Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d)

Buro Happold; Berlin; Hybrid; EUR 47.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible hybride Arbeitsmodelle

Mental Wellbeing Programm

Sprachkurse

Team- & Networking-Events

Zusammenfassung

Buro Happold bietet in Berlin oder München eine Position als Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d). Du sorgst dafür, dass Projektinformationen strukturiert, aktuell und für die richtigen Personen verfügbar bleiben, und unterstützt multidisziplinäre Teams über den gesamten Projektlebenszyklus.

Du arbeitest eng mit Ingenieur:innen, Projektmanager:innen und weiteren Beteiligten zusammen, verwaltest CDEs, Dokumente und Metadaten und achtest auf Qualitätsstandards gemäß ISO 9001.

Qualifikationen

• Erfahrung in der Projektarbeit in Bau-, Ingenieur- oder Immobilienbranche.
• Idealerweise Erfahrung im Daten- oder Dokumentenmanagement bzw. administrativer Projektunterstützung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse (Word, Excel, SharePoint, Teams).
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu unterstützen und Prioritäten zu setzen.
• Erfahrung mit Tabellenkalkulationen und Datenbanken.
• Metadatenkenntnisse von Vorteil.
• Interesse an digitalen Prozessen und Automatisierung.

Aufgaben

• Überwachung und Verwaltung der projektbezogenen Common Data Environments (CDEs).
• Hochladen, Verteilen und Archivieren von Zeichnungen, Berichten und Dokumenten.
• Verwaltung interner Dokumentenablage und externer Dateiaustausch über SharePoint.
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards und Benennungskonventionen.
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Dokumentenregistern inkl. Kodierungen.
• Unterstützung der Projektteams bei der Koordination projektbezogener Informationen.
• Allgemeine administrative Aufgaben im Projektumfeld.
• Mitwirkung an Weiterentwicklung von Dokumentationsprozessen und QM-System ISO 9001.

Kenntnisse

Deutsch- Englischkenntnisse

MS 365 Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Detailgenauigkeit

Projektunterstützung

Daten/Metadatenkenntnisse

Ausbildung

Erfahrung in Bau-/Ingenieur- oder Immobilienbranche

Tools

Word

Excel

SharePoint

Teams

Jobbeschreibung

Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d)

47.00-50.000€ Einstiegsgehalt - je nach Berufserfahrung und Qualifikation

Berlin / München

Du bist Document Controller (m/w/d) und auf der Suche nach einer neuen Herausforderung in Berlin oder München?

Vielleicht ist diese Position bei Buro Happold genau das, was Du suchst!

Sorge für Struktur, Qualität und Transparenz in komplexen Bauprojekten

Bei Buro Happold entwickeln wir innovative und nachhaltige Lösungen für einige der anspruchsvollsten Gebäude- und Infrastrukturprojekte weltweit. In unseren Teams in Berlin und München arbeitest Du gemeinsam mit Expert:innen unterschiedlicher Disziplinen an Projekten, die einen positiven Beitrag für Menschen, Städte und die Umwelt leisten.

Über die Rolle

Als Dokumentenmanager / Document Controller (m/w/d) sorgst Du dafür, dass Projektinformationen jederzeit strukturiert, aktuell und für die richtigen Personen verfügbar sind.

Du unterstützt unsere multidisziplinären Projektteams bei der Organisation, Steuerung und Qualitätssicherung von Dokumenten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Durch Deine strukturierte Arbeitsweise stellst Du sicher, dass Informationen effizient ausgetauscht, Dokumentationsstandards eingehalten und Projektdaten nachvollziehbar dokumentiert werden.

In dieser Rolle arbeitest Du eng mit Ingenieur:innen, Projektmanager:innen und weiteren Projektbeteiligten zusammen und übernimmst eine zentrale Funktion im Informations- und Dokumentenmanagement unserer Projekte.

Das sind Deine Aufgaben:

• Überwachung und Verwaltung der projektbezogenen Common Data Environments (CDEs)
• Hochladen, Verteilen und Archivieren von Zeichnungen, Berichten und weiteren Projektdokumenten
• Verwaltung der internen Dokumentenablage sowie des externen Dateiaustauschs über SharePoint
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards, Benennungsrichtlinien und Dokumentenprotokollen innerhalb der Projektteams
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Dokumentenregistern einschließlich der erforderlichen Dokumentencodierungen
• Unterstützung der Projektteams bei der Koordination und Verwaltung projektbezogener Informationen
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben innerhalb der Projekte
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Dokumentations- und Informationsmanagementprozessen
• Sicherstellung der Dokumentenverwaltung in Übereinstimmung mit unserem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001

Das erwarten wir von dir:

• Erfahrung in der Projektarbeit innerhalb der Bau-, Ingenieur- oder Immobilienbranche
• Idealerweise Erfahrung im Datenmanagement, Dokumentenmanagement oder in der administrativen Projektunterstützung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, SharePoint und Teams
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu unterstützen und Prioritäten effektiv zu setzen
• Erfahrung mit Tabellenkalkulationen und Datenbanken
• Kenntnisse im Umgang mit Metadaten sind von Vorteil
• Interesse an digitalen Prozessen und der Entwicklung von Automatisierungslösungen

Bei Buro Happold arbeitest Du an Projekten mit echtem Einfluss. Gemeinsam mit Expert:innen verschiedener Disziplinen entwickelst Du nachhaltige Lösungen für die gebaute Umwelt und profitierst von der Zusammenarbeit in einem internationalen Netzwerk. Dabei verbinden wir technische Exzellenz mit einer offenen, kollaborativen Kultur, in der Lernen, Weiterentwicklung und Teamarbeit im Mittelpunkt stehen.

Was wir bieten:

Flexibilität& Wellbeing

Flexible und hybride Arbeitsmodelle, Wellbeing-Initiativen und Unterstützungsangebote, die Dir helfen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

Die Möglichkeit, an spannenden und herausfordernden Projekten mit lokalem und internationalem Einfluss zu arbeiten und dabei mit multidisziplinären Teams aus unserem globalen Netzwerk zusammenzuarbeiten.

Klare Karrierepfade, regelmäßige Entwicklungsgespräche sowie interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten zur Unterstützung Deiner fachlichen und persönlichen Entwicklung.

Regelmäßige Gehaltsüberprüfungen sowie leistungsbezogene Bonusmöglichkeiten, die Deinen Beitrag und Erfolg anerkennen.

Ein kollaboratives und inklusives Umfeld mit zahlreichen Möglichkeiten zum Wissensaustausch, Networking sowie regelmäßigen Team- und Community-Events.

Die Chance, eigene Ideen einzubringen, Verantwortung zu übernehmen und internationale Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten zu nutzen.

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, die schnelle Zusammenarbeit und eigenverantwortliches Arbeiten ermöglichen.

Zusätzlich in Deutschland

• Zugang zu unserem Mental Wellbeing Programme
• Flexibles Benefitprogramm für Fitness, Mobilität, Altersvorsorge und mehr
• Sprachkurse
• Young Employee Forum
• Regelmäßige Team- und Social Events

Bereit für den nächsten Schritt? - Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Werde Teil unseres Berliner Teams und gestalte mit uns nachhaltige Lösungen für die Herausforderungen der gebauten Umwelt.