
• Vertrautheit mit den gängigen Aufgaben im Bereich der Finanz-, Haushalts- und Personalverwaltung sowie Kenntnisse der jeweils einschließigen gesetzlichen Bestimmungen
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Niveau)
• im Umgang mit Content-Management-Systemen (z. B. zur Pflege von Web-Inhalten)
• in der Anwendung gängiger MS Office-Programme (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) sowie idealerweise in der Anwendung von Grafik- und Bildbearbeitungsprogrammen
• des Aufbaus modularisierter Bachelor- und Master-Studiengängen im deutschen Hochschulsystem
• würdigenswert sind Kenntnisse im Projektmanagement
• der englischen Sprache
• Organisationsvermögen, Eigeninitiative und eine proaktive Arbeitsweise
• freundliches und sicheres Auftreten sowie Team- und Kritikfähigkeit
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und soziale Intelligenz
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themengebiete und Aufgabenbereiche

Die Stelle wird nach EG 9b TV-L vergütet und ist zum 01.01.2027 unbefristet zu besetzen. Eine Besetzung mit zwei Teilzeitkräften ist möglich.

Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergrönden.

Bewerbungen älterer Menschen sind erwünscht.

Menschen mit Schwerbehinderung und die ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellten Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt beräcksichtigt.

Wir bieten

• Sichere und transparente Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder sowie weitere Zusatzleistungen wie eine Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung
• Homeoffice - anteilige Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und faire Regelungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Möglichkeit zur Nutzung von Corporate Benefits
• Nahe der Mainzer City gelegen ist der Campus mit allen Verkehrsmitteln bestens erreichbar und mit unserem ermaßtigten Deutschlandticket haben Sie eine lebendige und kulturell vielseitige Stadt bequem in Reichweite

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großer Potenzial für international renommiert, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.

Isolde Franz: [e-mail]

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