Assistenz (m/w/d) der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion

Diehl Stiftung & Co.

Überlingen

On-site

EUR 40,000 - 60,000

Full time

5 days ago

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Benefits offered by this job

Tarifliche Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Onboarding-Programm

Familienunternehmen

Interne Weiterbildungsprogramme

Job summary

Diehl Defence sucht am Standort Überlingen eine Assistenz der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion. Sie verantworten administrative Abläufe, koordinieren Termine und Meetings, unterstützen die Führungskräfte sowie Teams bei Personal- und Projektplanung und sichern Infrastruktur, Lizenzen sowie Zugriffe.

Sie arbeiten eigenständig, priorisieren Aufgaben, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch und bauen ein starkes Netzwerk im Team auf, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Qualifications

Kaufmännische Berufsausbildung als Grundlage.
Sicherer Umgang mit MS Office (Word/PowerPoint/Outlook).
Grundkenntnisse in SAP und strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

Administrative und planerische Sekretariatsaufgaben (standortübergreifend).
Unterstützung der Leitung und Mitarbeitenden in allen Belangen.
Organisation, Koordination und Abrechnung von Meetings, Schulungen und Reisen.

Skills

MS Office

SAP

Deutsch (Schriftverkehr)

Englisch (Business)

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Assistenz (m/w/d) der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion

In dieser Position übernehmen Sie die administrativen und planerischen Aufgaben des Sekretariats (teilweise standortübergreifend) und assistieren der Leitung sowie den Mitarbeitenden des CoC Mechanik & Konstruktion in allen Belangen.
Sie stellen durch effiziente Büroorganisation, Terminkoordination und Eventmanagement einen reibungslosen Betrieb der Arbeitsstätte sicher. Dies umfasst die eigenverantwortliche Organisation, Durchführung und Abrechnung von standortübergreifenden Meetings, Schulungen sowie die gesamte Reiseorganisation und -abrechnung.
Darüber hinaus unterstützen Sie die CoC-Leitung bei der Personal-, Auslastungs-, Raum- und Projektplanung. Sie wickeln alle Personalvorgänge (Eintritt bis Austritt) administrativ ab und stellen die vollständige Infrastruktur (Arbeitsplätze, Hardware, IT-Rechte, Lizenzen und Zutritte) sicher.
Gleichzeitig verantworten Sie das Beschaffungsmanagement für Inventar und Verbrauchsmaterial sowie die Überwachung der Budget- und Ergebnisplanung (Etat/Invest). Hierzu gehören die Kostenstellenauswertung sowie die Vorbereitung der regelmäßigen Inventur.
Des Weiteren fungieren Sie als Ansprechperson für IT-Support (z. B. Notes, ESS), verwalten Lizenzen und organisieren Weiterbildungen sowie Unterweisungen. Sie koordinieren Raumplanungen, Renovierungen und Zwischenlösungen und übernehmen zudem Lektorate, die Intranetpflege sowie die Betreuung von Praktikanten/Trainees als zentrale Schnittstelle.

Das bringen Sie mit:

Ihre kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit einer Vertiefung in den Bereichen Projektorganisation, Büro- oder Reisemanagement, bildet die Grundlage für diese Position. Ergänzend dazu verfügen Sie über einen routinierten Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Outlook etc.) sowie über Grundkenntnisse in SAP.
Sie überzeugen durch eine strukturierte, selbstständige und eigeninitiative Arbeitsweise. Es ist für Sie selbstverständlich, Prioritäten sicher zu setzen und Aufgaben auch unter Belastung stets fristgerecht und zuverlässig zu erledigen.
Ihre Kommunikationsstärke zeigt sich in einem professionellen und stilsicheren Schriftverkehr in deutscher Sprache sowie in der sicheren geschäftlichen Kommunikation auf Englisch.
Dank Ihrer ausgeprägten Dienstleistungsorientierung und Ihres Organisationstalents zeichnet Sie eine konsequent serviceorientierte Arbeitsweise aus, mit der Sie auch in dynamischen Situationen stets den Überblick behalten.
Als teamfähige Persönlichkeit mit hoher Dialogfähigkeit gelingt es Ihnen, ein belastbares Netzwerk zu Assistenzen und Fachbereichen aufzubauen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit aktiv zu fördern.

Hinweis: Bewerber (m/w/d) mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Sollten Sie das wünschen, geben Sie bitte dazu – auf freiwilliger Basis – Ihren SB-Status bei Ihrer Bewerbung an.