Bereichsassistenz

Öko-Institut Consult GmbH; Freiburg im Breisgau; Vor Ort; EUR 21.000 - 32.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiles Arbeiten

Weihnachtsgeld

Soziale Leistungen

Familienfreundliche Angebote

Zusammenfassung

Öko-Institut Consult GmbH am Standort Freiburg sucht eine Bereichsassistenz (m/w/d) in Teilzeit (16 bis 20 Wochenstunden). Sie unterstützen das Support-Team der Abteilung Produkte & Stoffströme bei der Organisation des Tagesgeschäfts durch administrative, organisatorische und konzeptionelle Tätigkeiten.

Zu den Aufgaben gehören die Koordination von Projektunterlagen, Aufbereitung von Informationen, Zuarbeit zur Bereichskoordination, Lektorat, Erstellung von Präsentationen und Auswertungen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Word/Excel und Organisation von Terminen/Meetings.

Aufgaben

• Unterstützung des Support-Teams der Abteilung Produkte & Stoffströme bei der Organisation des Tagesgeschäfts
• Zusammenstellung administrativer Projektunterlagen (Lebensläufe, Referenzen, Formulare)
• Informationsaufbereitung und Pflege bereichsspezifischer Projektdaten, Veröffentlichung z.B. auf der Institutswebseite
• Unterstützung der Bereichs- oder Projektkoordination
• Lektorat und Literaturverwaltung bei Studien/Projektberichten
• Vorbereitung von Präsentationen, Umfragen, Statistiken, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen
• Integration von KI zur Optimierung von Prozessen und Vorlagen

Kenntnisse

MS Office

Terminorganisation

Kommunikation Deutsch/Englisch

Eigenständige Arbeitsweise

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Berufsakademie

Fachwirt*in

Tools

Citavi

LimeSurvey

Sprachmodelle

Jobbeschreibung

Für den Institutsbereich Produkte & Stoffströme suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg Verstärkung als Bereichsassistenz (m/w/d) in Teilzeit (16 bis 20 Wochenstunden).

Schwerpunkte Ihrer Arbeit

Sie unterstützen in einem Support-Team die Wissenschaftler*innen des Bereichs Produkte & Stoffströme bei der Organisation eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschäft durch administrative, organisatorische und konzeptionelle Tätigkeiten.

Zu Ihren Aufgaben gehören

• Selbständige Koordination und Zusammenstellung von administrativen Teilen von Projektangeboten, z.B. Lebensläufe, Referenzen und Formalunterlagen, mit institutseigenen Software-Lösungen.
• Informationsaufbereitung und -pflege zu bereichsspezifischen Projekten für die Veröffentlichung beispielsweise auf der Webseite des Öko-Instituts.
• Zuarbeit zur Bereichs- oder Projektkoordination.
• Lektorat inklusive Literaturverwaltung bei Studien und Projektberichten der Wissenschaftler*innen des Forschungsbereichs.
• Eigenständige Vorbereitung von Präsentationen, Umfragen, Statistiken, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen sowie Koordination und Organisation von Terminen.
• Selbständige Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
• Integration von KI zur Optimierung von Prozessabläufen, Vorlagen und Dokumentationen.

Ihr Profil

• Eine die Aufgaben entsprechende Qualifikation (etwa Berufsakademie, Fachwirt*in oder eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung) und Berufserfahrung im oben angegeben Aufgabenspektrum.
• Ihre Arbeitsweise ist in hohem Maß eigenständig, strukturiert und zuverlässig und Sie besitzen einen hohen Anspruch an Ihr eigenes Qualitätsmanagement.
• Sie sind versiert in der MS Office-Umgebung (insbesondere MS Word und MS Excel) und in der Organisation von Terminen und Meetings (v.a. MS-Teams).
• Sie besitzen Erfahrungen bzw. die Bereitschaft, sich in neue Tools (bspw. Citavi, LimeSurvey, Sprachmodelle) und in die institutseigenen Software-Lösungen einzuarbeiten.
• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift sowie ein freundliches und aufgeschlossenes Auftreten.
• Bei parallelen Aufgaben bewahren Sie gut den Überblick und wissen diese sinnvoll zu priorisieren.

Unser Angebot

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten, professionellen Team, das an vielfältigen nationalen und internationalen Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen arbeitet. Wir setzen uns für Vielfalt und Gleichberechtigung ein und bemühen uns um ein integratives Arbeitsumfeld und Diversität. Die Bezahlung erfolgt nach Haustarif inkl. Weihnachtsgeld, ergänzt durch weitere soziale Leistungen und familienfreundliche Unterstützungsangebote. Mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Ihr Arbeitsvertrag ist zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Entfristung wird angestrebt.