Executive Assistant Global Family & Institutional Wealth EMEA (m/f/d)

UBS; Frankfurt; Hybrid; EUR 75.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

UBS sucht eine(n) Executive Assistant für den Sector Head Global Family and Institutional Wealth EMEA (GFIW) in München oder Frankfurt. In dieser Schlüsselposition unterstützen Sie den Sector Head global im Daily Business, koordinieren Reisungen und Termine und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen internationalen Teams und internen Stakeholdern.

Sie verfügen über Erfahrung im Assistenzbereich, exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch sowie starkes

Qualifikationen

• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem Team mit Kundenkontakt sowie verschiedenen internen Stakeholdern und Senior Management.
• Gutes Urteilsvermögen, Problemlösungsfähigkeit und proaktive Einstellung.
• Multitasking, strukturierte Arbeitsweise und Selbstorganisation um zeitnah Ergebnisse zu liefern.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Kalendermanagement für alle internen sowie externen Terminanfragen
• Unterstützung des Sector Heads im globalen Daily Business
• Koordination aller Reisen inklusive Terminplanung, Einholung erforderlicher Freigaben, Buchungen sowie Abrechnungen
• Follow Up zu verschiedenen Themen, z.B.: Vor- und Nachbereitung von Terminen, Projekten, Arbeitsgruppen, Präsentationen
• Priorisierung und proaktive Steuerung von Anfragen, Aufgaben und Fristen in enger Abstimmung mit dem Sector Head sowie Chief of Staff Team
• Schnittstellenmanagement zwischen internationalen Teams, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern sowie Hauptansprechpartner für alle Anfragen rund um den Sector Head
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Follow Up zu verschiedenen Themen, z.B.: Projekten, Arbeitsgruppen, Präsentationen

Kenntnisse

Assistenzbereich

Kalenderverwaltung

Reisekoordination

Terminplanung

Schnittstellenmanagement

Englischkenntnisse

MS Office

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Key Responsibilities

Möchten Sie in einem internationalen, dynamischen Umfeld eine Schlüsselrolle übernehmen? Behalten Sie auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und handeln vorausschauend? Dann werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie den Sector Head GFIW EMEA in einer zentralen Schnittstellenfunktion.

Möchten Sie in einem internationalen, dynamischen Umfeld eine Schlüsselrolle übernehmen? Behalten Sie auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und handeln vorausschauend? Dann werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie den Sector Head GFIW EMEA in einer zentralen Schnittstellenfunktion.

Wir suchen eine/n Executive Assistant für den Sector Head Global Family and Institutional Wealth EMEA (GFIW) in München – je nach Arbeitszeitmodell - u.a. für folgende Tätigkeiten und Aufgaben:

• Kalendermanagement für alle internen sowie externen Terminanfragen
• Unterstützung des Sector Heads im globalen Daily Business
• Koordination aller Reisen inklusive Terminplanung, Einholung erforderlicher Freigaben, Buchungen sowie Abrechnungen

• Follow Up zu verschiedenen Themen, z.B.: Vor- und Nachbereitung von Terminen, Projekten, Arbeitsgruppen, Präsentationen
• Priorisierung und proaktive Steuerung von Anfragen, Aufgaben und Fristen in enger Abstimmung mit dem Sector Head sowie Chief of Staff Team
• Schnittstellenmanagement zwischen internationalen Teams, internen Fachbereichen und externen Ansprechpartnern sowie Hauptansprechpartner für alle Anfragen rund um den Sector Head
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Follow Up zu verschiedenen Themen, z.B.: Projekten, Arbeitsgruppen, Präsentationen

Job Type

Vollzeit

Job Reference #

341300BR

City

Frankfurt am Main, München

The team

Die Einheit „Global Family and Institutional Wealth“ (GFIW) ist ein einzigartiges Joint Venture von UBS Global Wealth Management (GWM) und UBS Investment Bank (IB). GFIW bedient einige der grössten institutionellen Family-Office-Kunden, die sowohl GWM-Services als auch Zugriff auf IB-Funktionen benötigen, häufig in verschiedenen Ländern und Buchungszentren. GFIW bietet umfassende und hochgradig personalisierte Finanzdienstleistungen auf der ganzen Welt an, um den anspruchsvollen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden.

Sie arbeiten im Team Global Family and Institutional Wealth (GFIW) in München oder Frankfurt. Neben Deutschland zählen die Märkte UK, Italien, Frankreich, Niederlande, Luxemburg, Spanien und Schweiz zum Sektor. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Bereitstellung maßgeschneiderter Kundenservices und arbeiten eng mit Kundenberatern und –Beraterinnen zusammen. Unsere gemeinsamen Anstrengungen tragen dazu bei, das Vermögen unserer Kunden zu verwalten, zu bewahren und zu steigern, und zwar durch eine enge Partnerschaft in jeder Lebensphase.

Your Skills And Experience

• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem Team mit Kundenkontakt sowie verschiedenen internen Stakeholdern und Senior Management
• Fundiertes Urteilsvermögen, Problemlösungsfähigkeit und proaktive Einstellung
• Multitasking, strukturierte Arbeitsweise und Selbstorganisation um zeitnah Ergebnisse zu liefern
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Selbstbewusst, motiviert und in der Lage, sich an ein sich schnell veränderndes Umfeld anzupassen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft Office Applikationen sowie weiteren Tools (z.B. Reisebuchungstool, Kundendatenbank)
• Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch (mündlich und schriftlich), weitere Sprachen sind von Vorteil
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Priorisierungskompetenz und Freude daran, komplexe Abläufe effizient zu koordinieren

About Us

UBS ist ein führender globaler Vermögensverwalter und die führende Universalbank in der Schweiz. Wir bieten auch diversifizierte Lösungen im Asset Management und fokussierte Fähigkeiten im Investment Banking. Mit Hauptsitz in Zürich, Schweiz, ist UBS in mehr als 50 Märkten weltweit präsent.

Wir wissen, dass grossartige Arbeit nie allein geleistet wird. Deshalb stellen wir die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt von allem, was wir tun. Denn zusammen sind wir mehr als nur wir selbst.

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