Assistenz (m/w/d)

Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem; Cottbus; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung 87,5%

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem in Cottbus sucht eine Assistenz (m/w/d) für den Departmentdirektor der Herz-, Lungen- und Gefäßmedizin und -chirurgie. Sie unterstützen Organisation, Kommunikation und Büroabläufe.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mindestens 5 Jahre vergleichbare Berufserfahrung mit, verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse und arbeiten eigenständig im flexiblen Arbeitsumfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder alternativ mindestens 5 Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen, idealerweise im medizinischen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenprogrammen sowie E-Mail-Verwaltung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse für interne/externe Kommunikation.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Erfahrung in administrativen Abläufen und Korrespondenz, sowie Sekretariatskenntnisse.

Aufgaben

• Kommunikation: Selbstständige Bearbeitung des laufenden E-Mailverkehrs
• Terminmanagement: Koordination nationaler und internationaler Termine der Departmentsleitung
• Schriftgutverwaltung: Strukturierte Ablage und Dokumentation von Meetings
• Sekretariatserwaltung: Telefon, Materialbestellung, Besucherempfang und Tagesgeschäft
• Digitalisierung: Pflege von Dienstplänen, Intranet-Einträge und TimeOffice
• Departmentaufbau: Unterstützung bei Neustrukturierung und Aufbauaufträgen
• Antragswesen: Bearbeitung von Dienstreisen- und Fortbildungsanträgen

Kenntnisse

Berufserfahrung 5 Jahre

EDV-Kenntnisse

Deutsch-Englisch Kommunikation

Organisation

Sekretariatskenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Alternativ: 5 Jahre Erfahrung

Jobbeschreibung

• Berufserfahrung
• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
• Voll/Teilzeit

Die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ist eine junge Universitätsmedizin und der größte Arbeitgeber in Cottbus mit rund 1.200 Betten und knapp 3.000 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern. Als bedeutendes Leitkrankenhaus und Universität gestalten wir die Zukunft der Gesundheitsversorgung in der Modellregion Gesundheit Lausitz.

Wir bieten umfassende Maximalversorgung mit 24 Kliniken und 4 Instituten für jährlich über 150.000 Patienten/innen sowie ein inspirierendes Umfeld für Forschung und Lehre.

Die MUL – CT vereint Forschung, Lehre und Krankenversorgung in einem innovativen Rahmen und bietet vielfältige Karrierechancen, erstklassige Weiterbildungsprogramme und eine hochmoderne Arbeitsumgebung im Herzen von Cottbus.

Gestalten Sie die Zukunft der Medizin bei uns! Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (m/w/d) für unsere Departmentdirektor für Herz-, Lungen- und Gefäßmedizin und -chirurgie.

Ihr Verantwortungsbereich

• Kommunikation: Selbstständige Bearbeitung des laufenden E-Mailverkehrs
• Terminmanagement: Koordination nationaler und internationaler Termine und Meetings der Departmentsleitung sowie Abstimmung mit Ansprechpartnern
• Schriftgutverwaltung: Strukturierte Ablage und Pflege der anfallenden Unterlagen, zugleich Sicherstellung nachvollziehbarer Dokumentation von Meetings
• Sekretariatserwaltung: Ausführung sämtlicher Aufgaben einschließlich Telefon, Materialbestellung, Besucherverkehr, Korrespondenz und organisatorischer Unterstützung im Tagesgeschäft
• Digitalisierung: Pflege von Dienstplänen in Excel, Einstellung und Aktualisierung im Intranet, ggf. Durchführung notwendiger Änderungen in TimeOffice
• Departmentaufbau: Aktive Unterstützung bei der Neustrukturierung und Implementierung sowie Übernahme von Aufträgen während der Aufbauphase
• Antragswesen: Selbstständige Bearbeitung und Koordination von Dienstreise- und Fortbildungsanträgen für Ärztinnen und Ärzte

Ihr Profil

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder alternativ mindestens 5 Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen, idealerweise bereits im medizinischen Umfeld oder Gesundheitswesen
• EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen Programmen zur Textverarbeitung, Tabellenbearbeitung und E-Mail-Verwaltung
• Kommunikation: Verhandlungssichere Ausprägung der deutschen und englischen Sprache für die (inter-)nationale Verständigung und Zusammenarbein
• Organisation: Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sekretariatskenntnisse: Erfahrung in administrativen Abläufen sowie sicherer Umgang mit schriftlicher und mündlicher Korrespondenz

Das bieten wir Ihnen

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung
• Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreie Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
• Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
• Ein Entgelt nach TV MUL EG 5
• Eine Jahressonderzahlung i.H.v. 87,5%
• 30 Tage Urlaub
• Hausinterne Willkommensveranstaltung: 3-tägiges Onboarding
• Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten, die Möglichkeit zum JobRad-Leasing sowie betriebliche Altersvorsorge
• Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Zuschuss zum ÖPNV Ticket
• Mitarbeiterveranstaltungen

*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten. *Diese Stellenausschreibung wurde unter Einsatz eines KI gestützten Systems erstellt. Die finale inhaltliche Prüfung und Verantwortung liegen bei der Medizinischen Universität Lausitz – Carl Thiem.

Kontakt

Die MUL-CT verfolgt die Gleichstellung aller Geschlechter in den personellen Strukturen der Krankenversorgung, Forschung und Lehre und fordert Frauen ausdrücklich auf, sich hierfür zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen und Menschen mit Behinderung oder gleichgestellte Bewerber*innen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten bevorzugt berücksichtigt. Die Universität begrüßt alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, sozialer Herkunft, Religion oder Alter nach dem Landesgleichstellungsgesetz.

Erste Fragen zum Bewerbungsverfahren beantworten wir Ihnen gern unter Tel: [phone] oder unter [e-mail] . Ihre persönliche Ansprechpartnerin ist Sarah Jehia.

Nehmen Sie bei Fragen auch gern Kontakt per WhatsApp mit uns unter 0160 96518789 auf.

Weitere Informationen zum Universitätsklinikum finden Sie auf unserer Homepage www.mul-ct.de

Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ÷ Recruiting-Team der MUL – CT ÷ Thiemstraße 111, 03048 Cottbus ÷ Unser Hinweis an Personaldienstleister:

• Sarah Jehia
• Referentin Arbeitgebermarketing und Recruiting
• 0355463638