Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) / 13014 / Institut für Immunologie

Universitätsklinikum Essen; Essen; Vor Ort; EUR 36.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichend

30 Tage Urlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Familienfreundliche Unternehmenskultur

Zusammenfassung

Das Universitätsklinikum Essen sucht eine Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) in Teilzeit (19,5 Std./Woche) befristet für 24 Monate. Einsatzbereich: Institut für Immunologie, Eingruppierung EG 6 TV-L.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation und Koordination administrativer Abläufe, Korrespondenz deutsch/englisch, Personalprozesse, Vorbereitung von Meetings sowie Unterstützung bei Lehre, Prüfungen und Labororganisation.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung.
• Organisations- und Koordinationsaufgaben gehören zum Arbeitsalltag.
• Erfahrung im Bereich Verwaltung oder Lehre von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe, einschließlich Korrespondenz (deutsch/englisch), Telefon- und Gästekommunikation, Dokumentenpflege, Ablage sowie Rechnungs- und Reisemanagement (inkl. Abrechnung von Drittmittelprojekten und Dienstreisen)
• Abwicklung administrativer Personalprozesse, z. B. Erstellung von Einstellungsunterlagen
• Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Besprechungen
• Mitwirkung bei der Organisation und Koordination von Lehre und Prüfungen
• Unterstützung bei der Labororganisation: Materialbeschaffung, Lagerverwaltung, Laborgerätemanagement
• Pflege digitaler Plattformen für Labor-, Verwaltungs- und Lehrprozesse
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Wissenschaft, Technik und Verwaltung
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, verwaltungsnahen oder naturwissenschaftlich-technischen Bereich
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise & Organisationstalent
• Kommunikationsstark und teamorientiert
• Routinierter Umgang mit gängigen MS‑Office‑Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Vorkenntnisse in Labororganisation oder Erfahrung in einem wissenschaftlichen Umfeld sind von Vorteil

Kenntnisse

Organisation

Koordination

Korrespondenz Deutsch/Englisch

Personalprozesse

Meetings vorbereiten

Labororganisation

MS Office

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) / 13014 / Institut für Immunologie

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: Universitätsklinikum Essen

Arbeitsort

Essen, Ruhr

Anstellungsart

Teilzeit (Vormittag, Nachmittag, Abend)

Befristung

befristet für 24 Monate

Berufsbezeichnung

• Kaufmännische Fachkraft

Stellenbeschreibung

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)
(Entgeltgruppe: EG 6 TV-L)
Einsatzbereich: Institut für Immunologie
Stellen ID: 13014
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Teilzeit / 19,5 Std.
Vertragsart: Befristet
Befristung: 2 Jahre ab Besetzung sachgrundlose Befristung §14 Abs. 2 TzBfG

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe, einschließlich Korrespondenz (deutsch/englisch), Telefon- und Gästekommunikation, Dokumentenpflege, Ablage sowie Rechnungs- und Reisemanagement (inkl. Abrechnung von Drittmittelprojekten und Dienstreisen)
• Abwicklung administrativer Personalprozesse, z. B. Erstellung von Einstellungsunterlagen
• Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Besprechungen
• Mitwirkung bei der Organisation und Koordination von Lehre und Prüfungen
• Unterstützung bei der Labororganisation: Materialbeschaffung, Lagerverwaltung, Laborgerätemanagement
• Pflege digitaler Plattformen für Labor-, Verwaltungs- und Lehrprozesse
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Wissenschaft, Technik und Verwaltung
• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, verwaltungsnahen oder naturwissenschaftlich‑technischen Bereich
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise & Organisationstalent
• Kommunikationsstark und teamorientiert
• Routinierter Umgang mit gängigen MS‑Office‑Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Vorkenntnisse in Labororganisation oder Erfahrung in einem wissenschaftlichen Umfeld sind von Vorteil

Freuen Sie sich auf:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Verwaltung und Wissenschaft
• Mitarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Die Möglichkeit, Arbeitsabläufe aktiv mitzugestalten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der institutsinternen Kernzeiten
• sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV‑L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5‑Tage‑Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen. Eine Einstellung von mit Sachgrund befristeten Beschäftigten oder ehemals beim Universitätsklinikum Essen Beschäftigten ist auf diesen Stellen nach dem Gesetz für Teilzeit und befristete Arbeitsverträge (§14 Abs. 2 TzbfG) nicht zulässig. Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert. Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt. Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.

Unternehmensdarstellung: Universitätsklinikum Essen

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