Assistenz / Office-Management (m/w/d)

WALL GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Jahresurlaub

Gesundheitsangebote

Flexible Arbeitszeiten

Modernen Arbeitsplatz

Zusammenfassung

Ein Unternehmen für Stadtmöblierung in Deutschland sucht eine erfahrene Assistenz zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitenden. Die Rolle beinhaltet organisatorische und administrative Aufgaben, Office-Management und Lagerverwaltung. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung vorweisen und gute Deutschkenntnisse besitzen. Flexible Arbeitszeiten und ein unbefristeter Vertrag werden angeboten.

Qualifikationen

• Einschlägige Berufserfahrung als Assistenz oder im Office-Management.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Durchführung organisatorischer und administrativer Assistenzaufgaben.
• Verantwortung für das Office-Management und Lagerverwaltung.
• Reiseplanung und -buchung für den Fachbereich.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Dienstleistungsmentalität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

SAP

Jobbeschreibung

Für unsere Niederlassung in Karlsruhe suchen wir Dich als Assistenz zur Unterstützung der Führungskräfte und unserer Mitarbeitenden (insgesamt 10 Personen an den Standorten Karlsruhe, Baden-Baden, Freiburg, Rastatt). Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft und verantwortest das Office-Management, inklusive der Übernahme von Lagerverwaltungsaufgaben.

Die Wall GmbH ist die Spezialistin für Stadtmöblierung und Außenwerbung. Wir sind Teil der weltweit agierenden JCDecaux-Gruppe, der Nr. 1 der Branche. Unser Unternehmen stattet für seine Partnerstädte den öffentlichen Raum mit zukunftsorientierten Stadtmöbeln aus, die über Außenwerbung refinanziert werden. Dabei erhöhen wir mit unseren hochwertigen und innovativen Stadtmöbeln die Informations- und Lebensqualität für Millionen von Menschen. Über unsere Vertriebsmarke WallDecaux vermarkten wir unser Portfolio aus analogen und digitalen Plakatmedien in rund 20 deutschen Städten, darunter die Metropolen Berlin, Hamburg, Köln und München.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst allgemeine organisatorische und administrative Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, u.a. Korrespondenz (Telefonate, Verfassen von E-Mails, Post-Abwicklung), Terminkoordination, Planung von Meetings und internen Events, Datenpflege und -überwachung, Empfang und Bewirtung von Gästen.
• Du bist für die Reiseplanung und -buchung sowie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen des Fachbereichs zuständig.
• Du verantwortest das Office-Management, insbesondere die Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Einholung von Kostenvoranschlägen, die Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie die Auftragserstellung und Kommunikation mit Dienstleistern.
• Du übernimmst Lagerverwaltungsaufgaben, wie z.B. die Warenannahme vor Ort für das Team Konfektionierung und Buchungen in SAP.
• Du bist Ansprechperson für die Abteilung Service sowie für externe Dienstleister und Geschäftspartner.

Dein Profil

• Du hast einschlägige Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) oder im Bereich Office-Management.
• Du hast idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder möchtest den Quereinstieg wagen.
• Du zeichnest Dich durch eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, eine gute Auffassungsgabe und einen hohen Anspruch an Qualitätsbewusstsein aus.
• Du bist teamfähig, arbeitest selbstständig und verantwortungsbewusst und hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Du hast sehr gute Kenntnisse in MS-Office, Anwenderkenntnisse in SAP sind außerdem ein Vorteil.
• Du hast gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Nicht alle Punkte treffen auf Dich zu? Niemand ist perfekt. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.

Wir bieten

• Ein Unternehmen mit Visionen in der Werbebranche und der dazugehörigen gesellschaftlichen Verantwortung.
• Flache Hierarchien und eine offene Feedbackkultur.
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag und 30 Tage Jahresurlaub.
• Einen modernen Arbeitsplatz mit eigenem Büro, Arbeitslaptop und Firmenhandy sowie Duschen, Parkplätze und Sozialräume.
• Flexible Arbeitszeiten (Präsenzzeit: 8-12 Uhr) und gelegentliches mobiles Arbeiten nach Absprache mit der Führungskraft möglich.
• Außerdem profitierst Du von Gesundheitsangeboten (Gesundheitstage, Sehtest, Grippeschutzimpfung, Massagen, 24-Stunden-Mitarbeiterberatung über das Fürstenberg Institut etc.), Fahrradleasing, einem Zeitwertkonto, (u.a. für Sabbaticals) und anderen Vergünstigungen durch vielfältige Mitarbeiterangebote.
• Mitarbeiterevents

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