Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d)

Buro Happold Limited; Berlin, München; Hybrid; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitsmodelle

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Gewinnbeteiligung

Gesundheitsangebote

Zusammenfassung

Buro Happold Limited sucht eine/n Dokumentenmanager/in (m/w/d) mit Fokus auf strukturierte Informations- und Dokumentenführung in Berlin oder München. Du arbeitest eng mit Ingenieur:innen, Projektmanagern und weiteren Stakeholdern zusammen, um Dokumentationen zuverlässig zu organisieren und Qualitätsstandards sicherzustellen.

Zu Deinen Aufgaben gehören die Verwaltung von CDEs, Upload/Verteilung von Projektdokumenten, SharePoint-Management sowie die Einhaltung von ISO 9001.

Qualifikationen

• Erfahrung in der Projektarbeit innerhalb der Bau-, Ingenieur- oder Immobilienbranche.
• Gute Kenntnisse im Daten- und Dokumentenmanagement sowie administrativen Projektunterstützung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse (Word, Excel, SharePoint, Teams).
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit.

Aufgaben

• Überwachung der projektbezogenen Common Data Environments (CDEs).
• Hochladen, Verteilen und Archivieren von Zeichnungen, Berichten und Projektdokumenten.
• Verwaltung interner Dokumentenablage sowie externer Dateiaustausch über SharePoint.
• Sicherstellung von Dokumentationsstandards, Benennungsrichtlinien und Protokollen.
• Erstellung und Pflege von Dokumentenregistern und Metadaten.
• Unterstützung der Projektteams bei Koordination und Informationsmanagement.
• Allgemeine administrative Aufgaben innerhalb der Projekte.
• Mitwirkung an Weiterentwicklungen von Dokumentationsprozessen.

Kenntnisse

Projektarbeit in Bau/Immobilien

Datenmanagement

Dokumentenmanagement

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Detailgenauigkeit

Multitasking

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Teams

Excel

Word

Jobbeschreibung

Du bist Document Controller (m/w/d)und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung in Berlin oder München?Vielleicht ist diese Position bei Buro Happold genau das, was Du suchst!Sorge für Struktur, Qualität und Transparenz in komplexen BauprojektenBei Buro Happold entwickeln wir innovative und nachhaltige Lösungen für einige der anspruchsvollsten Gebäude- und Infrastrukturprojekte weltweit. In unseren Teams in Berlin und München arbeitest Du gemeinsam mit Expert:innen unterschiedlicher Disziplinen an Projekten, die einen positiven Beitrag für Menschen, Städte und die Umwelt leisten.

Über die Rolle

Als Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d) sorgst Du dafür, dass Projektinformationen jederzeit strukturiert, aktuell und für die richtigen Personen verfügbar sind. Du unterstützt unsere multidisziplinären Projektteams bei der Organisation, Steuerung und Qualitätssicherung von Dokumenten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Durch Deine strukturierte Arbeitsweise stellst Du sicher, dass Informationen effizient ausgetauscht, Dokumentationsstandards eingehalten und Projektdaten nachvollziehbar dokumentiert werden. In dieser Rolle arbeitest Du eng mit Ingenieur:innen, Projektmanager:innen und weiteren Projektbeteiligten zusammen und übernimmst eine zentrale Funktion im Informations- und Dokumentenmanagement unserer Projekte.

Das sind Deine Aufgaben

• Überwachung und Verwaltung der projektbezogenen Common Data Environments (CDEs)
• Hochladen, Verteilen und Archivieren von Zeichnungen, Berichten und weiteren Projektdokumenten
• Verwaltung der internen Dokumentenablage sowie des externen Dateiaustauschs über SharePoint
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards, Benennungsrichtlinien und Dokumentenprotokollen innerhalb der Projektteams
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Dokumentenregistern einschließlich der erforderlichen Dokumentencodierungen
• Unterstützung der Projektteams bei der Koordination und Verwaltung projektbezogener Informationen
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben innerhalb der Projekte
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Dokumentations- und Informationsmanagementprozessen
• Sicherstellung der Dokumentenverwaltung in Übereinstimmung mit unserem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001

Das erwarten wir von dir

• Erfahrung in der Projektarbeit innerhalb der Bau-, Ingenieur- oder Immobilienbranche
• Idealerweise Erfahrung im Datenmanagement, Dokumentenmanagement oder in der administrativen Projektunterstützung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, SharePoint und Teams
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu unterstützen und Prioritäten effektiv zu setzen
• Erfahrung mit Tabellenkalkulationen und Datenbanken
• Kenntnisse im Umgang mit Metadaten sind von Vorteil
• Interesse an digitalen Prozessen und der Entwicklung von Automatisierungslösungen

Warum Buro Happold?

Bei Buro Happold arbeitest Du an Projekten mit echtem Einfluss. Gemeinsam mit Expert:innen verschiedener Disziplinen entwickelst Du nachhaltige Lösungen für die gebaute Umwelt und profitierst von der Zusammenarbeit in einem internationalen Netzwerk. Dabei verbinden wir technische Exzellenz mit einer offenen, kollaborativen Kultur, in der Lernen, Weiterentwicklung und Teamarbeit im Mittelpunkt stehen.

Was wir bieten

• Flexible& WellbeingFlexible und hybride Arbeitsmodelle, Wellbeing-Initiativen und Unterstützungsangebote, die Dir helfen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.
• Meaningful Work & Global CollaborationDie Möglichkeit, an spannenden und herausfordernden Projekten mit lokalem und internationalem Einfluss zu arbeiten und dabei mit multidisziplinären Teams aus unserem globalen Netzwerk zusammenzuarbeiten.
• Learning, Development & Career GrowthKlare Karrierepfade, regelmäßige Entwicklungsgespräche sowie interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten zur Unterstützung Deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung.
• Reward & RecognitionRegelmäßige Gehaltsüberprüfungen sowie leistungsbezogene Bonusmöglichkeiten, die Deinen Beitrag und Erfolg anerkennen.
• Inclusive Culture & CommunityEin kollaboratives und inklusives Umfeld mit zahlreichen Möglichkeiten zum Wissensaustausch, Networking sowie regelmäßigen Team- und Community-Events.
• Innovation & International OpportunitiesDie Chance, eigene Ideen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und internationale Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten zu nutzen.
• Agile Working EnvironmentFlache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, die schnelle Zusammenarbeit und eigenverantwortliches Arbeiten ermöglichen.
• Zusätzlich in Deutschland30 Urlaubstage
• Zugang zu unserem Mental Wellbeing Programme
• Flexibles Benefitprogramm für Fitness, Mobilität, Altersvorsorge und mehr
• Sprachkurse
• Lunch Roulette
• Young Employee Forum
• Regelmäßige Team- und Social Events

Werde Teil unseres Berliner Teams

gestalte mit uns nachhaltige Lösungen für die Herausforderungen der gebauten Umwelt.