Executive Assistant & Business Partner – Global Solution Engineering (m/f/d)

Kelvion Holding GmbH - All rights reserve; Herne; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Kelvion sucht eine/n Executive Assistant zur Unterstützung des Senior Vice President Global Solution Engineering in einem internationalen Umfeld. Sie koordinieren Termine, Reisen, Meetings und bereiten Management-Updates sowie Protokolle vor.

Sie erstellen strukturierte Agenden, unterstützen strategische Projekte und fördern die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Deutschkenntnisse sind von Vorteil, Englischkommunikation ist Voraussetzung.

Qualifications

• Berufserfahrung im Bereich Executive Assistance, Business Operations oder Projektkoordination in internationalem Umfeld.
• Fundierte Kenntnisse in Governance, Reporting, Stakeholder-Management und Risikomanagement.

Responsibilities

• Sie agieren als vertrauensvolle:r Business Partner:in des Senior Vice President Global Solution Engineering und gewährleisten eine professionelle administrative, operative und organisatorische Unterstützung.
• Sie koordinieren Kalender, Geschäftsreisen, Termine, Managementkommunikation und tägliche Prioritäten.
• Sie erstellen Präsentationen, Reports, Management-Updates, Agenden, Protokolle und Action Tracker zur Unterstützung fundierter Entscheidungen.
• Sie organisieren und koordinieren Leadership Meetings, Quartalsmeetings, Workshops, Offsites sowie funktionsübergreifende Initiativen.
• Sie unterstützen und koordinieren strategische Projekte durch Planung, Reporting, Governance, Stakeholder-Management und Umsetzungsverfolgung.
• Sie verfolgen Projektmeilensteine, Risiken, Abhängigkeiten, Deliverables und Maßnahmen nach und stellen Transparenz sowie eine termingerechte Umsetzung sicher.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Projektteams und relevanten Stakeholdern und fördern die erfolgreiche Zusammenarbeit über Funktionen und Regionen hinweg.
• Sie gehen jederzeit professionell und vertraulich mit sensiblen Informationen um.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Englischkenntnisse

Projektmanagement

Stakeholder-Management

Organisationsfähigkeiten

Vertraulichkeit

Tools

PowerPoint

Excel

Outlook

Job description

Unsere Mission ist es, mit Innovationskraft und Nachhaltigkeit die industrielle Transformation voranzutreiben. Ob bei der Optimierung von Rechenzentren, der Weiterentwicklung der Wasserstoffproduktion oder der Neugestaltung von Kühl- und Klimatechniksystemen – unsere thermischen Schlüsseltechnologien stärken zahlreiche Branchen weltweit. Als „One Kelvion“ arbeiten wir kontinuierlich an Lösungen, die unsere Kunden noch erfolgreicher machen und gleichzeitig zu einer nachhaltigeren Zukunft beitragen.Wir gestalten Zukunft – gemeinsam

Unsere Mission ist es, mit Innovationskraft und Nachhaltigkeit die industrielle Transformation voranzutreiben. Ob bei der Optimierung von Rechenzentren, der Weiterentwicklung der Wasserstoffproduktion oder der Neugestaltung von Kühl- und Klimatechniksystemen – unsere thermischen Schlüsseltechnologien stärken zahlreiche Branchen weltweit. Als „One Kelvion“ arbeiten wir kontinuierlich an Lösungen, die unsere Kunden noch erfolgreicher machen und gleichzeitig zu einer nachhaltigeren Zukunft beitragen。

Wir gestalten Zukunft – gemeinsam

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Sie agieren als vertrauensvolle:r Business Partner:in des Senior Vice President Global Solution Engineering und gewährleisten eine professionelle administrative, operative und organisatorische Unterstützung.
• Sie koordinieren Kalender, Geschäftsreisen, Termine, Managementkommunikation und tägliche Prioritäten.
• Sie erstellen Präsentationen, Reports, Management-Updates, Agenden, Protokolle und Action Tracker zur Unterstützung fundierter Entscheidungen.
• Sie organisieren und koordinieren Leadership Meetings, Quartalsmeetings, Workshops, Offsites sowie funktionsübergreifende Initiativen.
• Sie unterstützen und koordinieren strategische Projekte durch Planung, Reporting, Governance, Stakeholder-Management und Umsetzungsverfolgung.
• Sie verfolgen Projektmeilensteine, Risiken, Abhängigkeiten, Deliverables und Maßnahmen nach und stellen Transparenz sowie eine termingerechte Umsetzung sicher.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Führungskräften, Projektteams und relevanten Stakeholdern und fördern die erfolgreiche Zusammenarbeit über Funktionen und Regionen hinweg.
• Sie gehen jederzeit professionell und vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Berufserfahrung im Bereich Executive Assistance, Business Operations, Projektkoordination oder Projektmanagement in einem dynamischen und internationalen Umfeld.
• Fundierte Projektmanagement-Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Projektplanung, Governance, Reporting, Stakeholder-Management, Risikomanagement und Umsetzungsverfolgung.
• Erfahrung in der Unterstützung komplexer bereichsübergreifender Projekte in einem internationalen Umfeld, idealerweise innerhalb eines Project Management Office.
• Kenntnisse agiler, klassischer oder hybrider Projektmanagementmethoden, beispielsweise Agile, Scrum oder Waterfall.
• Ausgeprägte Kommunikations-, Organisations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere PowerPoint, Excel und Outlook.
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind von Vorteil.

Was wir Ihnen bieten

Bei Kelvion legen wir großen Wert auf Zusammenarbeit, begrüßen unterschiedliche Denkweisen und schätzen jede einzelne Stimme. Bei Kelvion kommt Kreativität voll zur Geltung, weil den Menschen Gehör geschenkt wird, ihre Beiträge anerkannt und ihre Ideen begrüßt werden. Unser flexibler Arbeitsansatz stellt die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter in den Vordergrund, stärkt das Engagement und fördert Karrierechancen. Wir befähigen engagierte Mitarbeiter, sich weiterzuentwickeln, voranzukommen und ihren eigenen Weg im Unternehmen zu gehen.

Gemeinsam gestalten wir die Zukunft