Assistenz (m/w/d) der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion

Diehl Defence; Überlingen; Vor Ort; EUR 36.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifliche Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Onboarding-Progamm

Familienunternehmen

Interne Weiterbildungsprogramme

Zusammenfassung

Diehl Defence GmbH & Co. KG, Standort Überlingen, sucht eine erfahrene Sekretariats- und Verwaltungsfachkraft, die die CoC Mechanik & Konstruktion administrativ unterstützt, der Leitung sowie den Mitarbeitenden hilft und standortübergreifend Termine koordiniert.

Sie sorgt für reibungslosen Betrieb durch effiziente Büroorganisation, Eventmanagement, Reiseplanung und -abrechnung, sowie eigenverantwortliche Organisation von Meetings und Schulungen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung als Grundlage, idealerweise mit Schwerpunkt Projektorganisation oder Büro-/Reisemgmt.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Outlook) und Grundkenntnisse in SAP.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise, Prioritäten setzen auch unter Belastung.
• Gute Deutsch-Kommunikation in Wort und Schrift; sichere Geschäftskommunikation auf Englisch.

Aufgaben

• Administrative und planerische Aufgaben des Sekretariats, teils standortübergreifend, Unterstützung der CoC-Leitung und der Mitarbeitenden.
• Effiziente Büroorganisation, Terminkoordination, Eventmanagement, Reiseorganisation und -abrechnung.
• Unterstützung der CoC-Leitung bei Personal-, Auslastungs-, Raum- und Projektplanung; Abwicklung von Personalvorgängen.
• Beschaffungsmanagement für Inventar und Verbrauchsmaterial; Budget- und Inventurvorbereitung.
• Ansprechpartner für IT-Support, Verwaltung von Lizenzen, Organisation von Weiterbildungen und Unterweisungen; Koordination von Raumplanungen; Lektorat, Intranetpflege; Betreuung von Praktikanten/Trainees.

Kenntnisse

MS Office

SAP

Organisation

Kommunikation

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

• In dieser Position übernehmen Sie die administrativen und planerischen Aufgaben des Sekretariats (teilweise standortübergreifend) und assistieren der Leitung sowie den Mitarbeitenden des CoC Mechanik & Konstruktion in allen Belangen.
• Sie stellen durch effiziente Büroorganisation, Terminkoordination und Eventmanagement einen reibungslosen Betrieb der Arbeitsstätte sicher. Dies umfasst die eigenverantwortliche Organisation, Durchführung und Abrechnung von standortübergreifenden Meetings, Schulungen sowie die gesamte Reiseorganisation und -abrechnung.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die CoC-Leitung bei der Personal-, Auslastungs-, Raum- und Projektplanung. Sie wickeln alle Personalvorgänge (Eintritt bis Austritt) administrativ ab und stellen die vollständige Infrastruktur (Arbeitsplätze, Hardware, IT-Rechte, Lizenzen und Zutritte) sicher.
• Gleichzeitig verantworten Sie das Beschaffungsmanagement für Inventar und Verbrauchsmaterial sowie die Überwachung der Budget- und Ergebnisplanung (Etat/Invest). Hierzu gehören die Kostenstellenauswertung sowie die Vorbereitung der regelmäßigen Inventur.
• Des Weiteren fungieren Sie als Ansprechperson für IT-Support (z. b. Notes, ESS), verwalten Lizenzen und organisieren Weiterbildungen sowie Unterweisungen. Sie koordinieren Raumplanungen, Renovierungen und Zwischenlösungen und übernehmen zudem Lektorate, die Intranetpflege sowie die Betreuung von Praktikanten/Trainees als zentrale Schnittstelle.

Das Sind Ihre Aufgaben

• In dieser Position übernehmen Sie die administrativen und planerischen Aufgaben des Sekretariats (teilweise standortübergreifend) und assistieren der Leitung sowie den Mitarbeitenden des CoC Mechanik & Konstruktion in allen Belangen.
• Sie stellen durch effiziente Büroorganisation, Terminkoordination und Eventmanagement einen reibungslosen Betrieb der Arbeitsstätte sicher. Dies umfasst die eigenverantwortliche Organisation, Durchführung und Abrechnung von standortübergreifenden Meetings, Schulungen sowie die gesamte Reiseorganisation und -abrechnung.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die CoC-Leitung bei der Personal-, Auslastungs-, Raum- und Projektplanung. Sie wickeln alle Personalvorgänge (Eintritt bis Austritt) administrativ ab und stellen die vollständige Infrastruktur (Arbeitsplätze, Hardware, IT-Rechte, Lizenzen und Zutritte) sicher.
• Gleichzeitig verantworten Sie das Beschaffungsmanagement für Inventar und Verbrauchsmaterial sowie die Überwachung der Budget- und Ergebnisplanung (Etat/Invest). Hierzu gehören die Kostenstellenauswertung sowie die Vorbereitung der regelmäßigen Inventur.
• Des Weiteren fungieren Sie als Ansprechperson für IT-Support (z. b. Notes, ESS), verwalten Lizenzen und organisieren Weiterbildungen sowie Unterweisungen. Sie koordinieren Raumplanungen, Renovierungen und Zwischenlösungen und übernehmen zudem Lektorate, die Intranetpflege sowie die Betreuung von Praktikanten/Trainees als zentrale Schnittstelle.

Das Bringen Sie Mit

• Ihre kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit einer Vertiefung in den Bereichen Projektorganisation, Büro- oder Reisemanagement, bildet die Grundlage für diese Position. Ergänzend dazu verfügen Sie über einen routinierten Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Outlook etc.) sowie über Grundkenntnisse in SAP.
• Sie überzeugen durch eine strukturierte, selbstständige und eigeninitiative Arbeitsweise. Es ist für Sie selbstverständlich, Prioritäten sicher zu setzen und Aufgaben auch unter Belastung stets fristgerecht und zuverlässig zu erledigen.
• Ihre Kommunikationsstärke zeigt sich in einem professionellen und stilsicheren Schriftverkehr in deutscher Sprache sowie in der sicheren geschäftlichen Kommunikation auf Englisch.
• Dank Ihrer ausgeprägten Dienstleistungsorientierung und Ihres Organisationstalents zeichnet Sie eine konsequent serviceorientierte Arbeitsweise aus, mit der Sie auch in dynamischen Situationen stets den Überblick behalten.
• Als teamfähige Persönlichkeit mit hoher Dialogfähigkeit gelingt es Ihnen, ein belastbares Netzwerk zu Assistenzen und Fachbereichen aufzubauen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit aktiv zu fördern.

Hinweis: Bewerber (m/w/d) mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Sollten Sie das wünschen, geben Sie bitte dazu – auf freiwilliger Basis – Ihren SB-Status bei Ihrer Bewerbung an.

• Land/Standort Überlingen am Bodensee
• Funktionsbereich Forschung/Entwicklung/Engineering
• Einstiegslevel Direkteinstieg - Mit Berufserfahrung
• Arbeitszeitmodell Vollzeit
• Arbeitsverhältnis unbefristet
• Unternehmensbereiche Diehl Defence
• Start ab sofort

Diese Benefits Bieten Wir Ihnen - Und Mehr

• Tarifliche Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten
• Onboarding-Progamm
• Familienunternehmen
• Interne Weiterbildungsprogramme

Mach bei Diehl, was dir wichtig ist.

Diehl Defence GmbH & Co. KG, Standort Überlingen

Jacinta Weishaupt

Alte Nußdorfer Straße 13, 88662 Überlingen