DMS - Fachorganisatorin/ DMS - Fachorganisator (m/w/d)

Stadtverwaltung Troisdorf; Troisdorf; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Jobrad

Homeoffice

Flexible Arbeitszeit

Kinderbetreuungsangebote

Betriebliche Altersversorgung

Zusatzversorgung für Tarifbeschäftigte

Job summary

Die Stadt Troisdorf sucht eine/n DMS-Fachorganisator/in (m/w/d) zur Begleitung der Einführung der elektronischen Aktenführung und der Weiterentwicklung des DMS. Sie arbeiten eng mit IT, Organisation und Digitalisierung zusammen und gestalten digitale Workflows in der Verwaltung.

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit Teamarbeit, Weiterbildungsmöglichkeiten und einer modernen Arbeitswelt im neuen Verwaltungsgebäude.

Qualifications

• Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs II.
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung, idealerweise im kommunalen Bereich und im Projektmanagement.
• Kenntnisse im Umgang mit DMS und digitaler Aktenführung.
• Bereitschaft, Kenntnisse in Prozessmodellierung und digitalen Workflows zu erwerben.

Responsibilities

• Sie begleiten Fachämter bei der Einführung der elektronischen Aktenführung.
• Sie gestalten Prozesse und entwickeln effiziente digitale Workflows.
• Sie entwickeln Fachkonzepte und koordinieren deren Umsetzung.
• Sie stimmen sich mit internen und externen Stakeholdern ab und treiben die digitale Transformation voran.

Skills

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Verbindliches Auftreten

Education

Verwaltungsinformatik

Wirtschaftsinformatik

Verwaltungswissenschaften

Wirtschaftswissenschaften

Tools

DMS (d.velop)

Job description

Die Stadt Troisdorf ist mit ca. 79.000 Einwohner*innen die größte Stadt des Rhein-Sieg-Kreises und liegt rechtsrheinisch zwischen Köln und Bonn.

Sie haben Spaß daran, eine moderne und digitale Verwaltung mitzugestalten? Sie arbeiten gerne in Teams, Projektarbeit motiviert Sie und Sie übernehmen gerne Verantwortung?

Dann haben wir im Amt für Zentrale Steuerung, Sachgebiet Organisation, zum nächstmöglichen Zeitpunkt die richtige Vollzeitstelle für Sie als

DMS - Fachorganisatorin/ DMS - Fachorganisator (m/w/d) (A 12 LBesG / EG 11 TVöD)

Eine Besetzung der Vollzeitstelle mit zwei sich ergänzenden Teilzeitkräften ist möglich.

Wir machen Tempo bei der Digitalisierung und stellen unseren Bürgerinnen und Bürgern bereits heute ein großes Angebot an Onlinedienstleistungen zur Verfügung. Wir digitalisieren auch unsere internen Prozesse und führen das DMS von d.velop inklusive eAkte verwaltungsweit ein. Begleitet wird dieser Wandel von einer agilen Projektgruppe aus den Bereichen IT, Organisation und Digitalisierung.

Ihre Rolle im Team:

Sie lösen wichtige organisatorischen Fragestellungen und treiben die Weiterentwicklung des Systems voran. Freuen Sie sich auf ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit einem starken Netzwerk innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung Troisdorf.

Ihre Aufgaben:

• DMS-Etablierung: Sie begleiten die Fachämter Schritt für Schritt bei der Einführung der elektronischen Aktenführung.
• Prozessgestaltung: Sie nehmen bestehende Abläufe unter die Lupe und verwandeln diese gemeinsam mit dem Prozessmanagement in effiziente digitale Workflows.
• Konzeption & Wissenstransfer: Sie entwickeln Fachkonzepte und organisatorische Regelungen, begleiten deren Umsetzung und vermitteln die Anwendung des DMS in praxisnahen Schulungen und Workshops.
• Netzwerkarbeit: Sie stimmen sich mit internen sowie externen Stakeholdern ab und gestalten die digitale Transformation aktiv mit.

Ihr Profil:

• Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals gehobener Dienst) oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs II (vormals AL II) oder erfolgreich absolviertes Bachelor- oder Diplomstudium in einer der folgenden Fachrichtungen: Verwaltungsinformatik, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung, idealerweise im kommunalen Bereich und im Projektmanagement
• Erfahrungen bzw. fundierte Kenntnisse im Umgang mit einem DMS und digitaler Aktenführung
• wünschenswert sind Kenntnisse in der Prozessmodellierung und -optimierung digitaler Workflows und Schnittstellenanbindungen, andernfalls die Bereitschaft sich derartige Kenntnisse anzueignen
• Fähigkeit, durch Analyse und Konzeptionen organisatorische Lösungen zu erarbeiten
• Teamfähigkeit
• Kommunikationsstärke
• verbindliches Auftreten

Unserem Motto „Troisdorf - Eine Familien-Angelegenheit“ getreu bieten wir Ihnen:

• Verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit mit gesellschaftlicher Bedeutung in einem kollegialen, motivierten Team
• Zukunftssicherer Arbeitsplatz, verkehrsgünstig gelegen
• eine moderne Arbeitswelt im neuen Verwaltungsgebäude mit Open Space, flexible Arbeitszeitgestaltung und Homeoffice
• Persönliche Entwicklung durch Karriere-, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zugang zu Kinderbetreuungsangeboten
• Günstiges Jobticket für alle Mitarbeitenden und Jobrad
• Betriebliche Altersversorgung mit Zusatzversorgung für Tarifbeschäftigte sowie Zuschuss zur privaten Altersvorsorge im Projekt „Extra Rente