Executive Assistant C-level (x/f/m)

Doctolib; Deutschland; Hybrid; EUR 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mutuelle prise en charge

Congés payés 25 jours

Télétravail à l’étranger (10 jours/an)

Tickets restaurant

Doctolib Academy et formations

Subvention club sport

Remboursement transports 50%

Congé supplémentaire

Zusammenfassung

Doctolib France recherche un(e) Executive Assistant pour accompagner le Managing Director France et diriger l’agenda et le pilotage des priorités business. Vous assurerez la coordination entre les équipes Commerciales, Relation Client, Growth et Communication et préparerez les réunions stratégiques avec des interlocuteurs de haut niveau.

Vous serez un partenaire de confiance, anticipant les besoins du MD, structurant les priorités et facilitant les échanges à travers l’organisation complexe et

Qualifikationen

• Expérience d’au moins 5 ans en tant qu’Executive Assistant auprès de dirigeants (C-level, MD).
• Bonne compréhension du business et des priorités stratégiques.
• Excellente coordination entre plusieurs équipes et niveaux organisationnels.

Aufgaben

• Gérer et optimiser l’agenda du Managing Director France, aligné sur les priorités business.
• Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et autres fonctions.
• Préparer et orchestrer les réunions clés et suivre les actions post‑réunions.
• Anticiper les besoins du MD et structurer les priorités dans un agenda dense.
• Support ponctuel des N‑1 et participation à des projets transverses (PMO).

Kenntnisse

Gestion du temps

Gestion multi-stakeholders

Anglais courant

Proactivité

Jobbeschreibung

Vos missions

Au sein de l’organisation France, vous accompagnerez le Managing Director France, responsable du P&L France ainsi que de l’ensemble des équipes Commerciales, Relation Client, Growth, PA et Communication (environ 600 personnes).Vous serez intégré(e) à l'équipe "Executive Assistants".

En tant que "Executive Assistant", votre rôle sera clé pour permettre au MD d'accélérer son impact sur le business. Vous l'aiderez à maîtriser son temps pour qu'il puisse se concentrer sur : la stratégie commerciale, le pilotage du P&L, le management de son équipe de leadership, l'exécution des priorités business et

Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance, capable d'anticiper les besoins du MD, de structurer les priorités dans un agenda dense et hautement visible et de fluidifier les interactions au sein d'une organisation complexe, multi-équipes et en constante évolution.

Ce rôle est au cœur de l'organisation Doctolib France et offre une exposition directe aux sujets stratégiques et aux décisions les plus impactantes pour la France.

Vos responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :

• Piloter et optimiser la gestion de l'agenda du MD (priorisation, arbitrage, construction d'une "time matrix" efficace alignée avec les priorités business)
• Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et les autres fonctions clés, en assurant la fluidité des sujets et des décisions
• Préparer et orchestrer les réunions clés (comités de direction, business reviews, all-hands, points stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau)
• Assurer le suivi des actions et des next steps issus des réunions importantes et s'assurer que rien ne reste en suspens
• Anticiper les sujets critiques, résoudre les problèmes rapidement et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité
• Gérer l'ensemble des sujets administratifs du MD (notes de frais, déplacements, outils internes, validations)
• Organiser et coordonner les événements d'équipe (team meetings, offsites, séminaires) pour la France leadership team
• Soutenir ponctuellement les N-1 du MD sur des besoins d'organisation ou de coordination ad hoc
• Contribuer à des projets transverses stratégiques en tant que PMO, sur des chantiers à fort impact pour l'organisation France

Les qualités attendues pour ce poste

Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous, mais que vous pensez que cette description de poste correspond à vos compétences et à vos aspirations, nous vous encourageons tout de même à postuler.

Vous pourrez être le/la prochain membre de notre équipe si vous:

• Disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu"Executive Assistant" auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance
• Avez un sens aigu du business : vous comprenez les priorités stratégiques, distinguez l'urgent de l'important et savez connecter chaque sujet à l'impact business
• Maîtrisez la coordination multi-stakeholders : vous gérez plusieurs interlocuteurs simultanément avec fluidité, professionnalisme et diplomatie, à tous les niveaux de séniorité
• Êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions : vous anticipez les problèmes avant qu'ils survivent, trouvez des solutions rapidement et apportez structure et sérénité dans des situations mouvantes
• Savez avancer en autonomie, aller vers les bonnes personnes pour collecter l'information et faire avancer les sujets sans attendre qu'on vous les confie
• Faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle et adaptez votre communication avec tact, clarté et justesse selon les interlocuteurs
• Maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

Ce serait fantastique si vous aviez aussi :

• Une expérience dans un environnement tech, SaaS ou scale-up orienté business (Sales, Go-to-market, Growth)
• Une expérience dans la coordination de projets transverses ou d'initiatives stratégiques (PMO)
• Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement au service de la performance collective

Notre offre

• Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% par Doctolib pour les employés et leurs enfants
• 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care)
• Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
• 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible
• Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50€ par jour, dont 4,50€ pris en charge par Doctolib
• Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
• Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative
• Un remboursement à 50 % de l'abonnement aux transports en commun
• Un mois de congé supplémentaire au …