Büroassistenz (m/w/d)

FAU Erlangen-Nürnberg; Erlangen; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Universität in Deutschland sucht eine Büroassistenz (m/w/d) in Erlangen. In dieser Rolle sind Sie für allgemeine Sekretariatsaufgaben, Mitarbeit in der Personalverwaltung und Finanzverwaltung verantwortlich. Ideale Kandidaten sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung in der Universitätsverwaltung mitbringen. Fließende Deutschkenntnisse sind unerlässlich. Flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Benefits werden geboten.

Leistungen

Regelmäßiger Stufenanstieg

Flexible Arbeitszeitregelungen

Betriebliche Altersversorgung

Familienfreundliche Umgebung

Qualifikationen

• Berufserfahrung von 2 bis 5 Jahren erforderlich.
• Einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich.
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau).
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1-Niveau).

Aufgaben

• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben.
• Mitarbeit in der Personalverwaltung.
• Finanz- und Haushaltsverwaltung.
• Dienstreisemanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationstalent

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

MS-Office

WordPress

Jobbeschreibung

Ihr Arbeitsplatz

Das Büro für Gender und Diversity ist die zentrale Stelle der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) rund um das Thema Chancengleichheit. Zur Förderung von Chancengleichheit setzt die FAU die Strategien des Gender Mainstreaming, des Diversity Management sowie Strategien zur Gewährleistung der Vereinbarung von Studium, Beruf und Familie ein.

Das Gender Mainstreaming und das Diversity Management sind als Arbeitsbereiche im Büro für Gender und Diversity angesiedelt und auf den Portalen Gender und Diversity abgebildet. Das Büro unterstützt zudem die Frauenbeauftragten der FAU bei der Erfüllung ihrer Aufgaben.

Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
• Betriebliche Altersversorgung über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)

Ihre Aufgaben

• Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Termin- und Raumorganisation, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung im Vergabewesen
• Mitarbeit in der Personalverwaltung, insbesondere bei der Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie studentische Hilfskräfte, Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, u.a. Mittelbewirtschaftung, Haushaltsüberwachung, Abrechnungen und Durchführung von Buchungen mittels HIS‑FSV
• Dienstreisemanagement, beispielsweise Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Tagungsförderung, Gastvorträge etc. im Rahmen der Zielvereinbarungen
• Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung von 2 bis 5 Jahren
• Einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
• Erfahrung im Verwaltungsbereich der Universität und mit universitätsinternen Programmen (HIS‑FSV) wünschenswert
• Kenntnisse der Bayerischen Haushaltsordnung, der Kosten‑ und Leistungsrechnung, des Bayerischen Reisekostengesetzes von Vorteil
• Expertise im Umgang mit WordPress wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS‑Office Programmen (Word, PowerPoint und Excel)
• Bereitschaft zur Arbeit in vielseitigen Aufgabengebieten und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2‑Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B1‑Niveau)
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisations- und Kommunikationstalent, Teamfähigkeit

Die FAU als Arbeitgeber

Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.700 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU.

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Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab?

• Bewerbung über Online‑Bewerbungsverfahren
• Automatische Empfangsbestätigung per Mail
• Sichtung der Bewerbungen durch Beschäftigungsstelle
• Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch
• 2 Optionale Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch vor Ort
• Gibt es ein Match?
• Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
• Beteiligung des Personalrats
• Arbeitsbeginn – Herzlich Willkommen bei der FAU

Anmerkung

Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E‑Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.

Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhobenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.

Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job‑Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.

Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.

Veröffentlichungsdatum: 13.11.2025

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Bewerbungsschluss: 27.11.2025

Titel Büroassistenz (m/w/d) Einstellungstermin 01.02.2026 Ort Friedrich‑Alexander‑Universität

Freyeslebenstraße 1

91058 Erlangen Entgelt TV‑L E 6 Arbeitszeit Voll‑ oder Teilzeit Wochenarbeitszeit TZ: mind. 20,00; VZ: 40,10 Wochenstunden Befristung Befristete Anstellung: bis 31.12.2027 Kontakt Dr. Magda Luthay

E‑Mail: [e-mail]

Telefon: [phone]‑20947