Executive Assistant / Transformation Manager (M/F/D)

intec GOPA - International Energy Consultants , ROENG T.E.C.; Bad Homburg vor der Höhe; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Beratungshaus in Bad Homburg sucht einen Executive Assistant / Transformation Manager. Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei der Vorbereitung von Präsentationen, Kostenkontrolle und Büroorganisation. Neben einem hohen Maß an Organisationstalent sind sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich. Wir bieten ein dynamisches, multikulturelles Team, flexible Arbeitszeiten und attraktive Sozialleistungen.

Leistungen

RMV-Jobticket

Job-Bike-Leasing

Zuschüsse für Fitnessstudio

Zuschüsse für Kindertagesstätte

Qualifikationen

• Erfahrung im Bereich Büromanagement.
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse erforderlich.
• Gut digitalisiert, Kenntnisse in MS Office.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Präsentationen.
• Kostenkontrolle und Verwaltungsthemen.
• Koordination von Events und Meetings.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Analytisches Denken

MS Office Kenntnisse

Interkulturelle Kompetenz

Prozessverbesserung

Tools

CRM-Systeme

ERP-Systeme

SharePoint

Jobbeschreibung

Executive Assistant / Transformation Manager (m/w/d)

Permanent employee, Full-time

Bad Homburg

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung, einschließlich der Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten
• Kostenkontrolle und Verwaltungsthemen in Absprache mit dem Bereich Finanzen & Controlling
• Harmonisierung interner Prozesse und Umsetzung der zentralen KI-Strategie
• Koordination von Events und Meetings in Zusammenarbeit mit der Verwaltungszentrale im Global Headquarter

Büromanagement

• Büromanagement
• Aufbau und Sicherstellung einer funktionalen und nachhaltigen Büroorganisation
• Key Customer Relationship Support (Kunden, Partner, Banken)
• Bearbeitung/Weiterleitung/Verteilung externer Post, Verteilung interner Post

Business Administration

• Aktualisierung und Pflege von Akquisitionsunterlagen
• Optimierung und Weiterentwicklung des Wissens- und Dokumentenmanagements im Rahmen der digitalen Transformationsstrategie von GOPA
• Unterstützung der jeweiligen Projektadministratoren bei der Anforderung von Dokumenten

EIN PROFIL, DAS UNS ÜBERZEUGT

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement, Liebe zum Detail, Erfahrung im Bereich Büromanagement
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) mit hoher interkultureller Kompetenz
• Gute Kenntnisse in Betriebswirtschaft und Finanzwesen
• Verständnis für Verträge und Formalitäten
• Gute digitale Kenntnisse (MS Office-Paket, CRM- und ERP-Systeme sowie SharePoint)
• Prozessverbesserungsorientiertes Denken – Unterstützung der Standardisierung und Harmonisierung interner Arbeitsabläufe
• Gute Sprachkenntnisse und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse

EINE UMGEBUNG, DIE SIE MOTIVIERT

• Team & Kultur: Sie werden Teil eines dynamischen, multikulturellen und mehrsprachigen Teams, dessen Mitarbeiter gerne zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen.
• Verantwortung: Sie treten einem Unternehmen bei, das sich überall, wo es tätig ist, für Umweltverantwortung einsetzt.
• Entwicklung: Unser jährlicher Prozess zur Karriereentwicklung und Leistungsbeurteilung hilft Ihnen dabei, klar definierte Ziele zu setzen. Als neuer Mitarbeiter werden Sie Teil eines Mentorensystems.
• Standort: GOPA befindet sich in der Nähe des Bahnhofs Bad Homburg, sodass Sie schnell und bequem zu den kulturellen Aktivitäten und Veranstaltungen in Frankfurt gelangen.
• Sozialleistungen: GOPA bietet unter anderem ein RMV-Jobticket und Job-Bike-Leasing sowie Zuschüsse für ein Fitnessstudio und eine Kindertagesstätte.
• Flexibilität: Wir ermöglichen flexible Arbeitsbedingungen, darunter flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten.

Your Tasks

• Assisting the Management, including preparing presentations, documents, etc.
• Cost controlling and administrative issues, in consultation with Finance & Controlling
• Harmonization of internal processes and implementation of the central AI strategy

Office Management

• Office management
• Establishing and ensuring a functional and sustainable office organization
• Key customer relationship support
• Processing/forwarding/distributing external mail, distributing internal mail

Business Administration

• Managing, updating, maintaining acquisition documents
• Optimizing and further developing knowledge and document management as part of GOPA's digital transformation strategy
• Supporting the respective Project Administrators in requesting documents

Background that convinces us

• Advanced organizational ability, time management, attention to detail, office management experience
• Excellent communication skills (written & verbal) with a high intercultural competence
• Good business administration knowledge and financial understanding
• Understanding of contracts and formalities
• Good digital skills (MS Office suite, CRM & ERP systems, and SharePoint)
• Process improvement mindset – supporting the standardization and harmonization of internal workflows
• Good language skills and a strong command of English and German

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