Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

ADAC; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Organisation im Dienstleistungssektor in Karlsruhe sucht eine Assistenz für den Vorstand. Sie steuern die Kommunikation, organisieren das Sekretariat und unterstützen bei der Protokollführung. Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion sind erforderlich, ebenso wie sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365. Diese Vollzeitstelle erfordert auch gelegentliche Einsätze am Abend oder Wochenende.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion; idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung.
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen am Abend/Wochenende.

Aufgaben

• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung.
• Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats.
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien.

Kenntnisse

Organisationstalent

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Proaktive Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

DMS/Event-Tools

Jobbeschreibung

Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

ADAC Nordbaden e.V., Karlsruhe

Kennziffer: 15492

Aufgabe

• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
• Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow‑up
• Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
• Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
• Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
• Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
• Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion – idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
• Ausgeprägtes Organisations‑ und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event‑Tools von Vorteil
• Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen am Abend/ Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen

Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit

Tätigkeitsbereich: Geschäftsentwicklung und Vertrieb

Branche: Dienstleistungen für Verbraucher

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