DMS- Administrator*in (w/m/d)

FernUniversität in Hagen; Hagen; Vor Ort; EUR 55.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

Zusammenfassung

Die FernUniversität in Hagen sucht eine DMS-Administrator*in (w/m/d) in Vollzeit, befristet auf zwei Jahre, ggf. Entfristung. Als Mitglied des DMS-Teams entwickeln Sie die elektronische Aktenführung weiter und verbinden Prozessmanagement, DMS-Technologien und digitale Transformation.

Sie arbeiten eng mit IT-Administration und Herstellern zusammen, übernehmen fachliche Administration, rollen- und berechtigungskonzepte, und unterstützen Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im IT-Bereich mit einschlägiger, mindestens zweijähriger Berufserfahrung.
• Praktische Erfahrung im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen von mindestens einem Jahr.
• Gutes Verständnis von Geschäftsprozessen, digitalen Workflows und organisatorischen Abläufen.
• Eine strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Kommunicationsstärke sowie Freude an Beratung und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Aufgaben

• Sie begleiten die Einführung und Weiterentwicklung der eAkte in Servicebereichen und Fakultäten (Konzeption, Rollout, Qualitätssicherung).
• Sie konzipieren Aktenstrukturen, Metadaten sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte und sorgen für konsistente Ablage- und Vorgangsbearbeitungsstandards.
• Sie beraten und coachen Prozessverantwortliche, moderieren Anforderungen und vermitteln Good Practices im Dokumentenmanagement.
• Gemeinsam mit IT-Administration und Hersteller übernehmen Sie die fachliche Administration des DMS (z.B. Customizing, Berechtigungen, Support in 2nd-Level-Strukturen).
• Sie arbeiten eng mit den Schnittstellen und internen Gremien zusammen, um Rahmenvorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrung) angemessen zu berücksichtigen.

Kenntnisse

IT-Studium

DMS Erfahrung

Prozesswissen

Analytische Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Ausbildung

Hochschulstudium mit IT-Bezug

Berufsausbildung im IT-Bereich

Tools

DMS-Systeme

Groovy/Skriptsprachen

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir imZDI Webportale & Serveranwendungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als DMS-Administrator*in (w/m/d) Vollzeit (39,83 Wochenstunden)
befristet (2 Jahre) Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt; eine Entfristung ist bei positiver Bedarfs- und Ressourcenprüfung ggf. möglich. Je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe E 11 TV-L

Als einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum gestalten wir seit 50 Jahren flexibles Studieren im Blended Learning.

Gestalten Sie die digitale Zukunft der FernUniversität in Hagen mit.

AlsMitglied unseres DMS-Teams im Zentrum für Digitalisierung und IT entwickeln Sie die elektronische Aktenführung einer der größten Hochschulen Deutschlands weiter. Sie verbinden Prozessmanagement, DMS-Technologien und digitale Transformation und schaffen damit die Grundlage für moderne Verwaltungsprozesse.

Ihre Aufgaben:

• Sie begleiten die Einführung und Weiterentwicklung der eAkte in Servicebereichen und Fakultäten (Konzeption, Rollout, Qualitätssicherung).
• Sie konzipieren Aktenstrukturen, Metadaten sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte und sorgen für konsistente Ablage- und Vorgangsbearbeitungsstandards.
• Sie beraten und coachen Prozessverantwortliche, moderieren Anforderungen und vermitteln Good Practices im Dokumentenmanagement.
• Gemeinsam mit IT-Administration und Hersteller übernehmen Sie die fachliche Administration des DMS (z.B. Customizing, Berechtigungen, Support in 2nd-Level-Strukturen).
• Sie arbeiten eng mit den Schnittstellen und internen Gremien zusammen, um Rahmenvorgaben (z.B. Datenschutz, Aufbewahrung) angemessen zu berücksichtigen.

Sie haben Freude daran, technische Möglichkeiten mit organisatorischen Anforderungen zu verbinden und digitale Lösungen gemeinsam mit den Nutzer*innen weiterzuentwickeln.

Sie verfügen über

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT-Bezug oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im IT-Bereich mit einschlägiger, mindestens zweijähriger Berufserfahrung,
• praktische Erfahrung im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen von mindestens einem Jahr,
• ein gutes Verständnis von Geschäftsprozessen, digitalen Workflows und organisatorischen Abläufen,
• eine strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise,
• Kommunikationsstärke sowie Freude an Beratung und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen.

Darüber hinaus bringen Sie zusätzlich Anwendungskenntnisse in mindestens zwei der folgenden Bereiche mit:

• Workflow- und Prozessmodellierung,
• Rollen- und Berechtigungskonzepte,
• Schnittstellen und Integrationen,
• Groovy oder vergleichbare Skript- bzw. Programmiersprachen.

Auch wenn Sie nicht alle genannten Anforderungen erfüllen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wichtig sind uns Ihre Motivation, Ihr Lernwille und Ihre Bereitschaft, die digitale Transformation der FernUniversität engagiert mitzugestalten.

Unser Angebot:

• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeofficemöglichkeiten (HO) an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz am Campus Hagen (individuelle HO-Vereinbarungen sind möglich)
• Eine umfassende Einarbeitungsphase, nach der Sie durch abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgaben Ihr fachliches Potenzial weiterentwickeln können
• Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem hoch motivierten, kreativen und wissbegierigenTeam
• Zahlreiche Benefits des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive betriebliche Altersvorsorge (VBL) im Angestelltenverhältnis, 30 Tage Urlaub, eine Jahressonderzahlung und ein auch in Krisenzeiten sicherer Arbeitsplatz
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Kindernotfallbetreuung), wie z.B. die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung

Hinweis zur Besetzung der Stelle Es können ausschließlich Bewerber*innen berücksichtigt werden, die aktuell nicht und bislang nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der FernUniversität in Hagen standen.

Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik:

Die FernUniversität in Hagen fördert die Geschlechtergleichstellung und Chancengerechtigkeit. Entsprechend richtet sich die Ausschreibung ausdrücklich an alle Geschlechter (w/m/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß Landesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Davon unberührt bleiben die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellter Personen, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Die FernUniversität in Hagen fördert die Geschlechtergleichstellung und Chancengerechtigkeit. Entsprechend richtet sich die Ausschreibung ausdrücklich an alle Geschlechter (w/m/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß Landesgleichstellungsgesetz bevorzugt berücksichtigt. Davon unberührt bleiben die Rechte von Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellter Personen, die bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

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Dezernat 3 - Personalentwicklung
Universitätsstraße 47
58097 Hagen