Assistenz Projektleitung Teil- oder Vollzeit (m/w/d)

SERVICE-REISEN Heyne GmbH & Co. KG; Gießen; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Vertrag

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Kostenloses Firmenparkplatz

Firmenbenefits

Zusammenfassung

SERVICE-REISEN Heyne GmbH & Co. KG sucht eine Assistenz der Projektleitung (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit zur operativen, organisatorischen und administrativen Unterstützung.

Sie arbeiten eng mit Projektleitung, Fachbereichen, PMO, IT und externen Partnern zusammen und sorgen für strukturierte Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung. Zu Ihren Aufgaben gehören das Erstellen von Projektplänen, Statusberichten und Protokollen sowie die Pflege von Tentativen, Listen und Dashboards.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Tourismusmanagement oder Projektmanagement.
• Zeitliche Verfügbarkeit von mindestens 20 Stunden/Woche (Teilzeit) bzw. auch Vollzeit möglich.
• Belege über Grundkenntnisse im Projektmanagement und im Umgang mit Confluence/Jira.
• Hohes Interesse an Digitalisierung und modernen Technologien.
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise und strukturierte Dokumentation.

Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung bei der täglichen Organisation und Koordination laufender Projekte.
• Vorbereitung und Pflege von Projektplänen, Aufgabenlisten, Meilensteinen und Terminübersichten.
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten.
• Koordination von Terminen mit internen Bereichen und externen Partnern.
• Pflege von Projektinformationen und Statusübersichten.
• Unterstützung bei Protokollen, Präsentationen und Berichten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamkoordination

Aufgabenverfolgung

Ausbildung

Betriebswirtschaftliche Ausbildung

Tools

Confluence/Jira

MS Office

Projektmanagement-Tools

Jobbeschreibung

Assistenz Projektleitung Teil- oder Vollzeit (m/w/d)

Reisen möglich machen mit Herz und Verstand - Willkommen bei SERVICE-REISEN!

Als familiengeführtes Unternehmen mit über 50 Jahren Erfahrung verbinden wir Menschen durch Reisen und Schaffen gemeinsame Erinnerungen auf der ganzen Welt - dieses Miteinander leben wir gerne im Arbeitsalltag. Mit rund 170 Mitarbeitenden zählen wir zu den größten Dienstleistern im europäischen Paketreisebereich und machen Gruppenreisen für unsere B2B-Kunden so einfach wie möglich. Zur Unterstützung unserer IT-Projektleitung suchen wir eine engagierte Assistenz Projektleitung (m/w/d), die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass IT-Projekte strukturiert vorbereitet, dokumentiert und nachverfolgt werden. Sie arbeiten eng mit der Projektleitung sowie mit verschiedenen Fachbereichen, dem PMO, der IT und externen Partnern zusammen und übernehmen einen wichtigen Teil der täglichen Projektorganisation.

Ihre Aufgaben

Operative Projektunterstützung

• Unterstützung der Projektleitung bei der täglichen Organisation und Koordination laufender Projekte
• Vorbereitung und Pflege von Projektplänen, Aufgabenlisten, Meilensteinen und Terminübersichten
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten
• Abstimmung von Terminen und Aktivitäten mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern
• Unterstützung bei der Koordination mehrerer paralleler Projekte und Arbeitspakete
• Pflege und Aktualisierung von Projektinformationen und Statusübersichten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Projektabschlüssen und Lessons-Learned-Terminen

Dokumentation & Administration

• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen
• Dokumentation von Meetings, Workshops, Entscheidungen und offenen Punkten
• Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen
• Strukturierte Ablage und Pflege projektbezogener Dokumente
• Vorbereitung von Präsentationen, Statusberichten und Entscheidungsunterlagen
• Pflege von Projektlisten, Übersichten und administrativen Unterlagen
• Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen, Anforderungen und Änderungen

Meetings & Kommunikation

• Organisation und Vorbereitung von Projektmeetings, Workshops und Abstimmungsterminen
• Erstellung und Abstimmung von Agenden
• Protokollierung von Ergebnissen, Entscheidungen und Aufgaben
• Nachbereitung von Meetings und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Kommunikation mit internen Ansprechpartnern, Dienstleistern und externen Partnern
• Sicherstellung, dass relevante Projektinformationen den beteiligten Personen rechtzeitig zur Verfügung stehen

Projektcontrolling & Reporting

• Unterstützung bei der Erfassung und Aktualisierung des Projektstatus
• Pflege von Termin-, Ressourcen- und Budgetübersichten
• Unterstützung bei der Erstellung regelmäßiger Statusberichte
• Zusammenstellung relevanter Informationen für die Projektleitung und das Management
• Dokumentation und Nachverfolgung von Risiken, Abhängigkeiten und offenen Entscheidungen
• Unterstützung bei der Pflege von Projekt-KPIs und Projekt-Dashboards

Prozesse & Digitalisierung

• Unterstützung bei der Aufnahme und Dokumentation bestehender Geschäftsprozesse
• Pflege von Prozessbeschreibungen und Arbeitsabläufen
• Unterstützung bei Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekten
• Mitarbeit bei der Einführung neuer Systeme, Tools und Arbeitsweisen
• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Tests, Abnahmen und Rollouts
• Offenheit für moderne Technologien und den praktischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von Projekt- und Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation, z. B. in den Bereichen Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Tourismusmanagement, Projektmanagement oder vergleichbar.

• Zeitliche Verfügbarkeit von mindestens 20 Stunden/Woche (Teilzeit), Vollzeit ist ebenfalls möglich.
• Interesse und Verständnis für die Arbeitsweise von KI-Tools und Erfahrung im Umgang mit KI-Tools
• Mindestens belegbare Grunderfahrungen im Projektmanagement und im Umgang mit Projektmanagement-Tools Confluence/Jira
• Hohes Interesse an Digitalisierung und modernen Technologien
• Sehr gutes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sehr sorgfältige und zuverlässige Dokumentation
• Fähigkeit, Termine, Aufgaben und offene Punkte konsequent nachzuverfolgen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie digitalen Projekt- und Kollaborationstools
• Gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und organisatorische Abläufe
• Gute analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit internen und vertraulichen Informationen
• Berufserfahrung in der Tourismus- oder Reisebranche wäre ein großer Vorteil, da Sie dadurch unsere Prozesse und die Zusammenarbeit mit Kunden und internationalen Partnern schneller verstehen können
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da Sie auch mit internationalen Partnern und Dienstleistern kommunizieren

Zusammenarbeit mit der Projektleitung

Die Assistenz Projektleitung übernimmt insbesondere die operative und administrative Unterstützung, während die Projektleitung weiterhin die Gesamtverantwortung für Planung, Steuerung, Priorisierung und erfolgreiche Umsetzung der Projekte trägt.

Projektleitung

• Projektziele und Prioritäten definieren
• Entscheidungen vorbereiten und treffen
• Stakeholder steuern
• Risiken bewerten
• Eskalationen übernehmen
• Gesamtverantwortung für Termine, Budget und Ergebnisse

Assistenz Projektleitung

• Termine organisieren
• Meetings vorbereiten
• Protokolle erstellen
• Aufgaben nachverfolgen
• Dokumentationen pflegen
• Statusinformationen zusammentragen
• Präsentationen und Berichte vorbereiten
• Projektunterlagen organisieren
• Administrative Aufgaben übernehmen

Was bieten wir?

• Teilhabe am Abteilungs- und Unternehmenserfolg
• Unbefristeter Vertrag
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexibles (nach Einarbeitung auch mobiles) und eigenverantwortliches Arbeiten
• Zuschüsse zur Altersvorsorge, Kinderbetreuung, Fahrt- und Internetkosten
• Zahlung von Urlaubsgeld
• Vergünstigungen bei touristischen Partnern
• Flache Hierarchien und Freiräume, um gute Ideen schnell und erfolgreich umzusetzen
• Aufstiegs- und Spezialisierungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens
• Attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Teamevents
• Teilnahme an Corporate Benefits
• Dienstrad-Leasing
• Freikarten für bestimmte Sportveranstaltungen
• Empfehlungsprogramm für Mitarbeitende
• Kostenlosen Firmenparkplatz
• Betriebliche Gesundheitsförderung und kostenloses Trinkwasser
• Kostenlose E-Ladesäulen für Autos und Fahrräder
• Egym Wellpass

Entwicklungsperspektive

Das Projekt ist aktuell bis Q2/2028 geplant. Die Position bietet die Möglichkeit, sich bis zum Projektende in Richtung einer eigenständigen Projektmanagement-Rolle weiterzuentwickeln.

Assistenz Projektleitung - Junior Projektmanager - Projektleiter

Mit zunehmender Erfahrung können eigenständige Arbeitspakete, Teilmodule und später komplette Module übernommen werden.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und möchten eine Projektleitung operativ und organisatorisch unterstützen?