Direktions- und Vorstandssekretär (m/w/d)

Schmitt Engineering; Erlangen; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Übertarifliche Vergütungsstruktur

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeitmodelle

Homeoffice-Möglichkeiten

Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm

Mitarbeiterevents

Job summary

Schmitt Engineering sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung der Direktion, Europa- und Vorstandsebene. Sie koordinieren Termine, erstellen Reports und bereiten Besprechungen vor.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, sehr gute MS 365 Kenntnisse (Excel, Outlook, Word, PowerPoint, Teams) und fließendes Deutsch sowie Englisch. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische, technische oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung im Sekretariat, in der Managementassistenz, Administration, Planung oder Projektkoordination.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, PowerPoint und Microsoft Teams.
• Erfahrung in der Verwaltung und Organisation von Teams-Kanälen und digitalen Arbeitsstrukturen.
• Kenntnisse in Planisware bzw. Planisware Orchestra von Vorteil.
• Kenntnisse in Azure DevOps und Power Automate wünschenswert.
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; idealerweise Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache.

Responsibilities

• Unterstützung der Direktion sowie der Europa- und Vorstandsebene bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Planung und Koordination von Service- und Projekteinsätzen mit Planisware und Excel.
• Steuerung und Nachverfolgung von Terminen, Ressourcen, Aufgaben und Projektaktivitäten.
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Kunden.
• Verwaltung und Pflege von Microsoft-Teams-Kanälen und digitalen Arbeitsbereichen.
• Prüfung, Aufbereitung und Erstellung von Reports, Patchlisten, Newslettern und Präsentationen.
• Unterstützung bei Reporting, Dokumentation und Managementkommunikation.
• Vorbereitung von Besprechungen, Unterlagen und Präsentationen für das Management.
• Koordination und Nachverfolgung von offenen Punkten und organisatorischen Maßnahmen.

Skills

Organisationstalent

Koordinationsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch- und Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische, technische oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Planisware Orchestra

Planisware

Azure DevOps

Power Automate

Microsoft 365

Job description

Als mittelständisches Unternehmen und verlässlicher Partner der Industrie liefert Schmitt Engineering umfassende technische Expertise. Unsere Tätigkeiten erstrecken sich entlang der Prozesskette von der Planung und Projektierung über die Entwicklung und Konstruktion bis hin zur Fertigung, Montage und Inbetriebnahme.

Ist Technik auch Ihre Leidenschaft? Dann werden Sie Teil unseres Teams und entwickeln mit uns die Zukunft.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Direktion sowie der Europa- und Vorstandsebene bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben
• Planung und Koordination von Service- und Projekteinsätzen mit Planisware und Excel
• Steuerung und Nachverfolgung von Terminen, Ressourcen, Aufgaben und Projektaktivitäten
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Kunden
• Verwaltung und Pflege von Microsoft-Teams-Kanälen und digitalen Arbeitsbereichen
• Prüfung, Aufbereitung und Erstellung von Reports, Patchlisten, Newslettern und Präsentationen
• Unterstützung bei Reporting, Dokumentation und Managementkommunikation
• Vorbereitung von Besprechungen, Unterlagen und Präsentationen für das Management
• Koordination und Nachverfolgung von offenen Punkten und organisatorischen Maßnahmen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische, technische oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung im Sekretariat, in der Managementassistenz, Administration, Planung oder Projektkoordination
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, PowerPoint und Microsoft Teams
• Erfahrung in der Verwaltung und Organisation von Teams-Kanälen und digitalen Arbeitsstrukturen
• Erfahrung mit Planisware bzw. Planisware Orchestra von Vorteil
• Kenntnisse in Azure DevOps und Power Automate wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick
• Hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und professionelles Auftreten
• Gute Präsentationsfähigkeiten und zuverlässige und diskrete Persönlichkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; idealerweise Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache

Hinweis:

Wir setzen für diese Position gute Deutschkenntnisse auf mindestens B2-Niveau voraus, da Deutsch unsere Unternehmenssprache ist.

Wir bieten Ihnen folgende Benefits:

• Übertarifliche Vergütungsstruktur, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Möglichkeiten
• Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm
• Mitarbeiterevents
• Über 30 Jahre Know-how und abwechslungsreiche Projekte in Hochtechnologiebranchen