Referent / Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung und Bereichsleitung

UMCO GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein inhabergeführtes Beratungshaus in Hamburg sucht eine Assistenz (m/w/d) für die Geschäftsleitung. Sie sorgen für Ordnung in Projekten, koordinieren die Kommunikation und behalten Fristen im Blick. Erfahrungen in der Assistenz und hervorragende Organisationsfähigkeiten sind erforderlich. Geboten werden ein flexibles Arbeitsumfeld und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexibilität bei der Berufsfamilienvereinbarkeit

Einarbeitung und Weiterbildung

Teambuilding-Events

Qualifikationen

• Idealerweise mehrjährige Erfahrung auf Geschäftsleitungs- oder Bereichsleitungsebene.
• Flexibilität und Belastbarkeit in stressigen Situationen.
• Hohe Zuverlässigkeit und Loyalität.

Aufgaben

• Recherchieren und Aufbereiten von Themen für Entscheidungen.
• Erstellen von Protokollen und Präsentationen.
• Koordinierung interner und externer Kommunikation.
• Gestaltung von Abläufen und Verbesserung bestehender Routinen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zeitmanagement

Proaktive Arbeitsweise

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement

Studium in Betriebswirtschaft oder Kommunikation

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Jobbeschreibung

Overview

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung und Bereichsleitung

In dieser Rolle sind Sie nicht bloß Assistenz, sondern unsere Geheimwaffe im Hintergrund: Sie bringen Struktur in Gespräche, Ruhe in hektische Tage und Ordnung in die Projekte, bei denen manchmal zu viele Tabs offen sind. Bei Präsentationen, Recherchen, der Vorbereitung von Terminen und der Einhaltung wichtiger Fristen behalten Sie stets den Überblick. Sie leiten Informationen zielgerichtet weiter, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und schaffen Freiräume, damit Geschäftsführung und Bereichsleitung sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Sie arbeiten eng mit uns auf Augenhöhe und sorgen dafür, dass aus Aufgaben Ergebnisse werden, aus Informationen Entscheidungen und aus Chaos Klarheit. Dabei handeln Sie mit Verstand, Fingerspitzengefühl und einer guten Portion Humor.

Responsibilities

• Sie schaffen Überblick und Klarheit: Sie recherchieren, bereiten Themen auf, sorgen für strukturierte Entscheidungsgrundlagen und behalten wichtige Fristen im Blick.
• Sie sind die Kommunikationsdrehscheibe: Ob interne Info oder externe Korrespondenz. Sie bringen Botschaften auf den Punkt und halten die richtigen Leute zur richtigen Zeit im Loop.
• Sie denken voraus und mit: Sie wissen, was noch fehlt, bevor wir fragen, und sorgen bei Präsentationen, Protokollen sowie der Vor- und Nachbereitung von Terminen dafür, dass der nächste Schritt klar ist.
• Sie halten die Fäden zusammen: Sie stellen sicher, dass Informationen rechtzeitig, klar und strukturiert dort ankommen, wo sie gebraucht werden, sodass alle den Überblick behalten und die wichtigen Aufgaben nicht ins Stocken geraten.
• Sie gestalten den Alltag mit: Sie gestalten Abläufe, hinterfragen bestehende Routinen und bringen sich aktiv ein.

Qualifications

• Sie haben eine Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement, als Bürokaufmann/-frau oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften oder Kommunikation abgeschlossen. Uns ist Ihre Motivation wichtiger als die formale Grundlage.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in der Assistenz mit, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Bereichsleitungsebene.
• Sie verfügen über hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Sie arbeiten proaktiv und lösungsorientiert.
• Diskretion, Loyalität und eine hohe Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus.
• Sie bleiben auch in stressigen Situationen flexibel und belastbar.
• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ihre Kommunikationsfähigkeit in Deutsch, mündlich wie schriftlich, ist ausgezeichnet.

Was unsere Mitarbeitenden an uns schätzen

• Flexibilität: Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Hobby oder ehrenamtlichem Engagement durch viel Freiraum.
• Ankommen: Eine systematische und real gelebte Einarbeitung.
• Mitgestaltung: Teil eines inspirierenden Teams mit Weiterentwicklung und offener Feedback-Kultur.
• Förderung: Fachliche und individuelle Weiterbildung und Entwicklungspfade sind selbstverständlich.
• Faires Gehalt: Gehalt mit individuell zugeschnittenen Vergütungsbestandteilen.
• Teamgeist: Teambuildingbudgets und spannende Teamevents zur Stärkung des Teamgeistes.

Interessiert?

Interessiert? Dann startet hier Ihre Reise zur UMCO. Für Fragen erreichen Sie Frau Johanna Hassel unter [phone]. Weitere Informationen finden Sie hier: Karriere.

Über uns

Menschen sind das Herzstück der UMCO. Als inhabergeführtes Beratungshaus mit einem Team von rund 90 Mitarbeitenden in Hamburg und im Rheinland betreuen wir rund 1.000 Kunden aus den Branchen Chemie, Pharma, Logistik und der verarbeitenden Industrie. Unsere Passion ist es, für unsere Kunden individuelle und wirtschaftliche Compliance Lösungen zu realisieren.