Empfangsmitarbeiter / Office Management (all genders)

Forvis Mazars in Germany; Leipzig; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Wertkonten

Job summary

Forvis Mazars in Germany sucht am Standort Leipzig eine engagierte Empfangs- und Bürokoordination. Sie empfangen Mandanten, Gäste und Geschäftspartner*innen und sorgen für einen professionellen ersten Eindruck.

Sie organisieren den Büroalltag, betreuen die Telefonzentrale, Postbearbeitung, Mandantenbewirtung und Vorbereitungen von Besprechungsräumen. Zudem übernehmen Sie administrative Aufgaben, koordinieren Termine, Reisen und Seminare sowie interne/externe Veranstaltungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Empfangsbereich, Büroorganisation oder Office Management wünschenswert.
• Guten Umgang mit Mandanten, Gästen und Kolleginnen/Kollegen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, grundlegendes Englisch.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, Organisationstalent, Prioritätengefühl.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, idealerweise DATEV und DMS.

Responsibilities

• Empfang von Mandanten, Gästen und Geschäftspartner*innen mit offenem, professionellem Auftreten.
• Büroalltag sicherstellen: Telefonzentrale, Postbearbeitung, Mandantenbewirtung, Besprechungsräume vorbereiten.
• Administrative Aufgaben: Termine, Reisen, Seminare, Organisation von internen/externen Veranstaltungen.
• Digitale Büroorganisation: Dokumentenverwaltung, Stammdaten, Fristen, Pflege administrativer Prozesse.
• Schnittstelle innerhalb des Standorts: enge Zusammenarbeit, Überblick behalten, vorausschauende Arbeitsweise.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Serviceorientierung

MS Office

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

DATEV

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

DMS

Outlook

Job description

Wir sind Forvis Mazars und du findest uns in mehr als 100 Ländern, weil wir aus Audit, Tax und Advisory weltweit nicht wegzudenken sind. Als integrierte Partnerschaft mit über 40.000 Professionals, davon mehr als 2.700 an 13 deutschen Standorten, gehören wir zu den führenden Prüfungs- und Beratungsgesellschaften und setzen unsere Stärken für Unternehmen jeder Größe ein.

Das erwartet Dich

• Als erste Anlaufstelle unseres Standorts empfängst du unsere Mandanten, Gäste und Geschäftspartner*innen mit einem offenen und professionellen Auftreten und sorgst dafür, dass sie sich vom ersten Moment an willkommen fühlen.
• Mit deinem Organisationstalent stellst du einen reibungslosen Büroalltag sicher – von der Betreuung der Telefonzentrale und der Postbearbeitung über die Mandantenbewirtung bis hin zur Vorbereitung unserer Besprechungsräume.
• Darüber hinaus übernimmst du vielfältige administrative Aufgaben, koordinierst Termine, Reisen und Seminare und unterstützt bei der Organisation und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen.
• Auch bei der digitalen Büroorganisation bringst du dich aktiv ein und kümmerst dich unter anderem um die Verwaltung von Dokumenten, Stammdaten und Fristen sowie um die Pflege unserer administrativen Prozesse.
• Als wichtige Schnittstelle innerhalb des Standorts arbeitest du eng mit deinen Kolleg*innen zusammen, behältst auch in lebhaften Situationen den Überblick und trägst mit deiner vorausschauenden Arbeitsweise zu einem professionellen Miteinander bei.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise Berufserfahrung im Empfangsbereich, in der Büroorganisation oder im Office Management
• Ausgeprägtes Serviceverständnis, freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude am Umgang mit Mandanten, Gästen und Kolleg*innen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende Englischkenntnisse für die Kommunikation im beruflichen Alltag
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, Organisationstalent, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, sowie idealerweise Kenntnisse in DATEV und digitalen Dokumentenmanagementsystemen (DMS); Teamgeist, Zuverlässigkeit und Diskretion

Darum Forvis Mazars

• Lass dich fördern – Zahlreiche Entwicklungsprogramme und Trainingsangebote auf unserer globalen Lernplattform, darunter individuelle Lernpfade, Grundlagenschulungen, Offsites sowie Zugang zu LinkedIn Learning für deine persönliche und fachliche Entwicklung
• Wir investieren in dich – Finanzielle Förderung von Berufsexamina sowie weiteren berufsrelevanten Qualifizierungen
• Auf zu neuen Horizonten – Perspektivwechsel durch einen Auslandsaufenthalt oder Möglichkeit der Mitwirkung bei übergreifenden Projekten in Bereichen wie Innovation und Nachhaltigkeit
• Wir bleiben in Bewegung – Ob mit dem BusinessBike ins Office oder beim After-Work-Fitness dank der Flatrate von Urban Sports Club
• Dein Wellbeing ist uns wichtig – Individuelle Coachings, Teamworkshops sowie Zugang zu kostenlosen, anonymen Beratungsangeboten bei beruflichen oder privaten Herausforderungen für dich und deine Angehörigen
• Deine Zeit zählt – Mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub sowie bezuschusste Wertkonten für eine flexible Arbeitszeitgestaltung (z.B. Sabbatical)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Forvis Mazars die Plattform Greenhouse Software, Inc. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung und -speicherung findest du in unserer Datenschutzerklärung.