Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Helmholtz-Zentrum Hereon; Geesthacht; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub

Tarifvertrag öffentlicher Dienst

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Job summary

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für Forschungskoordination in Geesthacht. Die Stelle ist befristet auf zwei Jahre und in Vollzeit (39 h/Woche) vorgesehen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Sie arbeiten in den Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination und unterstützen das Forschungsmanagement im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören Schnittstellenmanagement, Vorbereitung von Sitzungen, die Erstellung von Berichten und

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Office-/Assistenzbereich, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement.
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Responsibilities

• Administrative and organizational support in day-to-day research management
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen/externen Ansprechpartner:innen
• Office-Management inklusive deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagenmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Abrechnung
• Unterstützung bei Sitzungen/Veranstaltungen und Erstellung von Berichten/Unterlagen
• Pflege von Web- und Intranet-Inhalten (CMS lmperia)
• Beratung von Forschenden zu Förderfragen und EU-Antragsprozessen
• Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen

Skills

Deutsch- & Englischkenntnisse

Organisationsgeschick

Serviceorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Administrative Unterstützung

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder gleichwertige qualifikation

Tools

lmperia CMS

FileMaker

MS Office

Job description

Spitzenforschung für eine Welt im Wandel Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination Referenzcode: 1084 Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 06.12.2026 Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – befristet für zwei Jahre – eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Ihre Aufgaben

• Für beide Abteilungen:
  • Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
  • Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
  • Professionelles Office-Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
• Für die Abteilung Forschungskoordination:
  • Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen
  • Recherche, Koordination und administrative Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
  • Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
  • Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen
• Für die Abteilung Forschungsförderung:
  • Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS lmperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates
  • Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal
  • Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen
  • Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten
  • Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung

Ihr Profil

• Fachlich
  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
  • Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung
  • Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere lmperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil
  • Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil
  • Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Persönlich
  • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
  • Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
  • Teamgeist, Loyalität, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot

• eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit mehr als 1.100 Beschäftigten aus rund 50 Nationen
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach EntgO Bund
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E‑Fahrzeuge
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits
• abwechslungsreiches Kantinenangebot

Helmholtz‑Zentrum Hereon

Das Helmholtz‑Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Max-Planck-Straße 1 21502 Geesthacht www.hereon.de