Fundraising Assistant (m/f/d)

Documenta-Und-Museum-Fridericianum-Ggmbh-1; Kassel; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

documenta und Museum Fridericianum gGmbH in Kassel sucht ab sofort eine verlässliche Fachkraft als Fundraising Assistant (m/w/d). Die Stelle ist befristet bis 31.12.2027 und vorwiegend vor Ort in Kassel tätig.

Zu Ihren Aufgaben zählen die Organisation der Fundraising-Abteilung, Unterstützung bei Förderanträgen, Pflege von Kontaktdatenbanken und die Koordination von Terminen und Veranstaltungen mit internationalem Bezug. Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Fundraising und in Partnerschaften wünschenswert, aber nicht erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, strukturierte und präzise Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten.
• IT-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office (inkl. Excel), CRM-Systemen und gängiger IT-Anwendungen.
• Kenntnisse in Buchhaltung/Finanzen sind von Vorteil.
• Detailgenauigkeit, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit.
• Interesse an zeitgenössischer Kunst ist vorteilhaft.
• Freude an prozessorientierter, kollaborativer Arbeit in großem internationalem Team.

Aufgaben

• Unterstützung der Fundraising-Abteilung bei administrativen und organisatorischen Abläufen.
• Unterstützung bei der Erstellung von Förderanträgen, Einladungen und Korrespondenz.
• Pflege des Förderkontakt-Datenbestands (Excel).
• Verwaltung der Myriad- und every.org-Portale für internationale Transaktionen.
• Termin- und Veranstaltungskoordination.
• Administrative Unterstützung für die Friends of documenta e. V.: Kontakt-/Mitgliederverwaltung (MS Word, Excel, Brevo, FileMaker).
• Organisation von Veranstaltungen für Sponsoren, Partner und Förderer in Zusammenarbeit mit der D16-Abteilung.

Kenntnisse

Deutsch

Englisch

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Detailgenauigkeit

Tools

MS Office

Excel

CRM-Systeme

Brevo

FileMaker

Jobbeschreibung

documenta and Museum Fridericianum gGmbH is a nonprofit corporation supported and financed by the City of Kassel and the State of Hesse as shareholders, and also receives financial support from the Federal Cultural Foundation. The nonprofit GmbH is responsible for the documenta exhibition, which takes place every five years, the Fridericianum, the documenta archiv, and the documenta Halle.

We are seeking, as soon as possible, a reliable individual who enjoys the combination of the art world and funding organizations, as well as the diverse conditions associated with them.

The position is temporary, with a term ending on December 31, 2027. The work location is Kassel.

Für den Standort Kassel suchen wir:

Fundraising Assistant (m/f/d)

Your Responsibilities:

• Assisting with the organization of the fundraising department, particularly with general administrative and organizational workflows
• Assisting with the preparation of grant applications, invitation letters, and general correspondence by preparing mailings, informational materials, and thank-you letters
• Regularly maintaining and updating the grant contact database (Excel)
• Managing the Myriad and every.org portals for incoming international financial transactions
• Schedule management: Assisting with monitoring the deadline calendar and coordinating appointments, meetings, and events
• Administrative support for organizing the Friends of documenta e. V. (International Friends of documenta e. V.): Maintaining and updating the member contact database (MS Word, including Excel, Brevo, and potentially FileMaker), including participant management
• Assisting with the organization of events for sponsors, partners, and friends in collaboration with the D16 Department for Professional Visitors

Your Profile:

• Initial professional experience in fundraising and managing partnerships is desirable but not required
• Excellent written and spoken German and English skills
• Strong organizational and time-management skills, as well as a structured and highly precise approach to work
• Stylistically sound writing and strong communication skills
• IT proficiency and expertise in using MS Office (including Excel), CRM tools, and common IT applications are required
• Knowledge of accounting and finance is a plus
• Attention to detail, discretion, and reliability
• Interest in and initial work experience in the field of contemporary art are a plus
• Enjoyment of process-oriented, collaborative work as part of a large international team

We value diversity and therefore welcome applications from all individuals—regardless of gender and gender identity, ethnic origin and nationality, age, religion and worldview, disability, sexual orientation, identity, or social background.

We strongly encourage people with disabilities or those with equivalent status to apply. Since our workspaces, located in historic buildings, are not fully accessible, we will work with you to find individualized solutions.