FRONT OFFICE AGENT (M / W / D)

Herbert Smith Freehills; Frankfurt; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende internationale Anwaltskanzlei in Frankfurt sucht eine Empfangsassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Sie sind der erste Ansprechpartner für Mandanten und Besucher und sorgen für einen reibungslosen Empfangsbereich. Ideale Kandidaten haben eine absolvierte Berufsausbildung im Dienstleistungssektor, sprechen fließend Deutsch und Englisch und haben Erfahrung in einem internationalen Umfeld.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Attraktive Zusatzleistungen

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem internationalen Umfeld.
• Gewandtes und sicheres Auftreten mit positiver Ausstrahlung.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Begrüßung und Betreuung von internationalen Mandanten und Besuchern.
• Buchung und Vorbereitung von Konferenzräumen.
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Sichere MS Office-Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung in der gehobenen Hotel- oder Dienstleistungsbranche

Tools

Video-Konferenztechnik

Jobbeschreibung

JOB DESCRIPTION

At Herbert Smith Freehills Kramer, our ambition is to help you achieve your goals.

Exceptional client service and the pursuit of excellence are at our core. We invest in and care about our client relationships, which is why many are incredibly longstanding. And we enjoy breaking new ground, as we have for over 100 years.

We are where you need us to be. We are in the world's largest markets, key financial centres and major growth hubs. Our international footprint is extensive and committed.

We are at our best tackling complexity and navigating change. We work alongside you on demanding contentious matters, exacting regulatory work and complex public and private market transactions. We are recognised as leading in these areas.

We are immersed in the sectors and challenges that impact you. We are recognised as standing apart in energy, ESG, infrastructure and resources. And we're focused on areas of growth that affect every business across the world, including technology and digitalisation.

All of this is achieved by supporting the growth of our people, who help us deliver on our ambition - which is to help you achieve yours.

Your goals. Our ambition.

The Opportunity

Wir sind eine der global führenden Anwaltskanzleien mit Standorten in Afrika, Asien, Australien, Europa, dem Mittleren Osten und den USA.

Für unser wachsendes Büro in Frankfurt am Main (Marienturm) suchen wir in unserem Office Operations Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Empfangsassistenz (m / w / d) in unbefristeter Vollzeitanstellung.

Deine Rolle

Als Empfangsassistenz (m / w / d) bist Du die erste Ansprechperson für Mandanten, Besucher und Kollegen – und damit ein wichtiger Teil unseres Front Office Teams. Mit Deinem professionellen Auftreten und Deinem Blick für Details sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich und unterstützt verschiedene administrative Prozesse.

• Begrüßung und Betreuung unserer internationalen Mandanten, Besucher und Mitarbeiter und das Erreichen von höchster Gastzufriedenheit
• Buchung, sowie Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume (Auf- / Umbau, Caterings, Service, etc.)
• Mitwirkung bei der Planung und Betreuung von Tagungen, Seminaren und Events
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung der Empfangsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise in der gehobenen Hotel- oder Dienstleistungsbranche und erste praktische Erfahrungen in einem internationalen Umfeld (z.B. Kanzlei, Unternehmensberatung etc.)
• Gewandtes, sicheres Auftreten, eine sehr hohe Serviceorientierung mit einer positiven Ausstrahlung sowie eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Deutsch auf Muttersprachen-Niveau und sehr gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen sowie mit moderner IT- und (Video-) Konferenztechnik

Das bieten wir

Spannendes Arbeitsumfeld : Praxisnahe Einarbeitung "on the job" durch inspirierende Kollegen in einem vielfältigen und internationalen Team.

Weiterbildungsmöglichkeiten : Globale Learning-angebote, gepaart mit individueller Förderung und lokalen Weiterbildungsmöglichkeiten.

Work-Life-Balance : flexibles und mobiles Arbeiten nach individueller Absprache

Zusatzleistungen : Firmenkooperation mit einem attraktiven Sport- und Fitnessanbieter, Unterstützungsangebote durch unser Employee Assistance Programme und weitere attraktive Benefits.

Sind wir ein perfect match? Dann schreibe uns!

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe Deines frühestmöglichen Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.

Kontakt

Dicle Kocahal

Reception Manager, Germany

Team Office Operations

Working Pattern: Full time

Location: Frankfurt

Contract type: Permanent Contract

Diversity & Inclusion

We are committed to attracting people from all backgrounds and creating a respectful and inclusive culture where everyone thrives. We see this as essential to our success, including our ability to innovate and achieve sustained high performance. This is a key part of our Values—Human, Bold, and Outstanding.