EXECUTIVE ASSISTANT

Innomotics GmbH; Nürnberg; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Altersvorsorge

Weiterbildung

Gesundheitsangebote

Kinderbetreuungszuschuss

Deutschlandticket Zuschuss

Kantinenrabatte

Mitarbeiterportal Vorteile

Job summary

Innomotics GmbH in Nürnberg sucht eine Executive Assistant (m/w/d), die das General Counsel-Büro sowie das Leitungsteam Business Performance & Integrity kompetent unterstützt. Zu deinen Aufgaben gehören Terminmanagement, Reiseorganisation, Einkauf von Dienstleistungen, Rechnungsprüfung, Workshop-Planung und die Erstellung von Deutsch- und Englischdokumenten.

Du setzt dich mit SAP‑Zeiterfassung, Personalthemen (On-/Offboarding) und der Weiterentwicklung der Legal Knowledge Base auseinander.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufsausbildung.
• Mehrjährige Assistenz- oder Sekretariats-Erfahrung.
• Gute Kenntnisse interner Abläufe und Prozesswissen.
• Erfahrung mit Lean-Methodiken wünschenswert.
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, PowerPoint.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung des General Counsel und Leitungsteams im Büromanagement.
• Terminplanung, Reisekoordination und Abrechnung.
• Einkauf von Dienstleistungen, Rechnungsprüfung, Prozessüberwachung.
• Organisation von Workshops und internen Veranstaltungen.
• Inhaltliche Erstellung von Präsentationen auf Deutsch und Englisch.
• Aufbau und Weiterentwicklung der Legal Knowledge Base.
• Organisation von Personalveränderungen (On-/Offboarding).
• Zeiterfassung in SAP.

Skills

Organisationstalent

MS Office 365

SAP Kenntnisse

Englische Grundkenntnisse

Eigenständige Arbeitsweise

Lean-Methoden-Erfahrung

Education

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufsausbildung

Tools

SAP

Microsoft Teams

Job description

Innomotics GmbH

JobID: 7072

Standort: Nürnberg

Fachabteilung: IN BPI LGER

Eingruppierung: gemäß Manteltarifvertrag ERA Bayern

Art der Anstellung: Vollzeit/ unbefristet

Zur Verstärkung unseres Teams bei Innomotics suchen wir eine EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)

Der Branchenführer für Motoren und Antriebe

Innomotics ist ein branchenführender Anbieter von Motoren und großen Antriebssystemen. Unsere Produkte, die auf mehr als 150 Jahre Erfahrung im Maschinenbau zurückblicken können, treiben alle wichtigen Industrien der Welt an. Heute erwecken wir die EnergieTransition mit einem Portfolio zum Leben, das es unseren Kunden ermöglicht, die Energieeffizienz zu steigern, Treibhausgase zu reduzieren und den CO2-Fußabdruck von Anlagen zu minimieren.

Unser stärkster Motor: Unsere Mitarbeitenden Wir sind ein Team von mehr als 15.000 engagierten Experten, Machern und Innovatoren. Die Zukunft zu gestalten, bedeutet für uns, Unternehmen in Bewegung zu halten. Als Global Player, der mit dem Geist und der Geschwindigkeit eines mittelständischen Champions agiert, bietet uns die Zukunft unbegrenzte Möglichkeiten. Wenn Du den gleichen Mut hast, wie wir und zu den Besten gehören willst, bist Du bei uns genau richtig.

Deine zukünftige Rolle

• Du unterstützt eigenverantwortlich unsere General Counsel sowie das Leitungsteam der Abteilung Business Performance & Integrity und übernimmst das Terminmanagement sowie weitere koordinative Aufgaben im Rahmen eines digitalen und allgemeinen Büromanagements
• Du übernimmst die Terminkoordinierung inkl. Buchung von Besprechungszimmern sowie die Abwicklung der Reiseorganisation und -abrechnung.
• Du übernimmst Verantwortung für administrative Vorgänge wie den Einkauf von Dienstleistungen, Rechnungsprüfung und die Überwachung des Prozesses
• Du verantwortest die Workshop- und interne Veranstaltungs-Organisation.
• Du übernimmst die inhaltliche und grafische Erstellung von Präsentationen sowie das Einsammeln von Unterlagen und erstellst Dokumente, interne Rundschreiben und Mitteilungen auf Deutsch und Englisch. * Du pflegst den Aufbau und die Weiterentwicklung der Legal Knowledge Base, sowie Intranet.
• Du mit Ansprechperson für die Organisation und Abwicklung von Personalveränderungen (On- und Offboarding)
• Du übernimmst das Thema Zeitenmanagement und -erfassung in SAP

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische oder äquivalente Berufsausbildung.
• Darüber hinaus verfügst Du über mehrjährige Erfahrung als Assistenz oder im Sekretariat und bist versiert in der Erledigung organisatorischer und administrativer Aufgaben.
• Du bringst zudem Kenntnisse einer internen Aufbau- und Ablauforganisation sowie Grundverständnis interner Prozessabläufe sowie kaufmännisches Basiswissen mit.
• Außerdem hast Du Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Führungsebenen, idealerweise hast Du bereits Kenntnisse mit Lean-Methodiken gesammelt.
• Auch verfügst Du über ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit MS Office 365 (insb. Word, Excel, Power Point, Microsoft Forms) sowie SAP und zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit modernen Kommunikationstechniken (z.B. Microsoft Teams, Videokonferenzen, etc.) aus und besitzen die Fähigkeit, sich selbständig neue Toolkenntnisse anzueignen.
• Erfahrungen in der Eventorganisation konntest Du bereits sammeln und besitzt Toolkenntnisse im Bereich Eventplanung, Konferenz- und Sachzuwendungen für Bewirtungen sowie im Bereich Bestellungen.
• Du bist als Organisationstalent bekannt und zeichnet Dich durch eine proaktive, selbständige und strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit, Kundenorientierung sowie Genauigkeit aus.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um mit unseren nationalen und internationalen Schnittstellen sicher kommunizieren zu können, runden Dein Profil ab.
• Du agierst organisationsstark, proaktiv, diskret und zuverlässig.
• Dank Deiner Einsatzbereitschaft und Deinem hohen Verantwortungsbewusstsein gelingt es dir auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten

Was ist für Dich drIN (Unsere Benefits)

• Vergütung nach den jeweils gültigen Tarifverträgen der Metall- und Elektroindustrie
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Attraktive Altersvorsorge
• Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vielfältige Gesundheitsangebote
• Kinderbetreuungszuschuss
• Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket
• Kantinen mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende
• Zugang zu einem Vorteilsportal mit attraktiven Mitarbeiterangeboten

Innomotics ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit und legt Wert auf Vielfalt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Ethnie, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand oder Behinderungsstatus.

Für weitere Informationen stehen wir Dir gerne zur Verfügung: [e-mail]