Büroassistenz (m/w/d) / Office Assistant

Firstbase; München; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in München sucht eine detailorientierte Büroassistenz für einen Mini-Job (5-7 Std./Woche) bei 13,90 EUR pro Stunde. Die Rolle umfasst Büroverwaltung, Unterstützung des Employee Experience-Teams und Organisation kleiner Büroereignisse. Ideale Kandidaten verfügen über starke organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und eine freundliche, proaktive Einstellung. Präsenz vor Ort jeden Mittwoch ist erforderlich.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Qualifikationen

• Verfügbarkeit für die Präsenzarbeit jeden Mittwoch in München.
• Erfahrung in Bürokoordination oder im Gastgewerbe von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Präsenz vor Ort jeden Mittwoch gewährleisten.
• Verwaltung von Lebensmittel- und Büromaterialbestellungen.
• Unterstützung der Büroveranstaltungen und -einrichtungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Detailgenauigkeit

Freundliche, proaktive Einstellung

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Sichere Online-Tools-Kenntnisse

Tools

Confluence

Google Docs

Jobbeschreibung

Büroassistenz (m/w/d)

(Mini-Job: 5–7 Std./Woche)

Über AppDirect

Werden Sie Teil unserer globalen, digitalen Gemeinschaft und unterstützen Sie die neue Generation digitaler Unternehmer weltweit. AppDirect bietet eine Plattform für Subscription Commerce, mit der sich jedes Produkt über jeden Kanal und auf jedem Gerät als Service verkaufen lässt. Wir betreiben Millionen von Abonnements für Unternehmen auf der ganzen Welt. Dies erreichen wir durch unsere werteorientierte Unternehmenskultur – eine Kultur, die es Ihnen ermöglicht, sichtbar zu sein, authentisch zu bleiben und Ihre beste Arbeit zu leisten.

Über Sie

Bei AppDirect ist es uns ein Anliegen, ein leistungsstarkes und einladendes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich unsere Mitarbeiter befähigt und unterstützt fühlen, um ihr volles Potenzial zu entfalten.

Zur Unterstützung unseres Standortes in München suchen wir eine detailorientierte und proaktive Büroassistenz (Mini-Job: 5–7 Stunden/Woche zu 13,90 EUR pro Stunde) für das Büromanagement und für die Zusammenarbeit mit unserem globalen Employee Experience (EX) Teams .

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Wert auf Ordnung legt, einen sauberen und funktionalen Arbeitsbereich pflegt und Freude daran hat kleine, aber bedeutungsvolle Momente für Teammitglieder und Besucher zu schaffen. Sie können jeden Mittwoch für ein paar Stunden vor Ort in unserem Büro sein , um einen reibungslosen Ablauf im sicherzustellen. Weitereadministrative Aufgaben können flexibel unter der Woche remote erledigt werden. Wir schätzen eine dienstleistungsorientierte Haltung, gute Kommunikationsfähigkeiten und Menschen, die gerne im Hintergrund unterstützen und Verantwortung übernehmen.

Ihre Aufgaben und Ihr Beitrag

• Präsenz vor Ort jeden Mittwoch für 3–4 Stunden, um eine saubere, funktionale und einladende Büroumgebung sicherzustellen;
• Verwaltung von Lebensmittel- und Büromaterialbestellungen etc. (z. B. Rewe), einschließlich Bestandsprüfung;
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Koordination von Lunch & Learns, Town Halls und anderen Büroveranstaltungen;
• Zusammenarbeit mit dem Site Leader und dem EX-Team bei der Organisation von Besuchen des Senior Leadership Teams (SLT), dem Global Day of Service und lokalen Büro Feiern;
• Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden;
• Pflege und Reinigung der Kaffeemaschine, des Kühlschranks, der Pflanzen und des Terrassenbereichs;
• Unterstützung bei der Organisation von Unterlagen wie Rechnungen oder HR-Dokumenten zur digitalen oder physischen Ablage;
• Pflege des EMEA-Intranets mit relevanten Updates;
• Unterstützung bei der Entwicklung oder Identifizierung neuer Partnerschaften für AppCares-Social-Responsibility-Initiativen;
• Administrative Unterstützung für EMEA-Mitarbeiter (z. B. Bearbeitung eingehender Anfragen wie Beschäftigungsnachweise, Urlaubs- oder Sonderurlaubsfragen, Benefits und weitere Anliegen).

Was wir suchen

• Verfügbarkeit für Präsenzarbeit jeden Mittwoch in München (zwingend erforderlich);
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Detailgenauigkeit;
• Freundliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise;
• Sicherer Umgang mit Online-Tools (z. B. Confluence, Google Docs, interne Systeme);
• Erfahrung in Bürokoordination, Verwaltung oder im Gastgewerbe von Vorteil;
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Bei AppDirect sind wir überzeugt, dass Innovation in einem Umfeld entsteht, das Vielfalt in Erfahrung, Perspektiven und Denkweisen vereint. Wir fördern ein inklusives Arbeitsumfeld – unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität – und ermöglichen es unseren Mitarbeitenden, ihre Einzigartigkeit einzubringen und ihr volles Potenzial zu entfalten.

Daher ermutigen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus geschlechts- und sexuell diversen Gemeinschaften sowie von Menschen mit intersektionalen Identitäten.

Bei AppDirect nehmen wir den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Weitere Informationen zur Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern finden Sie in unserer Datenschutzerklärung für Bewerber. Weitere Informationen zu unseren allgemeinen Datenschutzpraktiken finden Sie in der AppDirect-Datenschutzerklärung: https://www.appdirect.com/about/privacy-notice

Office Assistant

(Mini Job: 5-7 hrs/week, m/f/d)

About AppDirect

Become a digital, global citizen and enable the new generation of digital entrepreneurs around the world. AppDirect offers a subscription commerce platform to sell any product, through any channel, on any device - as a service. We power millions of subscriptions worldwide for organizations. We do this by our values-driven culture—one that enables you to Be Seen, Be Yourself, and Do Your Best Work.

About You

At AppDirect, we’re passionate about building a high-performing and welcoming workplace environment where people feel empowered and supported. We’re looking for a detail-oriented and proactive Office Assistant (Mini Job 5 – 7 hours/week at 13.90 EUR per hour) to support the local office operations and the Employee Experience (EX) team in our Munich location.

This role is ideal for someone who enjoys creating order, maintaining a clean and functional workspace, and coordinating small but meaningful experiences for team members and visitors. You’ll be the go-to person every Wednesday onsite to ensure the office is running smoothly and can handle remote administrative tasks flexibly during the week.We value a service mindset, good communication, and someone who takes pride in supporting others behind the scenes.

As Office Assistant, you will support the smooth operation of our office in Munich through a variety of onsite and remote tasks, ensuring that our physical space is always clean, welcoming, and well-organized. You will assist with supply orders, visitor preparation, internal events, paperwork organization, and EX-related initiatives, collaborating closely with the Site Leader and global Employee Experience team.

What you’ll do and how you’ll make an impact:

• Be present onsite every Wednesday, for 3-4 hours, to ensure the office environment is clean, functional, and inviting;
• Manage grocery and office supply orders (Rewe), including inventory checks and online order placement;
• Support the setup and coordination of Lunch & Learns, Town Halls, and office‑based events;
• Partner with the Site Leader and EX Team to assist with events like SLT visits, Global Day of Service, and local office celebrations;
• Welcome and support in‑office guests and customers, ensuring they have a positive experience;
• Keep the coffee machine, fridge, plants, and terrace area clean and well‑maintained;
• Assist in organizing paperwork such as invoices or HR‑related documents for proper digital or physical filing;
• Help maintain the EMEA Confluence space with relevant updates;
• Revamp or identify new partnerships for AppCares social responsibility initiatives;
• Administrative and tier 1 support to employees in EMEA (manage inbound employee inquiries such as employment verifications, PTO/Privilege leave questions, benefits and more).

What we’re looking for

• Availability to work onsite every Wednesday in Munich (mandatory);
• Strong organizational skills and attention to detail;
• A friendly and proactive attitude with a hands‑on approach;
• Comfort working with online tools (e.g. Confluence, Google Docs, internal systems);
• Previous experience in office coordination, hospitality, or administration is a plus;
• Proficiency in English and German.

At AppDirect, we believe that innovation thrives in an environment that houses diversity of excellence, experience and thought. We respect each AppDirector as their own fingerprint; unique with no one alike. We foster an environment of inclusion without regard to race, religion, age, sexual orientation, or gender identity enabling AppDirectors to embrace their uniqueness to do their best work. As such, we strongly encourage applications from Indigenous peoples, racialized people, people with disabilities, people from gender and sexually diverse communities, and/or people with intersectional identities.

At AppDirect we take privacy very seriously. For more information about our use and handling of personal data from job applicants, please read our Candidate Privacy Policy. For more information of our general privacy practices, please see AppDirect Privacy Notice: https://www.appdirect.com/about/privacy-notice

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