Assistenzkraft (m/w/d)

Der Kreisausschuss des Odenwaldkreises; Erbach; On-site; EUR 12,000 - 15,000; Part time

Benefits offered by this job

Tarifvertraglich geregelter Arbeits­be

TVöD Entgeltgruppe 6 (Jahresbrutto)

30 Tage Urlaub pro Jahr

Deutschlandticket (Job-Ticket)

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Der Odenwaldkreis sucht eine Assistenzkraft (m/w/d) im Jugendamt in Teilzeit (15 Wochenstunden) in der Abteilung Zentrale Dienste. Die Tätigkeit umfasst Postbearbeitung, Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger sowie administrative Unterstützung der Teams.

Es wird eine abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung gefordert. Es erwarten Sie eine tarifvertragliche Anstellung, 30 Urlaubstage und vielfältige Weiterbildungsangebote.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bürgerkontakt.
• Service- und Kundenorientierung, sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Bearbeitung des Posteingangs/ Postausgangs des Jugendamtes inkl. Ablage in Dokuneo.
• Allgemeine Auskünfte per Telefon, E-Mail und persönlich zu Aufgaben des Jugendamtes geben.
• Unterstützung der Teams bei administrativen Aufgaben (Ausgabe/Versand von Anträgen, Listenpflege, Abfragen bei Einwohnermeldeämtern).
• Vorbereitung von Zahlungsanweisungen im RWF, Versand von Gerichtsakten.
• Besucherlenkung während der Öffnungszeiten und Weiterleitung zu zuständigen Ansprechpersonen.
• Koordination von Terminen und Vorbereitung von Sitzungen.
• Anlegen von Grunddaten in Fachsoftwareprogrammen des Jugendamtes.
• Materialverwaltung und Bestellwesen des Jugendamtes.
• Akteneinsicht überwachen und Archivierungsarbeiten durchführen.

Skills

Kundenorientierung

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Organisationstalent

MS Office

Digitale Medien

Digitalisierung

Flexibilität

Belastbarkeit

Kommunikation

Education

Ausbildung in öffentlicher Verwaltung

kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung

Tools

Dokuneo

MS Office

Job description

Der Odenwaldkreis, mit ca. 95.000 Einwohnerinnen und Einwohner inmitten der beiden Metropolregionen Rhein-Main und Rhein-Neckar im südlichen Hessen gelegen, hat eine ausgesprochen hohe Lebensqualität. Die reizvolle Mittelgebirgsregion mit ihren zwölf Städten und Gemeinden bietet sowohl ein attraktives Wohnumfeld als auch viel Raum für verschiedenste naturnahe Aktivitäten.

Die Verwaltung des Odenwaldkreises versteht sich als moderner Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger jeden Alters, deren Anliegen von einem qualifizierten Personal freundlich und kompetent bearbeitet werden.

Sie sind engagiert, serviceorientiert und möchten in einem abwechslungsreichen Verwaltungsumfeld arbeiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Sie erwartet ein vielseitiges Aufgabenfeld, in dem Sie die zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger darstellen, administrative Abläufe unterstützen und das Team aktiv entlasten. Wenn Sie also Freude am Umgang mit Menschen haben, sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise auszeichnen und eine serviceorientierte Denkweise mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Im Jugendamt des Odenwaldkreises ist in der Abteilung Zentrale Dienste im Servicebereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle als Assistenzkraft (m/w/d) (EG 6 TVöD) (Befristet, Teilzeit) mit 15 Wochenstunden zu besetzen, die flexibel während der Öffnungszeiten des Jugendamtes abgeleistet werden müssen. Die Öffnungszeiten sind von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 12:00 Uhr sowie zusätzlich montags bis mittwochs von 13:30 bis 16:00 Uhr und donnerstags von 13:30 bis 17:30 Uhr.

Wir bieten:

• Sicherheit und Planbarkeit durch einen tarifvertraglich geregelten Arbeitsplatz.
• Eine transparente Vergütung in der Entgeltgruppe 6 TVöD (Jahresbruttoeinkommen bei Vollzeit bis ca. 50.000 €).
• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit.
• Zeit zur Erholung mit einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr.
• Nachhaltige und alternative Lösungen mit einem kostengünstigen Deutschlandticket als Job-Ticket.
• Viele Entwicklungsmöglichkeiten: Nutzen Sie unsere vielfältigen Weiterbildungsangebote und persönlichen Entwicklungschancen.
• Einen wichtigen Baustein für Ihre Versorgung im Alter mit einer attraktiven, überwiegend arbeitgeberfinanzierten, betrieblichen Altersvorsorge („Betriebsrente“) bei der Zusatzversorgungskasse in Darmstadt – ZVK.
• Ein breites Angebot gesundheitsfördernder Möglichkeiten (u.a. Betriebssportgemeinschaft, vergünstigte Angebote in der Region, etc.).

Aufgabenschwerpunkte

• Sie sind für die Abwicklung des digitalen und analogen Postein- und Postausgangs des gesamten Jugendamtes sowie für die entsprechende Ablage der Dokumente in Dokuneo zuständig.
• Sie erteilen allgemeine Auskünfte per Telefon, E-Mail und im persönlichen Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern im Servicebereich zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Jugendamtes sowie angrenzender Bereiche.
• Sie unterstützen die einzelnen Teams des Jugendamtes bei administrativen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere die persönliche Ausgabe und der Versand von Anträgen, die Pflege von Listen, das Einholen von Auskünften bei Einwohnermeldeämtern, die Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, die Pflege des Behördenpostfachs, das Verfassen von Serienbriefen und Anschreiben, die Vorbereitung von Zahlungsanweisungen im RWF sowie der Versand von Gerichtsakten.
• Sie übernehmen während der Öffnungszeiten des Jugendamtes die Besucherlenkung und sorgen für eine gezielte Weiterleitung der Bürgerinnen und Bürger an die zuständigen Ansprechpersonen.
• Sie koordinieren Termine und unterstützen die Vorbereitung von Sitzungen für die verschiedenen Abteilungen des Jugendamtes.
• Sie legen die erforderlichen Grunddaten in den jeweiligen Fachsoftwareprogrammen des Jugendamtes an.
• Sie sind für die Materialverwaltung und das Bestellwesen des Jugendamtes zuständig.
• Sie beaufsichtigen Akteneinsichtsverfahren im Jugendamt.
• Sie führen Archivierungsarbeiten durch und unterstützen damit eine strukturierte und ordnungsgemäße Aktenverwaltung.

Ihr Profil ist:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung in einem Verwaltungsberuf, alternativ eine Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, verbunden mit mehrjährigen beruflichen Erfahrungen mit Bürgerinnen und Bürger (sowohl persönlich als auch telefonisch) in einer vergleichbaren Funktion.

Ferner können Sie uns überzeugen mit:

• Sie verfügen über ein hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung.
• Sie besitzen eine einwandfreie Ausdrucksweise in Wort und Schrift.
• Sie bringen eine hohe Kooperationsbereitschaft und eine ausgeprägte Teamorientierung mit.
• Sie zeichnen sich aus durch eine selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent.
• Sie besitzen gute EDV-Kenntnisse (MS Office), einen sicheren Umgang mit digitalen Medien sowie Aufgeschlossenheit gegenüber Digitalisierungsprozessen.
• Sie zeichnen sich aus durch Flexibilität und Belastbarkeit.

Der Odenwaldkreis steht für Vielfalt und Chancengleichheit und freut sich über Bewerbungen von allen Interessierten. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Für weitere fachliche Informationen stehen Frau Krämer, Abteilung Zentrale Dienste des Jugendamtes (Tel.: 06062 - 6014 1413), oder für personalrechtliche Fragen Frau Stephan, Leiterin des Personalamtes (Tel.: [phone]), gerne zur Verfügung.