Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d)

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Vor Ort; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen in der Eventbranche sucht eine Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie sind für administrativen Support, Reiseplanung und Projektkoordination bei internationalen Events verantwortlich. Ein strukturiertes Auftreten, Organisationstalent und sehr gute Englischkenntnisse sind notwendig. Der Arbeitsplatz befindet sich in zentraler Lage in Berlin und bietet ein modernes Arbeitsumfeld sowie interessante Event-Benefits.

Leistungen

Moderne Büroräume

30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage

Attraktive Event-Benefits

Enger Zusammenarbeit mit Gründern

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im Event-/Entertainmentbereich.
• Sehr gute Englischkenntnisse für internationale Kommunikation.
• Strukturiertes, lösungsorientiertes und verbindliches Auftreten.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten.
• Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung und Kommunikation.
• Projektunterstützung bei großen Events und Festivals.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Eigenständigkeit

Belastbarkeit

Diskretion

Hands-on-Mentalität

Jobbeschreibung

Overview

Standort: Berlin (Zentrale Lage) | Vollzeit | Unbefristet

Für ein führendes, international agierendes Unternehmen aus der Event- und Entertainmentbranche suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Wenn Sie sich in einem energiegeladenen Umfeld mit spannenden Künstlern, globalen Projekten und hochkarätigen Veranstaltungen zu Hause fühlen – dann ist das Ihre Bühne!

Responsibilities

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die organisatorische und kommunikative Schaltzentrale der Geschäftsführung – mit einem Mix aus klassischer Assistenz, Projektkoordination und persönlicher Unterstützung.

Ihre Aufgaben umfassen u. a.:

• Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen, organisatorischen und teilweise auch privaten Angelegenheiten
• Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung und -buchung, Koordination von Meetings und Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch – auch mit internationalen Künstlern, Managements und Agenturen
• Operative Projektunterstützung im Rahmen großer Events, Festivals und Tourneen (z. B. Akkreditierungen, Gästebetreuung, Künstlerkoordination)
• Organisation und Verwaltung von Vertrags- und Freigabemappen, Posteingang und Datenmanagement
• Abstimmung von Konzertterminen und Tourplänen, enge Zusammenarbeit mit Teams in Deutschland und dem Ausland
• Unterstützung bei persönlichen Aufgaben (z. B. Koordination von Arztterminen, Reisebuchungen, Organisation privater Termine und Events)

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder im Event-/Entertainmentbereich
• Sehr gute Englischkenntnisse, da Sie regelmäßig mit internationalen Partnern und Künstlern kommunizieren
• Ein strukturiertes, lösungsorientiertes und verbindliches Auftreten – auch in dynamischen Situationen
• Ausgeprägte Organisationstalente und Freude daran, mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren
• Hohe Eigenständigkeit, Belastbarkeit und Diskretion
• Eine positive, kommunikative Persönlichkeit, die souverän mit unterschiedlichsten Menschen umgeht – vom Tourmanager bis zum CEO
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge aktiv mitzugestalten

Benefits

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit modernen Büroräumen und hochwertiger Ausstattung (u. a. Apple-Equipment, höhenverstellbare Schreibtische)
• Sehr gute Gehaltsstruktur
• Eine vertrauensvolle, enge Zusammenarbeit mit den Gründern
• 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage bei Eventteilnahmen
• Seltene Reisetätigkeit, hauptsächlich zu großen Veranstaltungen und Festivals
• Flatere Hierarchien, ein internationales Team und ein Arbeitsumfeld, das geprägt ist von Dynamik, Kreativität und gegenseitigem Respekt
• Attraktive Event-Benefits und Vergünstigungen über ein Partnerprogramm