Assistenz der Klinikdirektion / Chefarztsekretariat (m/w/d)

Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH; Gießen; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsmöglichkeiten

RMV-Jobticket

30 Tage Urlaub

Jobbike via Entgeltumwandlung

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Kinderbetreuung am Klinikum

Strukturierte Einarbeitung

Job summary

Universitätsklinikum Gießen und Marburg (UKGM) sucht am Standort Gießen eine Assistenz der Klinikdirektion / Chefarztsekretariat (m/w/d) in Vollzeit. Sie übernehmen zentrale Organisationen, koordinieren Termine, Reisen und Schriftverkehr und unterstützen die Klinikleitung in Projekten und Personalangelegenheiten.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Organisationsstärke, Diskretion und Teamfähigkeit mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung; Wichtig ist Ihre Fähigkeit, komplexe Abläufe zuverlässig zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen.
• Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise in dynamischem Umfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse vorteilhaft.
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Büros der Klinikdirektion.
• Koordination von Termin-, Besprechungs- und Reiseplanungen inkl. Vorbereitung und Nachbereitung.
• Professionelle Korrespondenz und Erstellung von Schreiben, Protokollen und Präsentationen.
• Schnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, Forschung, Verwaltung und externen Partnern.
• Unterstützung bei strategischen Projekten, Personalangelegenheiten und Qualitätsmanagementprozessen.

Skills

Selbstständiges Arbeiten

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Serviceorientierung

Kundenorientierung

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

INNOVATIV, FAMILIENFREUNDLICH, NAH AM PATIENTEN
Das Universitätsklinikum Gießen und Marburg (UKGM) stellt mit rund 10.000 Mitarbeiter:innen an beiden Standorten die Versorgung unserer jährlich 500.000 Patient:innen auf höchstem medizinischen und pflegerischen Niveau sicher.

Am Standort Gießen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunktfür die Med. Klinik IV, Hämatologie und Onkologie einenAssistenz der Klinikdirektion / Chefarztsekretariat (m/w/d) für eine befristeteEinstellung inVollzeit.

Die Medizinische Klinik IV, Hämatologie und Onkologie (Direktor der Klinik: Prof. Dr. med. Christian H. Brandts) am Universitätsklinikum Gießen und Marburg, Standort Gießen verbindet hochspezialisierte Patientenversorgung mit Forschung, innovativen Therapiekonzepten und interdisziplinärer Zusammenarbeit.

Das Tätigkeitsfeld umfasst:

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation und Weiterentwicklung unserer Klinik. Dabei verstehen wir das Chefarztsekretariat nicht nur als administrative Einheit, sondern als moderne Managementschnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, Patient:innen, Forschung, Verwaltung und externen Partnern.

Ihre Aufgaben:

• Sie organisieren das Büro der Klinikdirektion eigenständig, vorausschauend und professionell und sorgen dafür, dass auch bei hoher Dynamik Prioritäten und Abläufe im Blick bleiben.
• Sie koordinieren komplexe Termin-, Besprechungs- und Reiseplanungen und bereiten Termine inhaltlich und organisatorisch vor und nach.
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie die Erstellung und Aufbereitung von Schreiben, Präsentationen, Protokollen und weiteren Unterlagen.
• Sie sind eine zentrale Schnittstelle der Klinikdirektion zu ärztlichen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Pflege, Verwaltung, universitären Einrichtungen sowie externen Kooperationspartnern.
• Sie unterstützen die Klinikleitung bei strategischen und organisatorischen Projekten, Veranstaltungen, Berufungs- und Personalangelegenheiten sowie Zertifizierungs- und Qualitätsmanagementprozessen.
• Sie begleiten die Weiterentwicklung digitaler und effizienter Arbeitsabläufe im Direktionsbereich und bringen eigene Ideen zur Prozessoptimierung ein.
• Sie koordinieren Informationen und Aufgaben, verfolgen vereinbarte Schritte nach und unterstützen damit die Klinikleitung bei einem professionellen Aufgaben- und Projektmanagement.
• Sie übernehmen ausgewählte administrative Aufgaben beispielsweise im Bereich Personal, Dienstreiseorganisation und -abrechnung, Veranstaltungen und Dokumentenmanagement.

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Entscheidend ist für uns jedoch nicht allein Ihr formaler Abschluss, sondern Ihre Fähigkeit, komplexe Abläufe zuverlässig zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen.

Wir wünschen uns eine Persönlichkeit, die

• gerne selbstständig und lösungsorientiert arbeitet,
• auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält und Prioritäten setzen kann,
• verbindlich, freundlich und souverän kommuniziert,
• über ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein verfügt,
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen und Persönlichkeiten hat,
• sehr sicher mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) arbeitet und offen für neue digitale Werkzeuge und Arbeitsformen ist,
• organisatorisches Geschick mit einem ausgeprägten Service- und Qualitätsverständnis verbindet,
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie idealerweise gute Englischkenntnisse mitbringt.

Erfahrung im Gesundheitswesen, einer Universität, einer wissenschaftlichen Einrichtung oder in der Assistenz einer Führungskraft ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Wir bieten Ihnen:

• Eine vielseitige Aufgabe an einem zukunftssicheren Arbeitsplatz bei einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitgeber
• 38,5 Stunden in einer 5-Tage-Woche
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot in unserem Bildungszentrum
• Eine strukturierte und individuell angepasste Einarbeitung im Team
• Arbeiten in einem sympathischen Team mit moderner Führungsstruktur
• Jährliche Ergebnisbeteiligung
• RMV-Jobticket
• 30 Tage Urlaub
• Möglichkeit zur Anschaffung eines Jobbikes über Entgeltumwandlung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kindertagesstätte am Klinikum

Die Vergütung erfolgt nach den Tarifverträgen für das UKGM.

Vergütungsgruppe: 6 - 8

Informationen zur Vergütung und Zulagen sind zu finden unter: https://www.ukgm.de/ugm_2/deu/ugm_ugi/64410.html

Gerne steht Ihnen Herr Prof. Dr. med. Christian Brandts unter der Telefonnummer 0641/985-57178 für weitere Auskünfte zur Verfügung.