Büro- und Projektassistenz (m/w/d)

Itechgenius; Markdorf; Remote; EUR 33,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

MacBook

iPhone

Mobilfunkvertrag

Rabatte auf Marken

Dienstrad-Leasing

Seminare & Schulungen

Apple-Schulungen

Job summary

Itechgenius in Markdorf sucht eine engagierte Büro- und Organisationspersönlichkeit, die Angebote vorbereitet, Bestellungen auslöst und Belege effizient bearbeitet. Sie steuern Online-Marketing-Kampagnen und unterstützen den Inhaber in der Planung und Kundenkommunikation.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Büroerfahrung mit, handeln kommunikationsstark auf Deutsch und arbeiten strukturiert, akkurat und diskret.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder mehrere Jahre vergleichbare Büroerfahrung.
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, Niveau C2.
• Gepflegtes, höfliches Auftreten und verbindliche Umgangsformen.
• Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise, auch bei mehreren Aufgaben.
• Diskretion bei Einblick in sensible Informationen.
• Grundwissen im Umgang mit KI-Werkzeugen und Daten-Sichtbarkeit.
• Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft zu Messen und Veranstaltungen.
• Grundkenntnisse mit macOS, CRM oder Buchhaltungssoftware sind wünschenswert.

Responsibilities

• Angebot bis Rechnung: Angebote vorbereiten, Aufträge anlegen, Rechnungen erstellen.
• Beschaffung: Bestellungen, Liefertermine und Wareneingang überwachen.
• Kalender und Termine des Inhabers koordinieren und vorbereiten.
• Erstkontakt: Anrufe und E-Mails entgegennehmen und weiterleiten.
• Belege erfassen, Kasse und Bank abstimmen, Schnittstelle zur Steuerkanzlei.
• Online-Marketing: Anzeigen bei Google, Meta und LinkedIn steuern und Zahlen erfassen.
• Zielkundenlisten aufbereiten und an Vertrieb übergeben.
• Förderanträge vorbereiten und BAFA-gelisteter Berater unterstützen.

Skills

Deutsch verhandlungssicher

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Kundenorientierung

Verlässlichkeit

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MacOS

CRM

Buchhaltungssoftware

KI-Werkzeuge

Job description

Wir suchen die Person, die alles zusammenhält, was nicht Vertrieb oder Technik ist. Sie bereiten Angebote vor, lösen Bestellungen aus, führen die Belege, steuern unsere Anzeigen und halten dem Inhaber den Rücken frei, damit er beraten und verkaufen kann. Technisches Vorwissen brauchen Sie nicht, Sorgfalt und Organisationstalent schon.

Ihre Aufgaben:

• Angebot bis Rechnung: Angebote vorbereiten, Aufträge anlegen, Rechnungen stellen, Zahlungseingänge im Blick behalten
• Beschaffung: Bestellungen bei Distributoren auslösen, Liefertermine verfolgen, Wareneingang prüfen
• Den Inhaber managen: Kalender führen, Termine vor- und nachbereiten, offene Zusagen nachhalten, Reisen planen
• Erstkontakt: Anrufe und E-Mails annehmen, Anliegen aufnehmen, weiterleiten oder selbst erledigen
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege erfassen, Kasse und Bank abstimmen, Schnittstelle zur Steuerkanzlei
• Online-Marketing, operativ: unsere Anzeigen bei Google, Meta und LinkedIn aussteuern und die Zahlen dazu erfassen
• Zielkundenlisten aufbereiten und dem Vertrieb übergeben
• Förderanträge vorbereiten und begleiten, wir sind BAFA-gelisteter Berater

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder mehrere Jahre vergleichbare Büroerfahrung
• Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, Niveau C2: Ihre Kundenkorrespondenz geht ohne Gegenlesen raus
• Ein gepflegtes, höfliches Auftreten und verbindliche Umgangsformen: Sie sind für viele Kunden die erste Stimme und auf Messen das erste Gesicht unseres Hauses
• Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise, auch wenn drei Dinge gleichzeitig laufen
• Diskretion: Sie bekommen Einblick in Praxen und Kanzleien, für die das Berufsgeheimnis gilt
• Grundwissen im Umgang mit KI-Werkzeugen: Aufgabe sauber formulieren, Ergebnis prüfen statt übernehmen, wissen welche Daten dort nichts zu suchen haben
• Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft, vor allem zu Messen, Hersteller- und Netzwerkveranstaltungen, wo Sie den organisatorischen Teil übernehmen. Zu Kunden fahren Sie selten und dann zu den größeren; bei technischen Serviceterminen sind Sie nicht dabei
• Schön, aber kein Muss: macOS, ein CRM, eine Buchhaltungssoftware, erste Berührung mit Anzeigenschaltung

Was wir bieten:

• 3.000 bis 3.150 € brutto im Monat bei 40 Stunden, je nach Erfahrung
• MacBook, iPhone und Mobilfunkvertrag: die Arbeitsmittel stellen wir vollständig, und Sie dürfen sie privat nutzen. Kein zweites Gerät, kein zweiter Vertrag
• Mitarbeiter-Vorteilsportal mit Einkaufsrabatten bei vielen bekannten Marken
• Personalkonditionen auf unser eigenes Sortiment, bei Apple-Hardware ein spürbarer Unterschied
• Dienstrad-Leasing auf Wunsch: Sie fahren ein Rad Ihrer Wahl deutlich günstiger als beim Privatkauf
• Externe Kommunikations- und Verkaufsseminare gleich zum Einstieg
• Hersteller- und Apple-Schulungen während der Arbeitszeit
• Kurze Wege: Sie berichten direkt an den Inhaber, ohne Zwischenschritt

Wohin die Stelle wächst: Die Stelle wächst mit. Am Anfang machen Sie vieles selbst. Später verantworten Sie, was andere ausführen: die Buchhaltung wandert zur Steuerkanzlei, Sie steuern und prüfen und werden zur rechten Hand der Geschäftsführung. Gehalt und Verantwortung wachsen gemeinsam. Wie die Stufen aussehen, sagen wir Ihnen im Gespräch offen und mit Zahlen.

Ehrlich vorab: Kein Homeoffice: wir arbeiten in Markdorf und beim Kunden. Kein Vertrieb und keine Personalverantwortung: beides gehört dauerhaft nicht zu dieser Stelle. Wenn Sie das suchen, sagen wir es lieber jetzt als nach der Probezeit.