Business Operations Assistant (f/m/x) Health Economics

WifOR Institute; Darmstadt; Hybrid; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Forschungsinstitut in Darmstadt sucht eine Unterstützung für die Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft. Die Stelle umfasst die Koordination von Terminen, die Organisation von Meetings und Projektportfoliomanagement. Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in ähnlichen Rollen sowie gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten und ein hybrides Arbeitsmodell sind geboten.

Leistungen

Abwechslungsreiches Aufgabenspektrum

Flexible Arbeitszeiten

Team Events

Qualifikationen

• Mindestens erste Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgaben.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Detailgenauigkeit und gute Prioritätensetzung.

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Koordination von Terminen und Meetings.
• Organisation von Akquise-Tätigkeiten und Kundenmeetings.
• Management des Projektportfolios und Reporting.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke in Deutsch

Kommunikationsstärke in Englisch

Erfahrung mit M365 Produkten

Erfahrung in Assistenzrollen

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftsnahes Studium

Tools

ClickUp

Hubspot

Jobbeschreibung

Über WifOR

Das unabhängige Wirtschaftsforschungsinstitut WifOR ist ein Spin-Off der Technischen Universität Darmstadt. Seit unserer Gründung 2009 übersetzen wir volkswirtschaftliche Analysen in Entscheidungsgrundlagen – in den Bereichen Arbeitsmarkt, Nachhaltigkeit und Gesundheit. Unsere Mission: mithilfe von Studien datenbasierte Lösungen für die Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt zu entwickeln, globale Standards in der Impact-Messung zu setzen und die Bedeutung von Gesundheitsinvestitionen weltweit sichtbar zu machen. Unser Fokus liegt zudem auf der praxisorientierten Wirtschaftsforschung. WifOR beschäftigt über 75 Mitarbeitende in Deutschland und Griechenland.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Abteilungsleitung im operativen Tagesgeschäft – strukturiert, vorausschauend und mit viel Eigenverantwortung
• Du planst und koordinierst Termine, Meetings sowie Geschäftsreisen und behältst dabei stets den Überblick. Auch Besprechungen, Konferenzen und Events organisierst Du mit Liebe zum Detail
• Du unterstützt eigenverantwortlich Akquise-Tätigkeiten: Du organisierst Calls und Kundentermine – inkl. Vor- und Nachbereitung
• Du sorgst in Zusammenarbeit mit unserem Marketing & Communications Team für einen professionellen Außenauftritt der Abteilungsleitung
• Du unterstützt das Management unseres Projektportfolios: Du behältst den Überblick über Projektpläne und Reportings und unterstützt die Leitung bei der Steuerung laufender Vorhaben. Dabei koordinierst Du auch die inhaltliche Vor- und Nachbereitung von SteerCo Meetings bei Kund:innen
• Du erstellst Präsentationen und Unterlagen, die Eindruck machen – präzise und optisch ansprechend
• Du bist die kommunikative Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, Team, Kund:innen und internen Partner:innen (z. B. HR, Accounting, IT) und sorgst für einen reibungslosen, effizienten Informationsfluss

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium und erste Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgaben
• Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen
• Einen sicheren Umgang mit M365 Produkten und digitalen Tools (z. B. ClickUp, Hubspot)
• Organisationstalent mit einem guten Gespür für Prioritäten und ein Auge fürs Detail
• Eine eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum in einem internationalen Umfeld
• Die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten in spannenden und sinnvollen Projekten weiterzuentwickeln
• Kurze Kommunikationswege und Arbeiten auf Augenhöhe in der gesamten Organisation
• Flexible Arbeitszeiten und ein dauerhaftes hybrides Arbeitsmodell bei 38 Stunden/Woche (Vollzeit)
• Sachbezug über HelloBonnie
• Gemeinsame Erlebnisse (Office Lunch, Sommerfest, Team Events…)

Dein Kontakt

Bei Rückfragen zur Stelle steht Dir Selina unter [e-mail] gerne zur Verfügung.

Aus Datenschutzgründen bitten wir davon abzusehen, Bewerbungen per Mail zu schicken. Bitte nutze das Bewerbungsformular auf unserer Webseite.