Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

AutoGyro GmbH; Hildesheim; Vor Ort; EUR 65.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Dynamisches Arbeitsumfeld

Umfassende Einarbeitung

Internationales Teamkultur

Flexible Arbeitszeiten

Hansefit-Firmenfitness

Mitarbeiterrabatte über Corporate-Bene

Kostenloses Mittagessen

Zusammenfassung

AutoGyro GmbH in Hildesheim sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die Inhalte mitdenkt, Themen proaktiv selbstständig aufbereitet und zwischen Werkshalle, Fachabteilung und Geschäftsführung vermittelt. Sie planen Termine, bündeln Informationen und unterstützen beim Roadmap-Management.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, bringen Deutsch- und Englischkenntnisse auf hohem Niveau mit und unterstützen ggf. auch das chinesische Team.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in executive-support-ähnlichen Funktionen oder als Chief of Staff.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Chinesischkenntnisse wünschenswert.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, Verantwortung für eigene Themen zu übernehmen.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Prioritäten setzen und bereichsübergreifend arbeiten.

Aufgaben

• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung: Informationen zusammenführen, Optionen strukturieren, Sachstände verdichten.
• Koordination von Terminen, Projekten und internen Abläufen zwischen Produktion, Entwicklung und Organisation.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und externen Partnern.
• Eigenständige Recherche und Aufbereitung von fachlichen Themen zur Entlastung der Geschäftsführung.
• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch (und Englisch; ggf. Chinesisch).
• Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen sowie Office-Aufgaben.

Kenntnisse

Executive Assistant-Erfahrung

Englisch fließend

Hands-on-Mentalität

Organisationstalent

Eigeninitiative

MS Office-Kompetenz

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Wir suchen eine Persönlichkeit, die unsere englischsprachige Geschäftsführung nicht nur entlastet, sondern inhaltlich mitdenkt. Du bereitest Themen und Entscheidungsgrundlagen auf, steuerst Termine, Aufgaben und Informationen – und arbeitest dich in unsere Sachthemen aus Produktion, Entwicklung und Organisation ein, statt sie nur zu verwalten.

Damit gewinnst du einen Überblick über das Unternehmen, wie ihn sonst kaum eine Position hat. Du erkennst früh, welche Themen Aufmerksamkeit brauchen, verfolgst im Auftrag der Geschäftsführung nach, was vereinbart wurde, und kümmerst dich um die Punkte, die zwischen den Abteilungen sonst liegen bleiben. Dafür bewegst du dich souverän zwischen Werkshalle, Fachabteilung und Geschäftsführung – und packst, weil wir ohne Statusdenken arbeiten, auch dort mit an, wo es gerade nötig ist: vom Empfang unserer Gäste bis zu den praktischen Kleinigkeiten des Büroalltags.

Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch sind Voraussetzung, gute Chinesischkenntnisse für die enge Zusammenarbeit mit unserem chinesischen Team wünschenswert. Ebenso sicheres Auftreten, höchste Diskretion und der Anspruch, eigene Themen zu verantworten statt nur zuzuarbeiten.

Dich erwarten eine direkte Berichtslinie an die Geschäftsführung, echte Einbindung in unternehmerische Themen, Entwicklungsperspektive in Richtung Projekt- oder Bereichsverantwortung, attraktive Konditionen und täglich kostenloses Mittagessen. Die Tätigkeit findet vor Ort am Standort Hildesheim statt (kein Remote-Modell).

Aufgaben

• Einarbeitung in fachliche Themen aus Produktion, Entwicklung und Organisation – so weit, dass du eigenständig recherchieren, hinterfragen und aufbereiten kannst
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung: Informationen zusammenführen, Optionen strukturieren, Sachstände verdichten
• Begleitung und Nachverfolgung interner Projekte über Abteilungsgrenzen hinweg – Status, offene Punkte, Verantwortlichkeiten, Fristen
• Übernahme eigener Themen und Teilprojekte in Abstimmung mit der Geschäftsführung, insbesondere an den Schnittstellen zwischen den Unternehmensbereichen
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen sowie externen und internationalen Partnern
• Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses in beide Richtungen sowie konsequente Nachverfolgung offener Punkte über alle Ebenen hinweg
• Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch – bei entsprechenden Kenntnissen auch in Chinesisch – sowie Repräsentation der Geschäftsführung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Enge, tägliche Zusammenarbeit mit unserem chinesischen Team – inhaltlich, nicht nur koordinierend
• Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Unterlagen, Protokollen und Korrespondenz
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Aufgaben und Fristen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Organisation von Dienstreisen sowie internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung im Office- und Tagesgeschäft (z. B. Bestellungen, Ablage, Datenpflege) sowie punktuell im privaten Umfeld der Geschäftsführung zur weiteren Entlastung
• Vertraulicher und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen und geschäftskritischen Informationen

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung und Nähe zur Geschäftsführung – als Executive Assistant, Referenz der Geschäftsführung, Chief of Staff, im Projektmanagement, in der Beratung, im Business Development oder in einer vergleichbaren Funktion
• Nachweisbare Erfahrung darin, komplexe Sachverhalte eigenständig zu durchdringen und entscheidungsreif aufzubereiten
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (englischsprachige Geschäftsführung); sehr gute Chinesischkenntnisse sind wünschenswert
• Hands-on-Mentalität – zu dieser Rolle gehören ebenso repräsentative wie ganz praktische Aufgaben
• Erfahrung in einem produzierenden oder technischen Umfeld ist ein deutlicher Vorteil – technisches Interesse setzen wir voraus
• Souveränes Auftreten auf allen Ebenen: in der Werkshalle, in der Fachabteilung und gegenüber internationalen Partnern
• Ausgeprägte Eigeninitiative – du erkennst selbst, was zu tun ist, statt auf Zuweisung zu warten
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Themen über Abteilungsgrenzen hinweg konsequent nachzuverfolgen
• Höchstes Maß an Zuverlässigkeit, Integrität und Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint) und Offenheit für neue digitale Tools
• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort am Standort Hildesheim (kein Remote-Modell)

Benefits

• Dynamisches Arbeitsumfeld bei dem weltweiten Marktführer für Tragschrauber
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Unterstützende und internationale Teamkultur
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) für eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Firmenfitness-Programm über Hansefit
• Vermögenswirksame Leistungen und überdurchschnittliche Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge
• Mitarbeiterrabatte über unsere Corporate-Benefits-Plattform
• Regelmäßige Firmenevents, die den Teamgeist stärken
• Kostenloses Mittagessen an unserem Hauptstandort
• Zuschläge für Mehrarbeitsstunden und Freistellung bei besonderen Anlässen
• Einzigartige Erlebnisse in der Luftfahrt – einschließlich eines Tragschrauber-Rundflugs

Bist du bereit für eine spannende Karriere in der Luftfahrt? Dann werde Teil der AutoGyro GmbH.

Wir sind Weltmarktführer in der Entwicklung, Produktion und im Vertrieb von Tragschraubern und arbeiten mit Partnern in mehr als 40 Ländern zusammen. Unser Hauptsitz und unsere Produktionsstätte befinden sich am Hildesheimer Flughafen. Mit modernsten Technologien, hoher Fertigungstiefe und einer klaren Vision für nachhaltige Luftfahrt gestalten wir die Zukunft aktiv mit.

Seit unserer Gründung im Jahr 1999 sind wir kontinuierlich gewachsen und beschäftigen heute ein internationales Team von nahezu 100 qualifizierten Fachkräften und Ingenieuren. Mit einem globalen Vertriebsnetz setzen wir unser Ziel konsequent um: die Faszination des Fliegens, maximale Sicherheit und vielseitige Einsatzmöglichkeiten des Gyros weltweit erlebbar zu machen.