Chefarztsekretärin (m/w/d) für die HNO

Klinikum Mutterhaus der Borromärinnen gGmbH; Trier; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Klinikum Mutterhaus der Borromärinnen gGmbH in Rheinland-Pfalz sucht eine erfahrene Chefarztsekretärin (m/w/d) für die HNO-Abteilung. Die Stelle ist in Voll- oder Teilzeit (mind. 80 %) zu besetzen.

Sie übernehmen die Organisation des Chefarztsekretariats, koordinieren Termine und Besprechungen, begleiten Tumorkonferenzen und bearbeiten Gutachten sowie die Abrechnung. Teamorientierung, Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise sind gefragt.

Qualifications

• Eine MFA oder gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung im medizinischen Sekretariat bzw. Chefarztsekretariat von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und Dokumentationssystemen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Chefarztsekretariats
• Termin-, Besprechungs- und Ablauforganisation
• Begleitung von Tumorkonferenzen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung
• Erstellung und Bearbeitung von Gutachten, Fristen beachten
• Abrechnung der Gutachten
• Bearbeitung der Korrespondenz und eigenständige Erstellung von Schreiben
• Kommunikation mit internen/externen Ansprechpartnern und Patientinnen
• Allgemeine administrative Aufgaben zur Sicherstellung eines reibungslosen Sekretariatsablaufs

Skills

Organisationsstärke

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

MS Office

Education

Medizinische Fachangestellte MFA

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Chefarztsekretärin (m/w/d) für die HNO

Personalmanagement | online seit: 09/09/2026

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn viele Fäden gleichzeitig zusammenlaufen? Sie arbeiten gerne eigenständig, sind gut organisiert und haben Freude an einer verantwortungsvollen Schnittstellenfunktion zwischen ärztlichem Team, Patientinnen und Patienten sowie verschiedenen Fachbereichen?

Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Für unsere Hals-Nasen-Ohrenheilkunde (HNO) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Chefarztsekretärin (m/w/d), die das Sekretariat kompetent organisiert und gleichzeitig anspruchsvolle medizinisch-administrative Aufgaben übernimmt.

Ihre Aufgaben - abwechslungsreich und verantwortungsvoll

• Sie übernehmen die Organisation und Koordination des Chefarztsekretariats und unterstützen die Chefärzte im täglichen Arbeitsablauf.
• Sie koordinieren zuverlässig Termine, Besprechungen und organisatorische Abläufe.
• Sie begleiten die interdisziplinären Tumorkonferenzen und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung sowie die sorgfältige Protokollierung und Dokumentation.
• Sie koordinieren die Erstellung und Bearbeitung von Gutachten, behalten Fristen im Blick und sorgen für eine termingerechte Bearbeitung.
• Sie übernehmen die Abrechnung der Gutachten und stellen eine korrekte und fristgerechte Abwicklung sicher.
• Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Korrespondenz und erstellen eigenständig Schreiben und Dokumente.
• Sie koordinieren die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern sowie mit Patientinnen und Patienten.
• Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass im Sekretariat alles strukturiert und zuverlässig läuft.

Das bringen Sie mit

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA), im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung im medizinischen Sekretariat, Chefarztsekretariat oder in einer vergleichbaren Position.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick.
• Ein sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kommunikations- und Dokumentationssystemen ist für Sie selbstverständlich.
• Sie verfügen über eine sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit und treten freundlich und professionell auf.
• Sie arbeiten sorgfältig und verantwortungsbewusst - insbesondere bei Fristen, Dokumentation und Abrechnung.
• Ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit zeichnet Sie aus.
• Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen und arbeiten gerne in einem interdisziplinären Umfeld.

Das erwartet Sie

• Einen unbefristeten Dienstvertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Voll- oder Teilzeit (min. 80 %)
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit eigenständigen Aufgabenbereichen
• Ein vielseitiges Arbeitsumfeld in der Hals-Nasen-Ohrenheilkunde
• Eine leistungsgerechte Vergütung gem. Vergütungsgruppe 5c nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Caritasverbandes
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Chefärzten und dem Team
• Eine Tätigkeit, bei der Sie Ihre Organisationsstärke und Fachkompetenz aktiv einbringen können
• Ein professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld