Büroangestellte*r im Institutssekretariat

Universität Münster; Münster; Vor Ort; EUR 20.000 - 28.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Jahressonderzahlung

Flexibles Arbeiten – auch von Zuhause

Zusammenfassung

Universität Münster sucht eine Büroangestellte/ -r im Institutssekretariat in Teilzeit (50 %) zur unbefristeten Besetzung. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt aktuell 19 Stunden 55 Minuten pro Woche; Eingruppierung bis Entgeltgruppe 8 TV-L.

Sie unterstützen die Geschäftsführung, verwalten Haushalts- und Drittmittel und betreuen Personal- und Drittmittelprojekte. Zudem gehören Beschaffung, Reiseorganisation und die Koordination von Lehrveranstaltungen zu Ihren Aufgaben.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Sekretariatsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); SAP wünschenswert, Bereitschaft zur Einarbeitung in diverse Programme.
• Selbstständigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Organisations- und Kommunikationsstärke.
• Freude am Umgang mit Mitarbeitenden und Studierenden der Rechtswissenschaftlichen Fakultät.

Aufgaben

• Mitarbeit bei den Aufgaben der Geschäftsführung.
• Verwaltung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln.
• Betreuung und Pflege von Drittmittelprojekten sowie Personalangelegenheiten.
• Durchführung von Bestellungen unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien.
• Personalverwaltung wie Verträge, Urlaubs- und Krankmeldungen.
• Unterstützung bei Reiseplanungen, Exkursionen und Gästebetreuung.
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben wie Post, Aktenführung, Terminkoordination und interne/externe Korrespondenz.
• Koordination von Lehrveranstaltungen und Prüfungskorganisation für vier Lehrstühle.
• Elektronische Verwaltung von Lehrangeboten sowie prüfungsrelevanten Leistungen der Studierenden (QISPOS, HISLSF).

Kenntnisse

MS Office

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Sekretariatsbereich

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Büroangestellte*r im Institutssekretariat

Büroangestellte*r im Institutssekretariat

Büroangestellte*r im Institutssekretariat

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Büroangestellte*r im Institutssekretariat

Veröffentlichungsdatum: Vor 3 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Wissen schaffen. Sinnvolles tun. Zukunft mitgestalten. Dafür steht die Universität Münster - eine der forschungsstärksten Hochschulen Deutschlands und eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Über 7.000 Beschäftigte engagieren sich täglich für internationale Spitzenforschung und exzellente Lehre. Was uns verbindet ist mehr als ein Arbeitsplatz: Es ist der Anspruch, gemeinsam etwas zu bewirken - regional und international. Vielfalt, Offenheit und Freiraum für eigene Ideen prägen unseren Alltag. Werden Sie Teil unseres Teams in Wissenschaft, Technik, Handwerk oder Verwaltung.

Am Institut für Rechtsgeschichte der Universität Münster ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle (50 %) als

Büroangestellte*r im Institutssekretariat

unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt dafür zurzeit 19 Stunden 55 Minuten wöchentlich. Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 TV-L.

Ihre Aufgaben:

• Mitarbeit bei den Aufgaben der Geschäftsführung
• Verwaltung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln
• Betreuung und Pflege von Drittmittelprojekten und Bearbeitung der damit zusammenhängenden Personalangelegenheiten, Drittmittelanforderungen, Verwendungsnachweise
• Durchführung von Bestellungen unter Beachtung der Beschaffungsrichtlinien
• Personalverwaltung wie Verträge, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Erledigung aller Arbeiten im Zusammenhang mit Dienstreisen, Exkursionen und der Betreuung von Gästen
• klassische Büro- und Sekretariatsaufgaben wie selbstständige Postbearbeitung, Aktenführung, Koordination von Terminen, universitätsinterne, nationale und internationale Korrespondenz
• Koordination von Lehrveranstaltungen sowie Unterstützung bei der Prüfungsorganisation für vier Lehrstühle
• elektronische Verwaltung des Lehrangebots sowie der prüfungsrelevanten Leistungen der Studierenden u. a. mit QISPOS und HISLSF

Unsere Erwartungen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Sekretariatsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation wird vorausgesetzt.
• sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); SAP wünschenswert, Bereitschaft zur Einarbeitung in diverse Programme
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert
• Selbstständigkeit in Arbeitsprozessen, Flexibilität und Belastbarkeit
• Organisations- und Kommunikationsstärke sowie Freude am Umgang mit Mitarbeitenden und Studierenden der Rechtswissenschaftlichen Fakultät
• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt – das sind Werte, die uns wichtig sind.
• Mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen ermöglichen wir Ihnen flexibles Arbeiten – auch von Zuhause aus.
• Ob Pflege oder Kinderbetreuung - unserServicebüro Familie bietet Ihnen konkrete Unterstützungsangebote, damit Sie Privates und Berufliches unter einen Hut bekommen.
• Ihre individuelle, passgenaueFort- und Weiterbildung ist uns als Bildungseinrichtung nicht nur wichtig, sondern eine Herzensangelegenheit.
• Sie profitieren von zahlreichen Benefits des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL ), einerJahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist.
• Einblicke in unseren Arbeitsalltag sehen Sie in diesemVideo .

Die Universität Münster setzt sich fürChancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

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Unternehmensdarstellung: Universität Münster

Universität Münster

43.000 Studierende, 8.000 Beschäftigte in Lehre, Forschung und Verwaltung, die gemeinsam Zukunftsperspektiven gestalten – das ist die Westfälische Wilhelms-Universität (WWU). Eingebettet in die Atmosphäre der Stadt Münster mit ihrer hohen Lebensqualität zieht sie mit ihrem vielfältigen Forschungsprofil und attraktiven Lehrangeboten Studierende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus dem In- und Ausland an.

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