Assistenz des Chief Operation Officer (COO) (m/w/d)

bluebead GmbH Heidelberg; Obrigheim; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führender Anbieter von Materialflusslösungen sucht einen persönlichen Assistenten (m/w/d) für den COO in Vollzeit in Obrigheim. Der ideale Kandidat bringt mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion mit, hat hervorragende organisatorische Fähigkeiten und spricht fließend Deutsch und Englisch. Zu den Aufgaben gehören das Management des Kalenders, die Dokumentenorganisation und die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Wir bieten ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits.

Leistungen

Jobrad

30 Tage Urlaub

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Vermögenswirksame Leistungen

Vielfältige Teamevents

Kostenlose Getränke und Obst

Vergünstigter Kaffee und Mittagessen

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz des COO/CEO oder in ähnlicher Funktion.
• Grundlegendes technisches Verständnis.
• Reisebereitschaft zu Messeauftritten (ca. 4x pro Jahr).

Aufgaben

• Komplexe Terminplanung und Verwaltung des Kalenders des COO.
• Bearbeitung des persönlichen Email-Postfachs des COO.
• Vorbereitung und strukturierte Ablage von Dokumenten.
• Professionelle Kommunikation über E-Mails und Telefonate.
• Organisation interner und externer Veranstaltungen.

Kenntnisse

Loyalität

Eigeninitiative

Engagement

Planerische Fähigkeiten

Organisatorische Fähigkeiten

Effizientes Zeitmanagement

Interkulturelle Kompetenz

Diskretion

Microsoft Office 365

Deutsch und Englisch (C1)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden, den global führenden Anbieter von Lösungen für den Materialfluss aus der Schweiz, sind wir aktuell auf der Suche nach einem persönlichen Assistenten (m/w/d) für den COO in Vollzeit am Standort Obrigheim.

Aufgaben

• Komplexe Terminplanung: Verwaltung des persönlichen Kalenders des COO (Planung von Terminen, Besprechungen und Reisevorbereitungen)
• Bearbeitung des persönlichen Email-Postfach des COO nach dem Postkorb-Prinzip
• Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Wirken als Bindeglied zwischen COO und internen/externen Stakeholdern
• Professionelle und vertrauliche Kommunikation über diverse Kanäle einschließlich E-Mails und Telefonaten in Deutsch und Englisch
• Organisation interner und externer Besprechungen/ Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung einer Tagesordnung und Nachverfolgung von festgelegten Maßnahmen/ Aktivitäten
• Unterstützung beim Projektmanagement und Terminüberwachung von Maßnahmen
• Erstellen von Präsentationen/ Auswertungen und Analysen in verschiedenen MS Office Programmen
• Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen des Unternehmens nach Bedarf
• Unterstützung bei persönlichen Anliegen des COO nach Bedarf (Ad-hoc-Anfragen, Sonderprojekte etc.)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine ähnliche Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz des COO/ CEO oder in ähnlicher Funktion (bspw. Chefsekretär/in)
• Loyalität, Eigeninitiative und Engagement
• Professioneller Umgang mit Microsoft Office 365, Steno von Vorteil
• Hervorragende planerische- und organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, Aufgaben in einem dynamische Umfeld effektiv zu priorisieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1) in Wort und Schrift
• Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
• Starke Identifikation mit unseren Unternehmenswerten: Long-term thinking, Committed to excellence, Always respectful, Passionate about customers
• grundlegendes technisches Verständnis
• Reisebereitschaft zu Messeauftritten/Veranstaltungen (ca. 4x pro Jahr)

Benefits

• Attraktive Arbeitgeberleistungen: Jobrad, 30 Tage Urlaub, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Vermögenswirksame Leistungen
• Offene Unternehmenskultur: Sehr gutes Betriebsklima, individuelle Einarbeitung, diverse Teamevents
• Agiles Arbeitsumfeld: Modernes und sauberes Produktionsumfeld, kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien, Gleitzeit
• Persönliche Weiterentwicklung: abteilungsinterner Schulungsplan, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem internationalen Unternehmen
• Viele zusätzliche Benefits: frisches Obst, Wasser und einen Parkplatz stellen wir kostenlos zur Verfügung
• Vergünstigte Preise beim Kaffee und Mittagessen

Sind Sie an der Aufgabe interessiert und in Kürze verfügbar?

Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht.