Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung

Stadtverwaltung Worms; Worms; Vor Ort; EUR 25.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Telearbeit

Zusammenfassung

Die Stadt Worms sucht eine engagierte Mitarbeitende im Bereich 5 - Soziales, Jugend und Wohnen zur unbefristeten Anstellung. Die Stelle hat eine regelmäßige Arbeitszeit von bis zu 29,25 Stunden pro Woche (Entgeltgruppe 5 TVöD).

Zu den Aufgaben gehören Sekretariatsführung, Dokumentenmanagement, Postbearbeitung und Terminkoordination. Erwartet wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutschkenntnisse und Organisationsgeschick.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen
• Organisationsgeschick sowie strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Aufgaben

• Organisation und Führung des Sekretariats der Abteilungsleitung
• Bearbeitung von Posteingang/ausgang sowie allgemeinem Schriftverkehr
• Akte- und Dokumentenmanagement (elektronisch/analog)
• Koordination und Überwachung von Terminen und Fristen
• Dienstreiseorganisation und Vor-/Nachbereitung von Sitzungen
• Verwaltungsaufgaben, Materialverwaltung und Rechnungsbearbeitung

Kenntnisse

Deutschkenntnisse (Wort/Schrift)

MS Office

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Vertraulichkeit

Ausbildung

Dreijährige kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Einleitung

Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 5 - Soziales, Jugend und Wohnen in der Abteilung 5.04 - Leistungen in besonderen Lebenslagen, eine Stelle in der

• Entgeltgruppe 5 TVöD
• unbefristet
• mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 29,25 Stunden zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Führung des Sekretariats der Abteilungsleitung
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie des allgemeinen Schriftverkehrs
• Führung und Pflege der elektronischen und analogen Akten sowie des Dokumentenmanagements
• Koordination und Überwachung von Terminen sowie Fristen
• Dienstreiseorganisation
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, einschließlich Materialverwaltung und Rechnungsbearbeitung
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Präsentationen, Statistiken und sonstigen Verwaltungsunterlagen
• Koordination des Informationsflusses innerhalb der Abteilung sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Ihr Profil:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

Ihre Voraussetzungen:

• Erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder verwaltungsbezogene Ausbildung

Wir bieten Ihnen:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
• eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
• verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Firmenfitness mit EGYM Wellpass
• betriebliche Sozialberatung
• attraktive Weiterbildungsangebote
• betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
• arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt:

Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, wenden Sie sich gerne an Frau Görn unter der Tel. [phone] . Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Frau Ahlert Tel. [phone].

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.