Assistenz / Office-Management (m/w/d)

WALL GmbH; Mannheim; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Jahresurlaub

Gesundheitsangebote

Fahrzeuge Leasing

Workation-Angebote

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich Stadtmöblierung mit Sitz in Mannheim sucht eine Assistenz für organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft. Die Rolle umfasst Office-Management, Reiseplanung und allgemeine Sekretariatsaufgaben. Ideale Kandidaten haben Erfahrung als Assistenz oder im Office-Management, gute MS-Office und Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Benefits werden angeboten.

Qualifikationen

• Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz oder im Bereich Office-Management erforderlich.
• Gute Auffassungsgabe und hohes Qualitätsbewusstsein.

Aufgaben

• Allgemeine organisatorische und administrative Assistenz- und Sekretariatsaufgaben.
• Reiseplanung und -buchung sowie Reisekostenabrechnungen erstellen.
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien.

Kenntnisse

Dienstleistungsmentalität

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten

MS-Office Kenntnisse

SAP Anwenderkenntnisse

Deutsche Sprachkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Für unsere Niederlassung in Mannheim suchen wir Dich als Assistenz zur Unterstützung der Leitung und unserer Mitarbeitenden vor Ort – Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft und verantwortest das Office-Management.

Die Wall GmbH ist die Spezialistin für Stadtmöblierung und Außenwerbung. Wir sind Teil der weltweit agierenden JCDecaux-Gruppe, der Nr. 1 der Branche. Unser Unternehmen stattet für seine Partnerstädte den öffentlichen Raum mit zukunftsorientierten Stadtmöbeln aus, die über Außenwerbung refinanziert werden. Dabei erhöhen wir mit unseren hochwertigen und innovativen Stadtmöbeln die Informations- und Lebensqualität für Millionen von Menschen. Über unsere Vertriebsmarke WallDecaux vermarkten wir unser Portfolio aus analogen und digitalen Plakatmedien in rund 20 deutschen Städten, darunter die Metropolen Berlin, Hamburg, Köln und München.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst allgemeine organisatorische und administrative Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, u.a. Korrespondenz (Telefonate, Verfassen von E-Mails, Post-Abwicklung), Terminkoordination, Planung von Meetings und internen Events, Datenpflege und -Überwachung, Empfang und Bewirtung von Gästen.
• Du bist für die Reiseplanung und -Buchung sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen des Fachbereichs zuständig.
• Du verantwortest das Office-Management, insbesondere die Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien sowie die Auftragserstellung und Kommunikation mit Dienstleistern.
• Du übernimmst die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen.
• Du bist Ansprechpartner für die Abteilung Service sowie für externe Dienstleister und Geschäftspartner.

Dein Profil

• Du hast einschlägige Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) oder im Bereich Office-Management.
• Du hast idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder möchtest den Quereinstieg wagen.
• Du zeichnest Dich durch eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, eine gute Auffassungsgabe und einen hohen Anspruch an Qualitätsbewusstsein aus.
• Du bist teamfähig, arbeitest selbstständig und verantwortungsbewusst und hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Du hast sehr gute Kenntnisse in MS-Office, Anwenderkenntnisse in SAP sind außerdem ein Vorteil.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bringst idealerweise Ortskenntnisse der Stadt Mannheim mit. Nicht alle Punkte treffen auf Dich zu? Niemand ist perfekt. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Wir bieten

• Ein Unternehmen mit Visionen in der Werbebranche und der dazugehörigen gesellschaftlichen Verantwortung.
• Flache Hierarchien und eine offene Feedbackkultur.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag und 30 Tage Jahresurlaub.
• Einen modernen Arbeitsplatz, ein eigenes Büro, Arbeitslaptop und Firmenhandy.
• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten nach Absprache mit der Führungskraft.
• Workation – bis zu 30 Tage pro Jahr im EU-Ausland und weiteren Ländern nach Absprache.
• Außerdem profitierst Du von Gesundheitsangeboten (Gesundheitstage, Sehtest, Grippeschutzimpfung, Massagen, 24‑Stunden‑Mitarbeiterberatung über das Fürstenberg Institut etc.), Fahrradleasing, einem Zeitwertkonto (u.a. für Sabbaticals) und anderen Vergünstigungen durch vielfältige Mitarbeiterangebote.
• Mitarbeiterevents.

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Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!