Büroassistenz (m/w/d)

Universitätsklinikum Bonn; Bonn; Vor Ort; EUR 34.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeitmodelle

Homeoffice Möglichkeit

TV-L Vergütung inkl. JahressonderZahl

Betriebliche Altersvorsorge

Kinderbetreuungsangebot

Fort- und Weiterbildung

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Bonn sucht eine Kaufrau/ Einkaufssekretärin für Bürokommunikation zur Organisation des Institutssekretariats im Institut für Hausarztmedizin. Sie unterstützen das Sekretariat, verwalten Korrespondenz, Termine und Budgetübersichten, pflegen Datenbanken und bereiten Besprechungen sowie Events vor.

Sie bringen idealerweise mehrjährige Erfahrung, sichere MS-Office-Kenntnisse und Teamfähigkeit mit.

Qualifikationen

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/mann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen idealerweise über mehrjährige Berufserfahrung.
• Sie beherrschen MS Office sicher und haben Erfahrung mit anwendungsbezogenen Datenbanksystemen.

Aufgaben

• Organisation des Institutssekretariats und organisatorische Unterstützung im Kompetenzzentrum.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z. B. Bestellwesen, Budgetübersicht, Verwaltung von Drittmitteln, Erstellung von Präsentationen.
• Schnittstelle zur Verwaltung und nach Extern
• Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post)
• Terminplanung/Kalenderpflege
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Events
• Mitorganisation und Durchführung von Institutsveranstaltungen
• Abrechnung von Reisekosten, Rechnungen, Auszahlungsanordnungen
• Arbeiten mit Datenbanken, Dateneingabe und Validierung, Pflege der Datenbanken sowie Abfrage-Erstellung

Kenntnisse

MS Office

Datenbanksysteme

Kommunikation

Teamarbeit

Organisation

Führerschein B

Ausbildung

Ausbildung zur Kauffrau/mann für Bürokommunikation

Tools

MS Office Paket

Datenbanksysteme

Jobbeschreibung

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Kauffrau*mann für Bürokommunikation (m/w/d)

Im Institut für Hausarztmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) oder Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2029 mit dem Wunsch auf längerfristige Zusammenarbeit. Das Institut für Hausarztmedizin vertritt das Fach der Allgemeinmedizin in Lehre, Forschung und Weiterbildung. Das Institut fungiert als Sprecher des Kompetenzzentrums Weiterbildung Allgemeinmedizin Nordrhein (KWNO). Das KWNO ist eine Personalqualifizierungsmaßnahme für erfahrene und angehende Hausärzt*innen und unterstützt die Zielgruppe durch Seminare und interaktive Trainings. Der Sekretariats- und Organisationsbereich des Instituts mit mehreren Mitarbeitern*innen unterstützt die administrativen Prozesse im KWNO.

Ihre Aufgaben

• Organisation des Institutssekretariats und organisatorische Unterstützung im Kompetenzzentrum
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z. B. Bestellwesen, Budgetübersicht, Verwaltung von Drittmitteln, Erstellen und von Präsentationen und Vorträgen
• Schnittstelle zur Verwaltung und nach Extern
• Erledigung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post)
• Terminplanung/ Kalenderpflege
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Events
• Mitorganisation und -durchführung von Institutsveranstaltungen, auch Lehrveranstaltungen (intern/extern; Präsenz/ Zoom)
• Abrechnung von Reisekosten, Rechnungen, (Auszahlungsanordnungen)
• Arbeiten mit Datenbanken (Dateneingabe und Validierung, sorgfältige Pflege der Datenbanken sowie Erstellung von Abfragen und Aufbereitung der Ergebnisse etc.)

Ihr Profil

• Sie haben eine Ausbildung zum/zur Kauffrau*mann für Bürokommunikation, Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Eventmanagement oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen
• Sie verfügen idealerweise über einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung
• Sie beherrschen den Umgang mit dem MS Office Paket sicher und haben Erfahrung mit anwendungsbezogenen Datenbanksystemen
• Sie pflegen einen freundlichen, verbindlichen und sicheren Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt
• Sie arbeiten sorgfältig, ziel- und teamorientiert und bringen eigene Lösungsvorschläge ein
• Eine schnelle Auffassungsgabe, Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Führerschein Klasse B (vormals Klasse 3)

Wir Bieten

• Flexible Arbeitszeitgestaltung: flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und Homeoffice Möglichkeit
• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

Frau Univ.-Prof. Dr. Birgitta Weltermann, MPH(USA)

Institut für Hausarztmedizin

Venusberg Campus 1

53127 Bonn

0228 287-11156

E-Mail: [e-mail]

www.ukbonn.de