Chief of Staff der Institutsleitung

Fraunhofer Heinrich Hertz Institute HHI; Berlin; Vor Ort; EUR 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung und Leistungen im

flexible Arbeitsgestaltung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Fraunhofer Heinrich-Hertz-Institut HHI in Berlin sucht eine/n Leiter/in einer Stabsstelle, die die Institutsführung unterstützt, Strategie plant und Wandel gestaltet.

Sie arbeiten eng mit der Institutsleitung zusammen, steuern Sitzungen, koordinieren internationale Beziehungen, Messen und Kommunikation sowie Förder- und Politikmonitoring und berichten Kennzahlen an die Leitung.

Qualifikationen

• Promotion (Dr./PhD) in Ingenieurs-, Naturwissenschaften oder Wirtschaftswissenschaften ist Voraussetzung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, Forschungsstrategie oder Beratung.
• Umfassende Kenntnisse des deutschen und europäischen Forschungs- und Innovationssystems.
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Aufgaben

• Strategie- und Forschungsagenda für das Institut mitgestalten und priorisieren.
• Institutsmanagement: Leitungssitzungen vorbereiten, Beschlüsse nachverfolgen und koordinieren.
• Internationale Beziehungen, Delegationen und Besuche planen und orchestrieren.
• Kommunikation, Messen und Sichtbarkeit des Instituts koordinieren.
• Förder- und Politikmonitoring: EU-Programme beobachten und Positionen unterstützen.

Kenntnisse

Exzellente Kommunikationsfähigkeit

Internationale Orientierung

Diskretion und Loyalität

Verhandlungssichere Deutsch/Englisch

Ausbildung

Promotion (Dr./PhD) in Ingenieurwissenschaften, Naturwissenschaften, Informatik, Wirtschaftswissenschaften oder verwandte Disziplin

Jobbeschreibung

Das Fraunhofer Heinrich-Hertz-Institut HHI in Berlin ist eines der weltweit führenden Forschungsinstitute für Photonik, Videocodierung, mobile und optische Kommunikation und angewandte Künstliche Intelligenz. Unsere Forscherinnen und Forscher haben die Videocodierstandards mitentwickelt, die auf Milliarden von Geräten laufen, haben wiederholt Weltrekorde in der optischen Datenübertragung aufgestellt und gestalten 6G, Quantenkommunikation und vertrauenswürdige KI. Wir arbeiten mit den führenden Technologieunternehmen der Welt, mit Regierungen und mit Forschungspartnern auf allen Kontinenten zusammen.

Warum diese Rolle wichtig ist

• Forschungsagenda mitgestalten: Wo ein Weltklasse-Institut seine Talente und Ressourcen einsetzt, wird in Strategieprozessen, Portfolio-Reviews und Positionspapieren entschieden. Sie bereiten diese Prozesse vor, treiben sie voran und übersetzen komplexe, fachübergreifende Forschung in strategische Prioritäten
• Ein Weltklasse-Institut führen: Rund 500 Mitarbeitende und 500 Studierende in acht Forschungsabteilungen sowie ein großes internationales Projektportfolio brauchen eine abgestimmte Führung. Sie übersetzen die Prioritäten der Institutsleitung in koordiniertes Handeln und sorgen dafür, dass Entscheidungen umgesetzt werden
• Internationale Beziehungen: Unsere Partner, Standardisierungsgremien, Kunden und Wettbewerber sind global. Sie sind die Drehscheibe für die internationalen Beziehungen des Instituts, für Delegationen und für die internationale Agenda der Institutsleitung
• Sichtbarkeit auf der Weltbühne: Auf den führenden internationalen Messen und Konferenzen werden aus Forschungsergebnissen Partnerschaften und Aufträge. Sie orchestrieren die Präsenz des Instituts dort und die Kommunikation dahinter.

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Strategie und Forschungsagenda: Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Entwicklung und Überprüfung der Institutsstrategie und des Forschungsportfolios; Sie bereiten Strategieprozesse, Führungsklausuren und Positionspapiere vor; Sie beobachten Technologie-, Markt- und Politiktrends in den Themenfeldern des Instituts und bringen sie in die Führungsrunde ein
• Institutsmanagement und Führungsprozesse: Sie bereiten die Leitungssitzungen des Instituts vor und nach: Tagesordnungen in Abstimmung mit der Institutsleitung, Briefing-Unterlagen und Entscheidungsvorlagen, konsolidierter Input der Abteilungen, Protokolle sowie die systematische Nachverfolgung von Beschlüssen und Maßnahmen bis zum Abschluss. Sie steuern die kritischen kurz- und langfristigen Prioritäten der Institutsleitung, übernehmen Sonderprojekte in deren Auftrag und wirken als Integrator zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitungen und Verwaltung
• Internationale Beziehungen, Besuche und Delegationen: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für die internationalen Beziehungen des Instituts, von Partnerschaftsvereinbarungen und Delegationsreisen bis zur internationalen Agenda der Institutsleitung. Sie planen und orchestrieren hochrangige Besuche von Ministerinnen und Ministern, Abgeordneten, Führungskräften aus der Industrie, internationalen Delegationen und Gremien: Programmgestaltung, Briefings für die Institutsleitung und die präsentierenden Teams, Protokoll und Logistik sowie strukturierte Nachbereitung
• Kommunikation, Messen und Sichtbarkeit: Sie koordinieren die Unternehmenskommunikation des Instituts, die derzeit auf drei Abteilungen verteilt ist, und entwickeln sie zu einer kohärenten Funktion mit gemeinsamem Redaktions- und Veranstaltungskalender, konsistenten Botschaften und einheitlichem Markenauftritt sowie klaren Freigabeprozessen über Presse, Web, Social Media und Publikationen hinweg. Sie koordinieren die Präsenz des Instituts auf führenden internationalen Messen und Konferenzen (zum Beispiel MWC, IBC, NAB, OFC und ECOC), von Standplanung und Botschaften bis zu Auftritten der Institutsleitung und Nachbereitung
• Förder- und Politikmonitoring: Sie beobachten kontinuierlich offene und kommende Förderaufrufe der Bundes- und Landesministerien sowie der EU-Programme und relevante politische Entwicklungen; Sie bewerten deren Relevanz für das Institut, informieren die Abteilungsleitungen strukturiert, verfolgen Fristen und die Beteiligung des Instituts und unterstützen die Positionierung des Instituts gegenüber Ministerien und Förderagenturen
• Daten, Berichtswesen und Faktenbasis: Sie erheben, konsolidieren und prüfen die Kennzahlen des Instituts (Finanzen, Personal, Projekte, Publikationen, Patente, Wirtschaftserträge, KPIs), pflegen die Faktenbasis und das Management-Dashboard des Instituts und erstellen Berichte, Briefings, Sprechzettel und Präsentationen für die Institutsleitung, Gremien, Fördergeber und Partner

Hiermit bringen Sie sich ein

• Abgeschlossene Promotion (Dr. / PhD) in den Ingenieurwissenschaften, Naturwissenschaften, der Informatik, den Wirtschaftswissenschaften oder einer verwandten Disziplin. Die Promotion ist zwingende Voraussetzung: Sie begegnen Forschenden auf Augenhöhe und erfassen komplexe technische Themen schnell
• Mehrjährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, in der Forschungsstrategie, in der Unternehmensberatung, in einem Ministerium oder einer Förderagentur oder in einer vergleichbaren Position an der Schnittstelle von Wissenschaft, Wirtschaft und Politik. Erfahrung in einem internationalen Forschungsumfeld ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse des deutschen und europäischen Forschungs- und Innovationssystems einschließlich der öffentlichen Förderprogramme sowie ein gutes Verständnis der internationalen Wissenschafts- und Technologielandschaft
• Herausragende Organisations- und Projektmanagementfähigkeiten: Sie strukturieren komplexe, parallele Prozesse, bringen viele Beteiligte auf eine Linie und führen Themen zum Abschluss; strategisches Denken verbinden Sie mit sorgfältiger Umsetzung
• Ausgeprägte analytische und Datenkompetenz; sicherer Umgang mit Berichts- und Analysewerkzeugen und die Fähigkeit, heterogene Daten in klare Managementinformationen zu überführen
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit; Erfahrung in Unternehmens-, Wissenschafts- oder politischer Kommunikation, im Messewesen oder im Management großer Veranstaltungen ist ein Plus
• Internationale Orientierung und interkulturelle Kompetenz sowie die Bereitschaft, weltweit zu Partnern, Messen und Konferenzen zu reisen
• Persönliche Qualitäten: Diskretion und Loyalität, politisches Feingefühl, ein souveränes und zugleich dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber hochrangigen Gesprächspartnern sowie die Fähigkeit, unter Zeitdruck zu priorisieren und eigenständig zu handeln
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (jeweils mindestens C1)

Was wir für Sie bereithalten

• Eine Schlüsselrolle im Zentrum eines Weltklasse-Forschungsinstituts mit direkter Berichtslinie an die Institutsleitung und Sichtbarkeit im gesamten Institut und seinem internationalen Netzwerk.
• Echten Einfluss: Sie gestalten die Forschungsagenda mit und prägen, wie das Institut geführt wird, kommuniziert und sich der Welt präsentiert.
• Die Möglichkeit, eine neue Stabsstelle von Grund auf aufzubauen.
• Engen Kontakt zu führenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Technologieunternehmen, Ministerien und internationalen Partnern sowie regelmäßige Teilnahme an großen internationalen Messen und Konferenzen.
• Attraktive Vergütung und Leistungen des öffentlichen Dienstes, flexible Arbeitsgestaltung und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten im Herzen Berlins.

Die Stelle ist zunächst 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist explizit erwünscht.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Fraunhofer-Institut für Nachrichtentechnik, Heinrich-Hertz-Institut HHI

www.hhi.fraunhofer.de

Kennziffer: 85711 Bewerbungsfrist: 31.10.2026