Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Stadt Hildesheim; Hildesheim; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Hildesheim sucht eine Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung, um die Verwaltung effizient zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, das Bearbeiten von Post sowie die Unterstützung an Besprechungen. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung haben und gute Deutschkenntnisse mitbringen. Flexible Arbeitszeitmodelle und Betriebliche Gesundheitsförderung werden geboten.

Leistungen

Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Möglichkeit eines Jobtickets

Flexible Arbeitszeitmodelle

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersversorgung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung.
• Kenntnisse zur Erfüllung der Aufgaben.
• Gute Kenntnisse in MS-Office.

Aufgaben

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers.
• Posteingang und -ausgang sowie Betreuung der Postfächer.
• Eigenständige Terminkoordination.
• Organisation und Protokollführung von Besprechungen.
• Vorbereitung von Präsentationen in Power Point.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Selbständigkeit

Verschwiegenheit

gute Deutschkenntnisse

freundliches Auftreten

professioneller Umgang mit MS-Office

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Bei der Stadt Hildesheim ist im Fachbereich Bauaufsicht, Umwelt und Klimaschutz zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d).

• Entgeltgruppe 6 TVöD -

In Teilzeit mit 29,25 Stunden/Woche zu besetzen.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Der Fachbereich Bauaufsicht, Umwelt und Klimaschutz mit 31 Mitarbeiter/innen umfasst im Bereich Bauaufsicht und Denkmalschutz die Untere Bauaufsichtsbehörde und die Untere Denkmalschutzbehörde sowie im Bereich Umweltangelegenheiten und Klimaschutz die Unteren Umweltbehörden.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers
• Posteingang und -ausgang, Betreuung der elektronischen Postfächer
• eigenständige Terminkoordination
• Organisation, Begleitung und Protokollführung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen, Inhouse-Schulungen
• Erledigen von Schreibarbeiten einschließlich Erstellen von Tabellen und Listen mit Excel
• Vorbereitung von Präsentationen in Power Point
• Bearbeitung der Zeiterfassung für den Fachbereich
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Fachliteratur, Dienstkleidung
• Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen, Stellungnahmen usw.
• Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen der Leiter des Fachbereichs Bauaufsicht, Umwelt und Klimaschutz, Herr Knackstedt, unter der Telefonnummer 05121-301-3201 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung, in der für die o.g. Tätigkeit erforderliche Kenntnisse vermittelt werden.

Das bringen Sie persönlich mit:

• Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Verschwiegenheit
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten
• engagierte, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise
• professioneller Umgang mit MS-Office-Programmen, E‑Mail- und Terminverwaltungsanwendungen
• gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung

Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Wir erkennen damit Vielfalt als Teil unserer Unternehmenskultur an. Unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren und uns voranbringen möchten, herzlich willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Haben Sie Interesse und möchten Teil unseres Teams werden? Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Motivations- oder Bewerbungsschreiben sowie Zeugnissen bis zum 19.11.2025 über die Schaltfläche "Jetzt bewerben". Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Runneim, Bereich Personal, unter der Telefonnummer 05121-301-1217 gerne zur Verfügung.

Unternehmensdarstellung: Stadt Hildesheim

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