Bürokaufmann (m/w/d)

Heidelberg University Hospital; Heidelberg; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

TV UK E8

betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Jobticket Deutschlandticket

JobRad

Job summary

Universitätsklinikum Heidelberg sucht eine Assistenz im Datenschutzmanagement (m/w/d) zur Unterstützung des Konzern-Datenschutzbeauftragten. Sie koordinieren administrative Abläufe, dokumentieren DSGVO-Anfragen und sichern eine klare Fallverwaltung.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungs-/kaufmännische Ausbildung, idealerweise Verwaltungserfahrung im Gesundheitswesen, sowie sehr gute Deutschkenntnisse mit. Benefits umfassen TV UK E8, betriebliche Altersvorsorge und Zuschüsse.

Qualifications

• Abgeschlossene Verwaltungs- bzw. kaufmännische Ausbildung als Grundlage.
• Erfahrung in Verwaltung ist von Vorteil, idealerweise im öffentlichen Dienst oder Gesundheitswesen.

Responsibilities

• Koordinieren Sie organisatorische Abläufe innerhalb des Datenschutzteams und unterstützen den Konzern-Datenschutzbeauftragten.
• Bearbeiten und dokumentieren Sie Datenschutzanfragen eigenständig und sorgen für strukturierte Fallverwaltung.
• Überprüfen Sie DSGVO-Anfragen, bereiten Sie Auskunftsersuchen organisatorisch vor.
• Pflegen Sie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und unterstützen dessen Weiterentwicklung.
• Behalten Sie Fristen und Termine im Blick und organisieren Sie die Team-Kommunikation.

Skills

Verwaltungserfahrung

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Professionelles Auftreten

Education

Verwaltungsfachausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.

Sachbearbeitung / Assistenz im Datenschutzmanagement (m/w/d)

Die Stabsstelle des Konzern-Datenschutzbeauftragten ist ein engagiertes Team von Spezialistinnen und Spezialisten, welches das Universitätsklinikum Heidelberg sowie seine vielfältigen Konzerngesellschaften in allen Fragen des Datenschutzes umfassend berät und unterstützt. Aufgrund des weiteren Wachstums des Konzernverbundes und der damit verbundenen neuen Aufgaben suchen wir eine professionelle Verstärkung für unser Team. Als Assistenz im Datenschutzmanagement unterstützen Sie als Teil des Datenschutzteams den Konzern-Datenschutzbeauftragten bei der Wahrnehmung der vielfältigen Aufgaben. Sie übernehmen organisatorische und koordinierende Tätigkeiten, sorgen für eine strukturierte Dokumentation datenschutzrelevanter Prozesse und sind eine wichtige Anlaufstelle für interne Anfragen rund um den Datenschutz.

Job-ID: V000016348

Einsatzgebiet: Vorstand

Einsatzort: Heidelberg

Tätigkeitsbereich: Management / Administration

Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)

Befristung: Unbefristet

Vertrag: TV UK

• Koordinieren Sie organisatorische und administrative Abläufe innerhalb des Datenschutzteams und unterstützen Sie den Konzern-Datenschutzbeauftragten im Tagesgeschäft
• Bearbeiten und dokumentieren Sie Datenschutzanfragen eigenständig und sorgen Sie für eine nachvollziehbare und strukturierte Fallverwaltung
• Prüfen Sie Betroffenenanfragen nach DSGVO, insbesondere Auskunftsersuchen gemäß Art. 15 DSGVO, und bereiten Sie diese organisatorisch vor
• Betreuen und pflegen Sie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und unterstützen Sie bei dessen Weiterentwicklung
• Behalten Sie Fristen, Termine und Wiedervorlagen zuverlässig im Blick und organisieren Sie die Terminplanung des Datenschutzteams
• Steuern Sie den organisatorischen E-Mail-Verkehr über die Datenschutzfunktionspostfächer und fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen
• Pflegen Sie den Datenschutzauftritt im Intranet sowie die zugehörige Dokumentendatenbank und tragen Sie zur transparenten Informationsbereitstellung bei

• Eine abgeschlossene Verwaltungsfachausbildung, kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bildet die Grundlage Ihrer fachlichen Expertise
• Berufserfahrung in der Verwaltung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst, im Gesundheitswesen oder in einer vergleichbaren Organisation, ist von Vorteil
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, zeichnen Sie aus
• Mit organisatorischen und administrativen Prozessen in einem komplexen Arbeitsumfeld gehen Sie sicher und strukturiert um
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift bringen Sie mit; Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Idealerweise verfügen Sie über erste Kenntnisse im Datenschutz und der DSGVO, dies ist jedoch keine Voraussetzung
• Persönlich überzeugen Sie durch Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, eine selbstständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit sowie ein souveränes und professionelles Auftreten

• Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E8 und eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche)
• Nachhaltig unterwegs: mit dem Zuschuss zum Jobticket (Deutschlandticket) und dem JobRad
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: mit Kooperationen zur Kinderbetreuung, einem Zuschuss zur Kinderferienbetreuung sowie Beratungsangeboten für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Gesund und aktiv: vielfältige Gesundheits-, Präventions- u...