Assistenz HR (m/w/d)

Schlun & Elseven Lawyers; Düsseldorf; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club-Mitgliedschaft

Corporate Benefits

Frühstücksangebote

Job summary

Schlun & Elseven Rechtsanwälte PartG mbB in Düsseldorf sucht eine engagierte Vollzeitkraft für die Personaladministration. Sie arbeiten eng mit dem HR-Team zusammen, betreuen Anfragen aus dem HR-Postfach und pflegen Personaldaten im System.

Sie bringen idealerweise eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über strukturierte, diskrete Arbeitsweise. Relevante Erfahrungen in Kanzleien oder professionellen Dienstleistungsumfeldern sind von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung, ideal im Personalwesen, Büromanagement oder Verwaltung.
• Erste Berufserfahrung in Personaladministration, HR-Backoffice oder Assistenz von Vorteil.
• Kenntnisse in MS Office, ideal Outlook, Word, Excel; Erfahrung mit Personio ist willkommen, aber nicht Voraussetzung.

Responsibilities

• Unterstützung des HR-Teams im operativen Tagesgeschäft und bei administrativen Personalprozessen von Eintritt bis Austritt.
• Bearbeitung von Anfragen aus dem zentralen HR-Postfach; Abstimmung mit HR-Team nach Einarbeitung.
• Pflege und Aktualisierung von Personal-, Organisations- und Stammdaten im HR-System Personio.
• Unterstützung Mitarbeitender bei Fragen zu Urlaub, Arbeitszeiten und Organisationsthemen; Nutzung des HR-Systems.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Erste Berufserfahrung

MS Office-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Personio

Job description

Das können Ihre künftigen Aufgaben sein:

Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Personaladministration. Ergänzend übernehmen Sie standortübergreifende organisatorische Aufgaben, soweit diese durch HR begleitet werden.

• Sie unterstützen unser HR-Team im operativen Tagesgeschäft und bei administrativen Personalprozessen von Eintritt bis Austritt.
• Sie bearbeiten zunächst Ihnen zugewiesene Anfragen aus dem zentralen HR-Postfach und stimmen sich hierzu bei Bedarf mit dem HR-Team ab. Nach Ihrer Einarbeitung haben Sie feste Themen, die Sie selbstständig bearbeiten.
• Sie pflegen und aktualisieren Personal-, Organisations- und Stammdaten sowie relevante Dokumente in unserem HR-System Personio.
• Sie unterstützen Mitarbeitende bei allgemeinen Fragen, insbesondere zu Urlaub, Arbeitszeiten und organisatorischen Themen. Für die Bearbeitung nutzen Sie unser HR-System und die dort hinterlegten Informationen.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen, beispielsweise Weihnachtsfeiern.
• Sie begleiten ergänzend standortübergreifende organisatorische Aufgaben, soweit diese durch HR betreut werden. Dazu gehören unter anderem die Unterstützung bei Umzügen und Büroumbauten sowie die Koordination organisatorischer Themen im laufenden Büroalltag.
• Sie unterstützen Mitarbeitende bei kurzfristigen Anliegen vor Ort, beispielsweise bei Problemen mit Arbeitsmitteln, Büromobiliar oder technischer Ausstattung, und koordinieren bei Bedarf die zuständigen Ansprechpartner:innen oder Dienstleister.
• Sie erkennen wiederkehrende organisatorische oder administrative Themen und bringen Ideen ein, wie Prozesse für Mitarbeitende und das HR-Team noch effizienter gestaltet werden können.

Was wir uns von Ihnen wünschen:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Personalwesen, Büromanagement oder Verwaltung, oder über eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie haben idealerweise erste Berufserfahrung in der Personaladministration, im HR-Backoffice oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Erste Arbeitserfahrung in einer Kanzlei, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, einer Unternehmensberatung oder einem vergleichbaren professionellen Dienstleistungsumfeld ist von Vorteil.
• Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
• Sie gehen diskret und verantwortungsvoll mit personenbezogenen sowie vertraulichen Daten um.
• Sie kommunizieren freundlich, klar und serviceorientiert mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Sie arbeiten sich schnell in digitale Tools, Systeme und Prozesse ein und haben Freude daran, diese sicher anzuwenden.
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel. Erfahrung mit Personio oder einem vergleichbaren HR-System ist willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Sie bringen die Bereitschaft mit, neben der Personaladministration auch punktuell organisatorische Themen an unseren Standorten zu begleiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Kolleg:innen.

Warum wir?

Bei Schlun & Elseven verbinden wir fachlichen Anspruch mit einer offenen, respektvollen und teamorientierten Zusammenarbeit. Wir arbeiten standortübergreifend, unterstützen einander im Arbeitsalltag und schaffen Raum für Eigenverantwortung, Entwicklung und neue Ideen.

Was gibt es noch zu wissen?

Sie werden strukturiert eingearbeitet, arbeiten eng mit erfahrenen Kolleg:innen zusammen und übernehmen schrittweise eigenständige Verantwortung. Ihre Arbeit trägt dazu bei, dass unsere Mitarbeitenden an allen Standorten verlässliche Unterstützung erhalten und unsere HR-Prozesse professionell sowie serviceorientiert umgesetzt werden.

Diese Stellenanzeige wurde mit Hilfe von KI erstellt.

Außerdem bieten wir:

• Eine abwechslungsreiche Vollzeitposition mit einem klaren Schwerpunkt in der Personaladministration.
• Die Mitarbeit in einem dreiköpfigen HR-Team das Sie während Ihrer Einarbeitung eng begleitet und Ihnen schrittweise Verantwortung überträgt.
• Ein vielseitiges und standortübergreifendes Aufgabengebiet mit Einblicken in unterschiedliche HR-Prozesse und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Eine offene, wertschätzende und professionelle Unternehmenskultur mit kurzen Abstimmungswegen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Regelmäßiges Feedback sowie transparente Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die sich an Ihrer Rolle und Ihren Zielen orientieren.
• Einen modernen Arbeitsplatz an unserem Standort in Düsseldorf sowie eine moderne technische Ausstattung.
• Eine Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft und Corporate Benefits
• Frühstücksangebote sowie regelmäßige Teamevents, die den Austausch und den Zusammenhalt über den Arbeitsalltag hinaus fördern.

Über uns

Die Schlun & Elseven Rechtsanwälte PartG mbB ist eine international tätige Full-Service Kanzlei. Wir betreuen sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen aus aller Welt und bieten ein breites Portfolio an Rechtsgebieten an. Unsere zahlreichen Praxisgruppen gewährleisten eine vollumfängliche und individuelle Rechtsberatung. Die erstklassigen Bewertungen und positiven Rückmeldungen unserer Mandant*innen bestätigen unseren hohen Anspruch an die Qualität unserer täglichen Arbeit.