Assistenz im Betriebsratsbüro (m/w/d)

Olympus Corporation; Hamburg; Hybrid; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

Mobiles Arbeiten möglich

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebsrestaurant mit Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits Rabatte

Deutschlandticket-Zuschuss

Parkplätze

Job summary

Olympus Corporation sucht eine engagierte Verwaltungs- und Sekretariatsführung zur eigenständigen Organisation des Sekretariats und Koordination von Terminen. Sie übernehmen Korrespondenz, Datenpflege und Protokollführung in Ausschusssitzungen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseplanung, Abrechnung, Unterstützung des Betriebsrats bei Öffentlichkeitsarbeit sowie die Pflege des Intranet-Auftritts. Erforderlich sind kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Büroerfahrung.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Bürokommunikation und -organisation.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Kenntnisse im Betriebsverfassungsrecht von Vorteil.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise.
• Gute Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement.
• Eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Diskretion und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.

Responsibilities

• Eigenständiges Führen und Organisieren des Sekretariats inklusive Terminplanung, -koordination und -überwachung.
• Übernahme administrativer Aufgaben von Korrespondenz bis zur Datenpflege.
• Protokollführung in Betriebsrats- und Ausschusssitzungen.
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen.
• Planung und Buchung von Reisen für Betriebsratsmitglieder zu Schulungen inklusive Reisekostenabrechnung.
• Pflege von Rechnungen des Betriebsrats in SAP.
• Unterstützung des Betriebsrats bei Öffentlichkeitsarbeit und Intranet.

Skills

Büroorganisation

MS Office

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Zeitmanagement

Eigenverantwortung

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

Ihre Aufgaben - Fungieren als Erstansprechpartner für Betriebsrat und Belegschaft

• Eigenständiges Führen und Organisieren des Sekretariats inklusive Terminplanung, -koordination und -überwachung
• Übernahme administrativer Aufgaben von Korrespondenz über telefonische Anfragen bis zur Datenpflege
• Protokollführung in Betriebsrats- und Ausschusssitzungen
• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Planung und Buchung von Reisen für Betriebsratsmitglieder zu Schulungen inklusive Reisekostenabrechnung
• Erfassen und Pflegen von Rechnungen des Betriebsrats in SAP
• Unterstützung des Betriebsrats bei Öffentlichkeitsarbeit sowie Pflege des Intranet-Auftritts
• Organisation von Betriebsversammlungen
• Pflege des Betriebsrätenetzwerks und Bereitstellen von Informationen für den Gesamtbetriebsrat
• Pflege und Aufrechterhaltung des Austauschs mit Mitbestimmungsträgern und Organisationen wie Gewerkschaften und Behörden
• Prüfung von Arbeitszeitkonten und Überstundenanträgen gemäß Betriebsvereinbarungen

Ihre Qualifikationen - Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Bürokommunikation und -organisation, idealerweise in einem vergleichbaren Umfeld
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kenntnisse im Betriebsverfassungsrecht von Vorteil
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie gutes Selbst- und Zeitmanagement
• Eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

Ihre Vorteile - 30 Tage Urlaub im Jahr

• Bis zu 40 % mobiles Arbeiten möglich + flexibles Arbeitszeitmodell mit Überstundenausgleich
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Corporate Benefits Rabatte für Mitarbeitende
• Eine umfassende betriebliche Altersvorsorge und Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebsrestaurant mit Live-Cooking und gesundem Essen (bezuschusst)
• Vertrauliche Beratung und Unterstützung durch FamPLUS zur Unterstützung Ihrer Gesundheit und Ihres psychischen und physischen Wohlbefindens
• Zuschuss zum Deutschlandticket, freie Parkplätze und Fahrrad oder Fahrzeug-Leasing Programme
• Diverse Betriebssportgruppen und Nutzung des Olympus Fitnessstudios

Über Olympus Bei Olympus sind wir unserem Leitbild verpflichtet, das Leben von Menschen gesünder, sicherer und erfüllter zu machen. Als globales Medizintechnikunternehmen arbeiten wir eng mit Experten im Gesundheitswesen zusammen, um erstklassige Lösungen und Dienstleistungen für die Früherkennung, Diagnose und minimalinvasive Behandlung von Erkrankungen bereitzustellen. Olympus will damit den Behandlungsstandard bestimmter Krankheitsbilder erhöhen und die medizinischen Ergebnisse für Patienten verbessern.

Seit mehr als 100 Jahren verfolgt Olympus das Ziel, einen Beitrag zur Gesellschaft zu leisten, indem das Unternehmen Produkte herstellt, die die Erwartungen von Kunden auf der ganzen Welt bestmöglich erfüllen.

Weitere Informationen finden Sie auf www.olympus-europa.com . Folgen Sie uns ebenfalls auf LinkedIn: linkedin.com/company/OlympusMedEMEA .

Weitere Informationen: Vielfalt ist Stärke!

Wir schätzen die Vielfalt der Menschen, Perspektiven und Lebensstile und legen Wert auf Inklusion und gegenseitigen Respekt. Als Charta der Vielfalt unterzeichnendes Unternehmen setzen wir uns für ein diskriminierungsfreies und wertschätzendes Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle Mitarbeitenden zugehörig fühlen. Empathie und Zusammenhalt sind Kernbestandteile unserer Unternehmenskultur, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich voll einzubringen und zu entfalten.

Dabei gehört zu unseren Grundwerten, allen Bewerbenden und Mitarbeitenden gleiche Beschäftigungs- und Entwicklungschancen einzuräumen, und zwar unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlicher und geistiger Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft. Wir möchten daher alle Menschen, die ihre Talente bei Olympus einbringen möchten, ermutigen, sich zu bewerben.