eine Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter (m/w/d) als Vorzimmerkraft der Präsidentin Entgeltgruppe [...]

Land Niedersachsen, vertreten durch das Niedersächsische Landesamt für Bau und Liegenschaften; Hannover; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in Niedersachsen sucht eine/n Vorzimmerkraft zur Unterstützung der Präsidentin. Sie sind verantwortlich für das Terminmanagement, die Kommunikation sowie die Organisation von Reisen und Veranstaltungen. Erforderlich sind eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office. Flexible Arbeitszeiten und betriebliche Altersversorgung werden angeboten.

Leistungen

Betriebliche Altersversorgung

Flexible Arbeitszeitmodelle

Individuelle Weiterbildung

Qualifikationen

• Erfahrung in Terminmanagement und Organisation von Veranstaltungen.
• Sichere Kommunikation in Telefon- und E-Mail-Verkehr.
• Erfahrung in der Bearbeitung von Post und Informationsweitergabe.

Aufgaben

• Koordination von Terminen der Präsidentin.
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen.
• Planung und Buchung von Dienstreisen.

Kenntnisse

MS-Office-Software

Selbstorganisation

Belastbarkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Abgeschlossene Qualifizierung zur/zum Verwaltungswirt/-in

Jobbeschreibung

eine Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter (m/w/d) als Vorzimmerkraft der Präsidentin Entgeltgruppe 6 TV-L

Wir suchen für das NLBL am Standort Hannover zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Mitarbeiterin/ einen Mitarbeiter (m/w/d) als Vorzimmerkraft der Präsidentin

Die Tätigkeit umfasst im Einzelnen:

Terminmanagement für die Präsidentin

• Koordination und Planung von Terminen der Präsidentin; Abstimmung mit internen und externen Gesprächspartnerinnen und -partnern
• Organisation von Veranstaltungen
• Pflege des Kalenders der Präsidentin

Telefon- und E-Mail-Kommunikation:

• Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen und E-Mails; Filterung und Priorisierung der Kommunikation

Postbearbeitung:

• Annahme, Sichtung und Weiterleitung der eingehenden Briefpost der Präsidentin.

Reiseorganisation:

• Planung und Buchung von Dienstreisen für die Präsidentin

Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern:

• Oganisation und Begrüßung von Gästen; Vorbereitung von Besprechungsräumen.

Informationsschnittstelle:

• Weitergabe relevanter Informationen an die Behördenleitung und andere Organisationseinheiten; Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.

Bearbeitung von Sonderaufgaben:

• Unterstützung bei Veranstaltungen nach Weisung der Präsidentin.

Mitarbeit in Personalangelegenheiten:

• Fertigung von Entwürfen und Reinschriften oder Dokumentenvorlage einschließlich Beglaubigungen.
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder
• abgeschlossene Qualifizierung zur/zum Verwaltungswirt/-in (Angestellten- bzw. Verwaltungsprüfung I) oder
• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten

Für die Wahrnehmung der Position ist erforderlich:

• Sicherer Umgang mit MS-Office-Software-Produkten und Bereitschaft zur Einarbeitung in landesspezifische Anwendungen
• Gute Selbstorganisation und Belastbarkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Sorgfalt und Genauigkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeit

Unser Angebot:

• verantwortungsvolle Position im interdisziplinären Team
• flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• sichere, konjunkturunabhängige Position
• betriebliche Altersversorgung und weitere Sozialleistungen
• individuelle strukturierte Einarbeitung nach unserem Einarbeitungskonzept
• individuelle Fort- und Weiterbildung

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Befähigung im Rahmen der rechtlichen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen bitte ich bereits in der Bewerbung um einen entsprechenden Hinweis und Übersendung der Kopie Ihres Schwerbehindertenausweises bzw. Gleichstellungsbescheides. Bewerbungen von Männern werden besonders begrüßt. Die Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind willkommen.

Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre damit zusammenhängenden Rechte gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung erhalten Sie auf unserer Internetseite unter Karriere / Aktuelle Stellenangebote / NLBL / Datenschutzrechtliche Informationen.

Bewerberinnen und Bewerber, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, werden gebeten, ihrer Bewerbung eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte und Angaben zu ihrer personalführenden Stelle (Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson) beizufügen.

Für fachliche Auskünfte wenden Sie sich an Herrn Coombs, Tel. [phone], bei Fragen zum Auswahlverfahren an Frau Ziegler, Tel. [phone].

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich online unter Angabe der Kennziffer 49/2025 bis zum 21.11.2025.