Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Impala Tuebingen; Stuttgart; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine staatliche Institution in Stuttgart sucht eine Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Forschung und Medizin. Sie unterstützen bei Terminkoordination, Dienstreisen und allgemeinen Sekretariatsaufgaben. Eine Ausbildung im Verwaltungsbereich ist erforderlich, sowie kommunikative Fähigkeiten und sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Die Position bietet eine übertarifliche Vergütung und familienfreundliche Arbeitszeiten.

Leistungen

Übertarifliche Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Umfangreiches Gesundheitsmanagement

Fortbildungsangebot

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich.
• Erste Berufserfahrungen im Büromanagement.
• Interesse am Wissenschaftsbereich.

Aufgaben

• Koordination von Terminen und Meetings.
• Unterstützung bei der Abteilungskoordination.
• Planung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnung.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Routine in der Terminabstimmung

Selbständige Planung von Dienstreisen

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse

Eigeninitiative

Ausbildung

Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich

Jobbeschreibung

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Wir suchen ab 01.03.2026 eine / einen

Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Forschung und Medizin (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren für die Abteilungsleitung Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender.
• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Koordinierung von Prozessen innerhalb der Abteilung sowie bei Terminvorbereitungen.
• Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung.
• Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Sie empfangen Gäste und Besucher im Haus.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) und haben zumindest erste Berufserfahrungen im Büromanagement.
• Sie interessieren sich für den Wissenschaftsbereich und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich.
• Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses.
• Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, selbständig in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung.
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich.
• Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt.
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in hektischen Situationen.

Wir bieten:

• für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.

Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar - auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten behinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt und diese bei im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens12-0305.3-8/11 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 08.12.2025 in unserem Bewerbungsportal ein.

Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Herrn Benz (0711 279-3300).

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-bw.de/datenschutz-bewerbungsverfahren.