Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

ADAC Nordbaden e.V.; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein regionaler Mobilitätsclub sucht eine Assistenz für Vorstand und Geschäftsführung. In dieser Rolle sind Sie für die Organisation des Sekretariats, die Kommunikation und die Unterstützung bei Sitzungen verantwortlich. Essentiell sind mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion und exzellente Deutschkenntnisse. Wir bieten eine überdurchschnittliche Vergütung, 30 Tage Urlaub und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Überdurchschnittliche Vergütung

30 Tage Urlaub

Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiterrabatte

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Proaktive und präzise Arbeitsweise.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen am Abend/Wochenende.

Aufgaben

• Steuerung der Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung.
• Selbstständige Organisation des Sekretariats inkl. Terminkoordination.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen.

Kenntnisse

Organisationsvermögen

Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache

Kenntnisse in Microsoft 365

Teamfähigkeit

Loyalität und Diskretion

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft PowerPoint

Microsoft Excel

Microsoft Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung (w/m/d)

Vor 1 Woche Gehören Sie zu den ersten 25 Bewerber:innen.

Nutzen Sie KI-gestützte Empfehlungen für diesen Job und weitere exklusive Funktionen.

Der Regionalclub ADAC Nordbaden e.V. wurde 1947 gegründet. Mittlerweile arbeiten über 130 Mitarbeitende in unseren fünf Geschäftsstellen in Nordbaden. Hier kümmern wir uns um die Themen Mobilität, Reise & Urlaub, Versicherungen und natürlich die ADAC Mitgliedschaft.

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Aufgaben

• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Kommunikation im Namen von Vorstand und Geschäftsführung; Einhaltung der Kommunikationsvorgaben
• Selbstständige Organisation des Vorstands- und Geschäftsführungssekretariats inkl. Termin-, Fristen- und Sitzungskoordination (Kalender, Reisen, Besucher)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen/Gremien (Einladungen, Tagesordnungen, Unterlagen, Protokolle); Pflege des Beschlussregisters und konsequentes Follow-up
• Organisation und Begleitung von Mitgliederversammlung, Hauptversammlung und weiteren Gremiensitzungen (Logistik, Dienstleistersteuerung, Budgetrahmen)
• Zentrale Betreuung der Ortsclubs in enger Zusammenarbeit mit dem Hauptamt (Ansprechstelle, Informationsfluss, Termin- und Dokumentenmanagement)
• Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Betriebsfeiern
• Dokumenten- und Informationsmanagement (Teams/SharePoint/DMS); Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
• Standardisierung von Abläufen (Checklisten, Vorlagen) sowie Reporting an Vorstand/Geschäftsführung
• Schnittstellenmanagement zu Ehrenamt, Bereichen und externen Partnern

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion - idealerweise im Umfeld von Vorstand/Geschäftsführung/Gremien
• Ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungsvermögen, proaktive und präzise Arbeitsweise
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; sichere Protokollführung und Beschlussverfolgung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint); Erfahrungen mit DMS/Event-Tools von Vorteil
• Souveränes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber Haupt- und Ehrenamt; hohe Loyalität, Diskretion und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zu gelegentlichen Einsätzen am Abend/ Wochenende im Rahmen von Gremien/Veranstaltungen

Wir bieten

Sie denken, ein Job sollte zufrieden machen? Wir auch. Wir sind da, um zu helfen - das sind wir, der ADAC.

Vergütung – Es geht schließlich auch ums Geld

Wir vergüten überdurchschnittlich und honorieren zusätzlich Ihre Zusatzqualifikationen und Berufserfahrung.

Urlaub

30 Tage Urlaub im Jahr.

Weiterbildung

Schulungen, Weiterbildungen und Führungskräftetrainings - die individuelle Weiterbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen.

Ihr Arbeitsplatz

Wir bieten vielfältig flexible Arbeitszeitmodelle, und Sie arbeiten an einem modernen, ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu sorgen wir mit vielen weiteren Angeboten dafür, dass Sie sich wohlfühlen.

Altersvorsorge

Wir unterstützen Ihre betriebliche Altersvorsorge mit finanziellen Zuschüssen.

Mitarbeiterrabatte

Vergünstigungen auf alle ADAC eigenen Leistungen, exklusive Preisvorteile bei designierten Partnern und hohe Rabatte bei unseren Reiseveranstaltern – so profitieren Sie als Mitarbeiter.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.